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von Kevin Bauer

So führen Sie die Lohnabrechnung in der Schweiz korrekt durch

Die Lohnabrechnung ist ein entscheidender Schritt in der Verwaltung von Unternehmen, und in der Schweiz gibt es spezifische Richtlinien und Verfahren, die bei der Durchführung dieser Aufgabe beachtet werden müssen. In diesem Blogpost werfen wir einen detaillierten Blick darauf, wie die Lohnabrechnung in der Schweiz erfolgreich durchgeführt werden kann.

Welche Gesetze gelten in der Schweiz?

Die Lohnabrechnung in der Schweiz unterliegt den Bestimmungen des Obligationenrechts (OR) und dem Bundesgesetz über die berufliche Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenvorsorge. Es ist unerlässlich, die relevanten Abschnitte dieser Gesetze zu verstehen, um sicherzustellen, dass die Lohnabrechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Gemäss Artikel 323b, Absatz 1 des OR sind Arbeitgeber dazu verpflichtet Angestellten regelmässig eine Aufstellung über die Zusammenstellung Ihres Lohnes zur Verfügung zu stellen.

Warum ist eine Lohnabrechnung wichtig?

Der Nettolohn, den Arbeitnehmer am Ende des Monats erhalten, werden basierend auf dem Bruttolohn berechnet. Manche Beträge (wie Zulagen und andere Extras) werden zum Bruttolohn hinzugefügt, während andere (wie Sozialversicherungsbeiträge) abgezogen werden.

Die Lohnabrechnung zeigt, wie der Nettolohn aus dem Bruttolohn und den zusätzlichen Beträgen berechnet wird. Alle Hinzufügungen und Abzüge werden detailliert aufgelistet, damit Arbeitnehmer verstehen können, wie deren Gehalt zustande kommt.

Für Arbeitgeber ist die Lohnabrechnung ebenfalls wichtig.

Sie hilft zu dokumentieren, wie viel Arbeitgeber jedem Mitarbeiter jeden Monat bezahlt haben. Daher ist es entscheidend, dass alle Zahlungen genau und detailliert aufgeführt sind. Jeder einzelne Betrag sollte klar erkennbar sein. Wenn dies nicht der Fall ist, können Missverständnisse entstehen.

Vor allem bei arbeitsrechtlichen Problemen kann eine fehlerhafte oder unvollständige Lohnabrechnung negative Auswirkungen auf ein Unternehmen haben. Daher sollten vor allem Überstunden, Urlaub und andere Extras immer deutlich angegeben werden.

Was muss in eine Lohnabrechnung?

In der Schweiz werden verschiedene Elemente in die Lohnabrechnung aufgenommen, um den Nettolohn eines Arbeitnehmers zu berechnen. Hier sind einige der wichtigsten Komponenten, die in einer typischen Lohnabrechnung in der Schweiz enthalten sein müssen:

Bruttolohn: Der vereinbarte Stundenlohn oder Monatslohn vor Abzügen und Zuschlägen.

Zulagen: Zusätzliche Beträge, die zum Bruttolohn hinzugefügt werden, wie beispielsweise Überstundenzuschläge, Nachtarbeit oder Sonderzahlungen.

Abzüge für Sozialversicherungen: Beiträge zu den obligatorischen Sozialversicherungen wie AHV (Alters- und Hinterlassenenversicherung), IV (Invalidenversicherung) und EO (Erwerbsersatzordnung).

Quellensteuer: Eine Vorauszahlung auf die Einkommenssteuer, die direkt vom Lohn abgezogen wird.

Krankentaggeldversicherung: Beiträge zur Krankentaggeldversicherung, die im Falle von Krankheit das Einkommen teilweise ersetzen.

Pensionskassenbeiträge: Beiträge zur beruflichen Vorsorge (2. Säule), die die Altersvorsorge für Arbeitnehmer sicherstellen.

Weitere Abzüge: Mögliche Abzüge für andere Versicherungen oder Leistungen, die vom Arbeitnehmer gewählt wurden.

Nettolohn: Der Betrag, den der Arbeitnehmer nach allen Abzügen und Zuschlägen tatsächlich erhält.

Detaillierte Auflistung: Eine genaue Aufschlüsselung aller Abzüge und Zuschläge, um dem Arbeitnehmer zu zeigen, wie der Nettolohn berechnet wurde.

Steueraufstellung: Eine Zusammenfassung der für das Jahr gezahlten Steuern, die dem Arbeitnehmer am Ende des Jahres zur Verfügung gestellt wird.

Die Höhe der Beiträge variiert von Kanton zu Kanton.

Berechnungsvorlagen stellt die SECO kostenlos zum Download zur Verfügung.

Sozialversicherungen und Pensionskassenbeiträge

Die Schweiz hat klare Regelungen für Sozialversicherungen und Pensionskassenbeiträge. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass sie die richtigen Beträge abziehen und die Beiträge korrekt an die entsprechenden Institutionen weiterleiten.

Eine genaue Kenntnis der Beitragsregelungen ist unabdingbar. Welche Beiträge abzuführen und abzurechnen sind ist abhängig von der Rechtsform.

Eine detaillierte Auflistung der wichtigsten Vorschriften stellt die SECO auf Ihrer Webseite kostenlos zum Download für KMU zur Verfügung.

Zahlen Gründerinnen und Gründer auch in die Sozialversicherungen ein?

Gründerinnen und Gründer von Einzelfirmen, Kollektiv- und Kommanditgesellschaften gelten vor den Sozialversicherungen als selbstständig Erwerbende. Damit sind Sie für ihre Vorsorge selbst verantwortlich.

Gründerinnen und Gründern von AGs und GmbHs sind bei sich selbst beschäftigt und gelten dann als unselbstständig Erwerbende. Damit werden auch die meisten Versicherungen verpflichtend.

Quellensteuer und internationale Aspekte

Für ausländische Mitarbeiter und grenzüberschreitende Geschäftsaktivitäten gelten spezifische Regelungen zur Quellensteuer.

Liegt ein Vertragsverhältnis mit einem quellsteuerpflichtigen Mitarbeiter vor, muss dies der Kantonalen Steuerbehörde gemeldet werden. Die Lohnabrechnung muss diese Aspekte berücksichtigen, um mögliche rechtliche Komplikationen zu vermeiden. Es ist ratsam für die korrekte Abrechnung mit der Steuerbehörde einen Treuhänder zur Konsultation hinzuzuziehen.

Softwarelösungen für die Lohnabrechnung

Zahlreiche Anbieter haben spezialisierte Softwarelösungen für die Lohnabrechnung gemäss den gesetzlichen Vorgaben der Schweiz entwickelt. Damit kann die Lohnbuchhaltung nach einmaliger Einrichtung in wenigen Minuten erledigt werden. Wir haben hierzu einen gesonderten Beitrag zu verschiedenen Buchhaltungs-Softwares der Schweiz erstellt.

Eine professionelle Software verursacht augenscheinlich zunächst zusätzliche Kosten, verringert den zeitlichen Aufwand in der Administration jedoch enorm.

Durch eine breite Auswahl an Cloud-Software sind entsprechende Lohnbuchhaltungssysteme auch für KMU erschwinglich. Preislich sind die günstigeren Systeme ab etwa 20 CHF/ Monat erhältlich.

Von der automatisierten Berechnung von Sozialversicherungsbeiträgen über automatische Zahlungsauslösungen bis zur Erstellung von Jahresendabrechnungen und der automatisierten Übermittlung der Lohnabzüge an die zuständigen Behörden bieten moderne Tools eine Vielzahl nützlicher Funktionen.

Zeiterfassungssysteme nutzen

Effektive Zeiterfassungssysteme sind nicht nur für die Lohnabrechnung von Mitarbeitern, sondern auch für die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen entscheidend.

Eine vollständige und genaue Protokollierung von Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden erleichtert die genaue Abrechnung. Durch Schnittstellen zu Lohnbuchhaltungsprogrammen kann auch hier erheblich administrativer Aufwand verringert werden.

Rechtskonforme Archivierung

In der Schweiz müssen Lohnabrechnungen mindestens für 10 Jahre unveränderbar archiviert werden. Dies kann entweder physisch oder digital in einem dafür vorgesehenen Archiv passieren. swiDOC ist hierfür optimal geeignet. Durch offene API Schnittstellen in andere Systeme, können Arbeitszeitdokumentationen oder Lohnabrechnungen auch automatisiert archiviert werden.

Registrieren Sie sich noch heute, um ohne Administrationsaufwand und Setupkosten mit der digitalen Archivierung zu starten.

Fazit

Die Lohnabrechnung in der Schweiz ist keine Trivialität. Von der korrekten Erfassung der Lohnbestandteile, der Meldung von Beitragszahlungen bis zur Nutzung moderner Softwarelösungen – ein systematischer und genauer Ansatz ist entscheidend.

Unterstützen bei der Lohnabrechnung kann ein Treuhänder. Dieser kennt alle rechtlichen Vorgaben genau und kann auch bei einer effizienten digitalen Umsetzung der Anforderungen mit Hilfe innovativer und digitaler Software unterstützen.

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