Gesetzliche Vorgaben für die Zeiterfassung in der Schweiz

In diesem Artikel werden wir uns mit der Arbeitszeiterfassung in der Schweiz befassen und die wichtigsten Punkte für Unternehmen und Arbeitnehmer erläutern.

Warum ist die Arbeitszeiterfassung wichtig?

Die korrekte Erfassung der Arbeitszeit ermöglicht eine effiziente Ressourcenplanung, eine gerechte Vergütung der Mitarbeiter und eine bessere Einhaltung der Arbeitszeitvorschriften. Durch eine präzise Dokumentation der Arbeitsstunden wird nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sichergestellt, sondern auch das Wohlbefinden der Arbeitnehmer geschützt.

Eine transparente Erfassung ermöglicht es, Überstunden zu identifizieren und angemessen zu vergüten, wodurch das Risiko von Ausbeutung und unfairen Arbeitspraktiken minimiert wird. Zudem trägt die genaue Arbeitszeitenerfassung dazu bei, eine ausgewogene Work-Life-Balance zu fördern und die Produktivität durch effektives Ressourcenmanagement zu steigern.

Könnte die Einhaltung der gesetzlichen Grundlagen für die Arbeitszeit nicht nur die rechtliche Sicherheit Ihres Unternehmens stärken, sondern auch das Vertrauen und die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter fördern, da sie sich darauf verlassen können, dass ihre Arbeitszeit fair erfasst und vergütet wird?

Gesetzliche Grundlagen der Arbeitszeiterfassung in der Schweiz

Gemäss Artikel 73 des Arbeitsgesetzes (ArGV 1) ist der Arbeitgeber verpflichtet, die folgenden Unterlagen eines Arbeitnehmers für einen Zeitraum von fünf Jahren in Bezug auf die Arbeitszeit aufzubewahren:

• Die Identität des Arbeitnehmers und die Art seiner Tätigkeit.
• Tägliche und wöchentliche Arbeitszeiten, einschliesslich Ausgleichs- und Überstunden, mit Zeitangaben.
• Ruhetage und wöchentliche Ausgleichsruhezeiten.
• Zeitpunkt und Dauer von Pausen von einer halben Stunde oder mehr.
• Gesetzlich gewährte Lohnzuschläge oder zusätzliche Ruhezeiten.
• Betriebliche Abweichungen von der Definition von Tag-, Nacht- und Sonntagsarbeit.

Wenn die Arbeitszeiten durch feste Arbeitszeiten und vorgeschriebene Pausen geregelt sind, genügt es, lediglich eventuelle Abweichungen in Bezug auf die Aufzeichnung festzuhalten.

Wir haben zusätzlich einige Fragen und Antworten gesammelt.

Wie hoch ist die maximale Arbeitszeit in der Schweiz?

Die maximale Arbeitszeit beträgt in der Regel 45 Stunden pro Woche.

In Ausnahmefällen kann sie auf 50 Stunden pro Woche erhöht werden, sofern dies durch einen Gesamtarbeitsvertrag oder eine behördliche Bewilligung geregelt ist.

Auf wie viele Stunden Pause habe ich Anspruch?

Arbeitnehmer haben Anspruch auf regelmässige Pausen während der Arbeitszeit. Die genaue Dauer und Häufigkeit der Pausen variieren je nach Arbeitszeitdauer.

Bei einer Arbeitsdauer von mehr als fünfeinhalb Stunden besteht Anrecht auf 15 Minuten Pause. Bei einer Arbeitsdauer von mehr als sieben Stunden besteht Anrecht auf 30 Minuten Pause. Bei einer Arbeitsdauer von mehr als neun Stunden besteht Anrecht auf eine Stunde Pause. Diese kann flexibel über den Tag aufgeteilt werden. Pausen gelten jedoch nicht als Arbeitszeit und müssen aus diesem Grund auch nicht bezahlt werden. Bei Pausen ist zusätzlich noch die Ruhezeit zu beachten. Diese legt die Dauer der Erholung nach einem Arbeitstag fest. Sie beträgt im Regelfall 11 Stunden im Durchschnitt auf 2 Wochen.

Genauere Informationen zu Pausenregelungen finden sich auf der Webseite des Staatssekretariats für Wirtschaft und in der Broschüre des SECO Arbeits- und Ruhezeiten.

Wie ist die Überstundenregelung?

Überstunden müssen in der Regel schriftlich vereinbart und angemessen kompensiert werden.

Die genauen Regelungen können jedoch je nach Kanton und Arbeitsvertrag unterschiedlich sein.

Für das Leisten von Überstunden gelten die folgenden Voraussetzungen:

• die Überstunden müssen notwendig sein
• die Überstunden sind physisch und psychisch nicht übermässig anstrengend
• die Arbeitszeiten und die täglichen Ruhezeiten werden eingehalten

Eine Entschädigung der Überstunden muss mit einem Lohnzuschlag von 25% erfolgen. Abhängig vom Arbeitsvertrag kann auch ein Freizeitausgleich erfolgen.

Eine detaillierte Aufschlüsselung findet sich auch auf der offiziellen Webseite der Schweizerischen Eidgenossenschaft.

Wie viele Feiertage und Urlaub gibt es?

Arbeitnehmer haben Anspruch auf bezahlte Feiertage und Jahresurlaub.

Die genaue Anzahl der Feiertage und Urlaubstage variiert je nach Kanton und Arbeitsjahr. Eine Aufschlüsselung, welche Feiertage für welche Kantone gelten finden Sie hier.

Für die Schweiz gilt ab einem Alter von 20 Jahren eine Mindest-Urlaubsdauer von 4 Wochen, also 20 Urlaubstagen (s. offizielle Webseite der Schweizerischen Eidgenossenschaft).

Wie kann ich die Zeiterfassung korrekt umsetzen?

Um die Arbeitszeiten korrekt zu erfassen, stehen Unternehmen verschiedene Softwareanbieter zur Verfügung.

Eine Aufbewahrung muss über 5 Jahre sichergestellt werden. Sollte man den Anbieter wechseln, gehen wichtige Daten für die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsvorgaben verloren. Es ist daher empfehlenswert erfasste Zeiten über die Zeiterfassungs-Tools regelmässig zu kopieren und in ein digitales Archiv wie swiDOC zu überführen.

Was sind Konsequenzen, wenn ich die Arbeitszeiten nicht erfasse oder gegen die Vorgaben verstosse?

Kann die Einhaltung der Arbeitszeiten auf Grund mangender Dokumentation oder Vernachlässigung nicht nachgewiesen werden, drohen finanzielle Strafen.

Vorteile der digitalen Arbeitszeiterfassung

Eine digitale Arbeitszeiterfassung spart vor allem den Mitarbeitenden Zeit und Aufwand bei der manuellen Erfassung von Arbeitszeiten. Durch der meist cloudbasierten Software ist eine Zeiterfassung auch vom Home-Office aus oder von unterwegs jederzeit möglich. Unzugängliche Exceltabellen für die Ulaubsplanung auf dem Laufwerk des Chefs sind damit endlich Geschichte.

Da Abwesenheiten zentral dokumentiert werden, ist die Urlaubsplanung wesentlich transparenter für Kollegen und Verantwortungsträger. Viele Zeiterfassungssysteme bringen ausserdem noch nützliche weitere Funktionen wie Spesenerfassung oder eine direkt angebundene Lohnabrechnung mit. Vielseitige Auswertungsmöglichkeiten generieren zusätzlich strategische Erkenntnisse. So ist es für Entscheidungsträger einfacher herauszufinden, welche Vertriebs-oder Marketingaktivitäten effizienter zu einer Umsatzsteigerung beigetragen haben oder für welche Kundenprojekte wie viele Stunden aufgewendet wurden.

Auch die Rechnungsstellung ist mit einer digitalen Zeiterfassung deutlich vereinfacht. Viele Zeiterfassungssysteme haben direkte Schnittstellen in ERP Systeme und erlauben dadurch eine automatisierte Rechnungsstellung für die Projektabrechnung.

Eine umfassende Übersicht über Zeiterfassungs-Apps und deren Funktionen finden Sie hier. Diese sind ab etwa 5 CHF/ Monat und Nutzer erhältlich.

Pragmatisch zum Ziel

Die Arbeitszeiterfassung in der Schweiz ist ein wichtiger Aspekt der Unternehmensführung und Personalverwaltung. Neben den gesetzlichen Anforderungen stellt eine gute Zeiterfassung sicher, dass Abwesenheiten transparent dokumentiert, Projektaufwände genau erfasst und Abrechnungen effizient erstellt werden können.

Wenn Sie gerade noch nach einem nützlichen Tool suchen, schauen Sie gerne in unseren Blog.

Sollten Sie noch kein Tool für die Aufbewahrung haben, helfen wir Ihnen bei swiDOC gerne weiter.