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Dokumente rechtskonform. digital. archivieren?
DE

von Kevin Bauer

Die besten Zeiterfassungs Apps für die Schweiz im Vergleich

Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren einen enormen Einfluss auf die Geschäftswelt gehabt.

Immer mehr Unternehmen setzen auf digitale Lösungen, um ihre Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten.

Eine dieser Lösungen ist die Zeiterfassungs-App, die es Unternehmern ermöglicht, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter genau zu verfolgen und zu verwalten.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen die besten Zeiterfassungs-Apps für die Schweiz vor, die Ihnen dabei helfen, Ihr Unternehmen voranzutreiben und produktiver zu arbeiten. Hier ein kurzer Überblick, welche Tools wir in diesem Artikel betrachten werden:

Vergleich Zeiterfassungs Apps Tabelle

Hinweis: Die Preisvergleiche wurden mit für eine Nutzerzahl von 5 für die Auswahl der Funktionen Zeittracking, Projektzeiterfassung und Urlaubsmanagement getätigt, um eine Vergleichbarkeit zu erreichen. Wir können eine dauerhafte Aktualität nicht gewährleisten.

Warum Zeiterfassung wichtig ist

Die Zeiterfassung spielt eine entscheidende Rolle für den Erfolg eines Unternehmens.

Sie ermöglicht es Ihnen, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter genau zu erfassen und somit eine effektive Ressourcenplanung durchzuführen.

Darüber hinaus können Sie mithilfe von Zeiterfassungs-Apps die Arbeitszeit einzelner Projekte oder Kunden zuordnen und so den Überblick über die Profitabilität einzelner Aufträge behalten.

Die Vorteile von Zeiterfassungs-Apps

Zeiterfassungs-Apps bieten zahlreiche Vorteile für Unternehmen.

Hier sind einige der wichtigsten:

Effizienzsteigerung: Durch die automatisierte Erfassung der Arbeitszeiten sparen Sie Zeit und Ressourcen, die Sie für andere wichtige Aufgaben verwenden können.

Genauigkeit: Die manuelle Erfassung von Arbeitszeiten ist fehleranfällig und zeitaufwendig. Mit einer Zeiterfassungs-App können Sie sicherstellen, dass die erfassten Zeiten genau und zuverlässig sind.

Transparenz: Zeiterfassungs-Apps bieten Ihnen eine transparente Übersicht über die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter. Sie können jederzeit einsehen, wie viel Zeit für bestimmte Aufgaben oder Projekte aufgewendet wurde.

Kostenkontrolle: Durch die genaue Erfassung der Arbeitszeiten können Sie die Kosten für einzelne Projekte oder Kunden besser kontrollieren und mögliche Budgetüberschreitungen frühzeitig erkennen.

Worauf muss ich achten?

Neben der reinen Funktionalität und dem Preis ist bei der Auswahl eines Zeiterfassungstools auch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wichtig. Für die Schweiz müssen Arbeitsstunden für 5 Jahre rechtskonform aufbewahrt werden. Hierfür sind die Zeiterfassungstools nicht ausgerichtet. Stundenrapporte müssen ausgedruckt und archiviert oder in einem digitalen Archiv aufbewahrt werden.

Auch die Verfügbarkeit offener Schnittstellen und individueller Report-Möglichkeiten sind ein relevantes Unterscheidungsmerkmal.

Die besten Zeiterfassungs Apps im Vergleich

Clockodo

Clockodo ist für mich der Allrounder unter den Zeiterfassungs-Apps, der es ermöglicht, die Arbeitszeiten von Mitarbeitern von überall aus zu erfassen und zu verwalten. Auch wir nutzen Clockodo für die Zeiterfassung und ich bin sehr zufrieden. Insbesondere die zahlreichen Schnittstellen in andere Systeme wie ERP oder Lohnbuchhaltungssysteme sind starke Verkaufsargumente.

Die App bietet eine intuitive Benutzeroberfläche und verschiedene Funktionen wie z.B. die Projektzeiterfassung, automatische Pausenberechnung und detaillierte, selbst anpassbare Berichte.

Integrationen ab CRM oder ERP Systeme wie bexio, Sage oder lexoffice machen den Alltag erheblich einfacher. Damit können auf Knopfdruck Lohnabrechnungen ider Rechnungen für Kunden erstellt werden. Eine vollständige Liste der Integrationen findet sich hier.

Die Starter-Variante von Clockodo ist ab 5 CHF pro Monat und Nutzer sehr erschwinglich. Will man die Integrationen nutzen, erhöht sich dieser Betrag auf 10 CHF pro Monat und Nutzer. Für Freelancer gibt es auch ein kostenloses Paket, welches dauerhaft genutzt werden kann.

Hakuna

Hakuna aus Zürich bringt Arbeitszeiterfassung, Absenzenmanagement und Spesengenehmigungen zusammen. Mit dem Fokus auf die Bedürfnisse Schweizer Unternehmen ist es die ideale App für KMU.

Preislich ist hakuna ab 65,55 CHF im Monat erhältlich. Darin enthalten sind bereits 5 Nutzerzugänge.

Clockin

Clockin ist ideal für Unternehmen, die Projektakten und Zeiten auf Projekte dokumentieren müssen. Eine digitale Stechuhr kann Mitarbeiteraufwände genau auf ein Kundenprojekt erfassen. Eine Exportfunktion erleichtert die weitere Verarbeitung in der Lohnbuchhaltung wie z.B. DATEV. Diese Stundenabrechnungen können dann auch für die Akten in einem digitalen Archiv abgelegt werden.

Klara

Wer sich bereits im Klara-Ökosystem bewegt, für den könnte die myKlara App eine interessante Option sein. Arbeitszeiterfassung, Absenzenmanagement, Dashboards und die Anbindung an KLARA Projekt sind mit im Funktionsumfang enthalten. Preislich befindet sich die myKlara App bei 4 CHF pro Nutzer und Monat.

TimeTac

TimeTac ist eine Österreichische Software, die ebenfalls Arbeitszeiterfassung, Projektzeiterfassung und Urlaubszeiterfassung erlaubt. Auch hier stehen Schnittstellen zu DATEV bereit für eine vereinfachte Lohnbuchhaltung.

Für grössere Unternehmen bietet timetac auch massgeschneiderte Integrationen an. Preise hierfür müssen individuell angefragt werden.

Wer es "Out of the box" möchte, ist für 5 Nutzer mit allen Funktionen bei einem Preis von 89 Euro im Monat.

Fazit

Es gibt nicht "Die eine" perfekte Lösung. Am Ende hängt es vor allem davon ab, welche Bedürfnisse man an die Zeiterfassung mitbringt. Soll es nur die Zeiterfassung sein? Oder braucht es auch Urlaubsplanung und Spesen? Ich würde empfehlen die verschiedenen Tools im kostenlosen Testzeitraum ausgiebig auszuprobieren und dann abhängig vom persönlichen Eindruck und der Abdeckung der Anforderungen entscheiden.

Wohin mit den Lohnabrechnungen?

Eine gute Zeiterfassungs-App erleichtert zunächst den operativen Betrieb, man muss aber auch beachten, dass gesetzlich eine unveränderbare Aufbewahrung von Lohnabrechnungen erforderlich ist. Es ist also empfehlenswert Lohnabrechnungen entweder physisch auszudrucken oder ein physisches Archiv wie swiDOC zu nutzen, selbst wenn man ein Online Zeiterfassungs-Tool nutzt. Damit können Lohnabrechnungen stukturiert und wiederauffindbar abgelegt werden.

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