Dokumente rechtskonform. digital. archivieren?
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von Kevin Bauer

DMS vs. Archivsystem: Die wesentlichen Unterschiede

Die Begriffe Dokumentenmanagementsystem (DMS) und Archivsystem werden oft synonym verwendet, obwohl sie unterschiedliche Funktionen und Einsatzbereiche haben. In diesem Blogbeitrag gehen wir auf die wesentlichen Unterschiede zwischen diesen beiden Systemen ein und erläutern, wann welches System am besten geeignet ist.

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Softwarelösung zur Verwaltung, Speicherung und Nachverfolgung von Dokumenten in einem Unternehmen. Es ermöglicht den Benutzern, Dokumente zu erstellen, zu bearbeiten, zu teilen und zu organisieren. Wichtige Funktionen eines DMS sind:

  • Versionierung: Änderungen an Dokumenten werden protokolliert, sodass ältere Versionen jederzeit wiederhergestellt werden können.
  • Zugriffsrechte: Benutzerrollen und -rechte können definiert werden, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugang zu bestimmten Dokumenten haben.
  • Workflow-Management: Automatisierte Prozesse zur Überprüfung und Genehmigung von Dokumenten.
  • Integration: Einbindung in bestehende Systeme wie ERP- oder CRM-Systeme.

Ein Beispiel für ein DMS ist SharePoint, das neben Dokumentenmanagement auch Kollaborationstools bietet.

Was ist ein Archivsystem?

Ein Archivsystem dient primär der langfristigen und sicheren Aufbewahrung von Dokumenten. Es gewährleistet, dass die Dokumente über Jahre hinweg unverändert und rechtssicher aufbewahrt werden. Zu den Hauptmerkmalen eines Archivsystems gehören:

  • Langzeitarchivierung: Dokumente werden in einem Format gespeichert, das über lange Zeiträume hinweg lesbar bleibt.
  • Unveränderbarkeit: Einmal archivierte Dokumente können nicht mehr geändert werden, um die Integrität und Authentizität sicherzustellen.
  • Compliance: Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen zur Aufbewahrung von Dokumenten.
  • Sicherheitsfunktionen: Schutz vor Verlust, Manipulation und unbefugtem Zugriff.

Weitere Informationen zur Bedeutung eines Archivs finden Sie in unserem Artikel über gesetzliche Anforderungen an ein elektronisches Archiv.

Unterschiede und Einsatzgebiete

Zweck

  • DMS: Tagesgeschäft, Dokumentenverwaltung, Zusammenarbeit und Workflow-Management.
  • Archivsystem: Langfristige Aufbewahrung, rechtssichere und unveränderliche Speicherung.

Funktionalität:

  • DMS: Bietet umfangreiche Funktionen zur Dokumentenbearbeitung und -versionierung.
  • Archivsystem: Fokus auf unveränderlicher Speicherung und Einhaltung von Compliance-Vorgaben.

Zugriffsrechte:

  • DMS: Differenzierte Zugriffskontrolle und Benutzerrollen.
  • Archivsystem: Eingeschränkter Zugriff, hauptsächlich zur Einsicht und Beweissicherung.

Integration:

  • DMS: Starke Integration mit anderen Unternehmenssystemen.
  • Archivsystem: Kann ebenfalls integriert werden, dient jedoch primär als Endstation für Dokumente.

Fazit

Ein DMS und ein Archivsystem erfüllen unterschiedliche Zwecke innerhalb eines Unternehmens. Während ein DMS für das tägliche Dokumentenmanagement und die Zusammenarbeit unerlässlich ist, stellt ein Archivsystem sicher, dass Dokumente langfristig sicher und unveränderlich aufbewahrt werden. Oftmals werden beide Systeme in Kombination genutzt, um die Vorteile beider Welten zu vereinen.

Für weiterführende Informationen und eine detaillierte Anleitung zur Implementierung von Archivsystemen in Schweizer KMU, lesen Sie bitte die Bachelorarbeit von Franco Loser.


Lesen Sie auch unseren Artikel über die digitale Langzeitarchivierung und erfahren Sie, wie Sie Ihre Dokumente effizient und sicher archivieren können.

Erfahren Sie mehr über die Integration eines digitalen Archivs mit DMS und ERP für einen vollständigen Überblick über Ihre Unternehmensdokumente.


Quellen


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