Dokumente rechtskonform. digital. archivieren?
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von Kevin Bauer

Digitales Archiv als Ergänzung zu DMS & ERP

Ein digitales Archiv kann eine wertvolle Ergänzung zu einem Dokumenten-Management-System (DMS) oder einem Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) sein. Während ein DMS oder ein ERP dazu dient, Geschäftsprozesse zu optimieren und zu automatisieren, kann ein digitales Archiv dazu beitragen, die Informationen in diesen Systemen zu speichern, zu schützen und langfristig aufzubewahren. In diesem Blogartikel werden die Vorteile eines digitalen Archivs für Unternehmen untersucht und erläutert, wie es die Funktionen von DMS und ERP ergänzen kann.

Was ist ein digitales Archiv?

Zunächst muss klargestellt werden, was ein digitales Archiv ist und wie es sich von einem DMS oder ERP unterscheidet. Ein digitales Archiv ist ein System zur langfristigen Aufbewahrung von digitalen Dokumenten, das oft speziell für Compliance- oder gesetzliche Anforderungen entwickelt wurde. Im Gegensatz dazu konzentrieren sich DMS und ERP darauf, Geschäftsprozesse und Transaktionen zu verwalten und zu automatisieren.

Die Funktionen von DMS und ERP

Ein DMS ist eine Software, die es Unternehmen ermöglicht, Dokumente digital zu erstellen, zu verwalten und zu teilen. DMS-Systeme können eine Vielzahl von Funktionen bieten, wie zum Beispiel das Verwalten von Metadaten, das Durchsuchen von Dokumenten und das automatisierte Routing von Dokumenten an die richtigen Personen oder Abteilungen.

ERP ist eine Software, die es Unternehmen ermöglicht, Geschäftsprozesse wie Finanzen, Personalwesen, Einkauf und Vertrieb zu verwalten. ERP-Systeme bieten Funktionen wie Bestandsmanagement, Buchhaltung und Auftragsverwaltung.

Während DMS- und ERP-Systeme in der Lage sind, viele Aspekte des Geschäftsbetriebs zu automatisieren und zu verbessern, gibt es Bereiche, in denen sie an ihre Grenzen stosssen. Zum Beispiel können DMS-Systeme Schwierigkeiten haben, grosse Mengen an Daten effektiv zu archivieren und zu verwalten, insbesondere wenn es um die Langzeitarchivierung geht. ERP-Systeme können ebenfalls Schwierigkeiten haben, mit sich ändernden Compliance-Anforderungen Schritt zu halten, besonders bei der Speicherung von Dokumenten.

Die Vorteile eines digitalen Archivs

Ein digitales Archiv kann die Funktionen von DMS und ERP ergänzen, indem es eine sichere und zuverlässige langfristige Speicherung von Dokumenten gewährleistet. Es kann auch dabei helfen, Compliance- und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, indem es sicherstellt, dass Dokumente ordnungsgemäss aufbewahrt und geschützt werden. Darüber hinaus kann ein digitales Archiv dazu beitragen, den Zugriff auf Dokumente zu vereinfachen, indem es eine schnelle und einfache Suche nach relevanten Informationen ermöglicht.

Wie ein digitales Archiv DMS und ERP ergänzen kann

Ein digitales Archiv kann in der Regel nahtlos in ein DMS oder ERP integriert werden und bietet so eine einfache Möglichkeit, Dokumente langfristig aufzubewahren und zu schützen. Es kann auch dazu beitragen, die Effizienz von DMS und ERP zu verbessern, indem es die Speicherkapazität entlastet und die Systemleistung erhöht. Durch die Integration von DMS, ERP und digitalem Archiv können Unternehmen einen vollständigen Überblick über ihre Dokumente und Transaktionen erhalten und gleichzeitig sicherstellen, dass sie gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Was Sie mitnehmen sollten

Zusammenfassend kann man sagen, dass ein digitales Archiv eine wichtige Ergänzung zu einem DMS oder ERP darstellt. Während DMS- und ERP-Systeme primär für die Verwaltung von Geschäftsprozessen und Dokumenten innerhalb eines Unternehmens eingesetzt werden, bietet ein Archiv die Möglichkeit, die Daten langfristig und revisionssicher zu speichern. Dadurch können Unternehmen rechtlichen Anforderungen entsprechen und im Falle von Audits oder rechtlichen Auseinandersetzungen jederzeit auf alle relevanten Dokumente zugreifen.

 

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