Dokumente rechtskonform. digital. archivieren?
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von Kevin Bauer

Die gesetzlichen Anforderungen an ein effizientes elektronisches Archiv: Ein Blick auf die wichtigen Vorschriften

Welche gesetzlichen Anforderungen muss ich für mein elektronisches Archiv beachten?

In der heutigen digitalen Welt, in der Unternehmen immer mehr auf elektronische Dokumente und Informationen angewiesen sind, ist ein effizientes elektronisches Archiv von grosser Bedeutung.

Doch welche gesetzlichen Anforderungen müssen Sie dabei beachten? In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Gesetze und Vorschriften, die für Ihr elektronisches Archiv relevant sind.

Die Bedeutung eines effizienten elektronischen Archivs

Ein effizientes elektronisches Archiv ermöglicht es Unternehmen, Dokumente und Informationen auf digitale Weise zu speichern, zu organisieren und wiederzufinden.

Dadurch können sie Zeit und Ressourcen sparen, indem sie schnell und einfach auf wichtige Unterlagen zugreifen können.

Ein gut organisiertes elektronisches Archiv ist auch entscheidend für die effiziente Administration eines Unternehmens.

Gesetzliche Anforderungen an elektronische Archive

Bei der Einrichtung und Verwaltung eines elektronischen Archivs müssen Unternehmen eine Reihe von gesetzlichen Anforderungen beachten.

Hier sind einige der wichtigsten:

Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Die DSGVO ist eine der wichtigsten gesetzlichen Vorschriften, die Unternehmen in Bezug auf den Schutz personenbezogener Daten einhalten müssen.

Bei der Speicherung von elektronischen Dokumenten müssen Unternehmen sicherstellen, dass die personenbezogenen Daten sicher und geschützt sind.

Dies beinhaltet die Einhaltung von Datenschutzprinzipien wie Datensparsamkeit, Zweckbindung und Sicherheit der Verarbeitung.

Handels- und Steuerrecht

Unternehmen müssen ihre elektronischen Archivierungsprozesse auch im Einklang mit den Anforderungen des Handels- und Steuerrechts halten.

Dies beinhaltet die Aufbewahrung von geschäftlichen Unterlagen für einen bestimmten Zeitraum und die Gewährleistung ihrer Integrität und Authentizität.

GoBD (Grundsätze zur ordnungsmässigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)

Die GoBD sind eine Sammlung von Grundsätzen und Anforderungen, die die ordnungsgemässe Führung und Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen regeln.

Sie legen fest, wie elektronische Dokumente erstellt, aufbewahrt und zugänglich gemacht werden müssen.

Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihr elektronisches Archiv den Anforderungen der GoBD entspricht, um den gesetzlichen Vorgaben zu genügen.

Archivierungspflichten nach branchenspezifischen Vorschriften

Je nach Branche können spezifische Gesetze und Vorschriften gelten, die Unternehmen dazu verpflichten, bestimmte Dokumente für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren.

Beispielsweise müssen Finanzinstitute bestimmte Informationen über Transaktionen für eine bestimmte Zeit aufbewahren.

Unternehmen sollten sich über diese branchenspezifischen Anforderungen informieren und sicherstellen, dass ihr elektronisches Archiv diesen gerecht wird.

Der Einsatz von swiDOC als digitaler Assistent

Um den gesetzlichen Anforderungen an Ihr elektronisches Archiv gerecht zu werden und eine effiziente Administration zu gewährleisten, kann der Einsatz von digitalen Assistenten wie swiDOC eine grosse Hilfe sein.

swiDOC ist eine innovative Softwarelösung, die Unternehmen bei der Organisation, Verwaltung und Archivierung ihrer elektronischen Dokumente unterstützt.

Mit swiDOC können Sie Ihre Dokumente einfach und sicher speichern, kategorisieren und wiederfinden.

Die Software ermöglicht Ihnen auch die automatisierte Einhaltung der geltenden Gesetze und Vorschriften, indem sie die Anforderungen der DSGVO, GoBD und anderer relevanten Bestimmungen berücksichtigt.

Darüber hinaus bietet swiDOC eine benutzerfreundliche Oberfläche und ein intuitives Suchsystem, das Ihnen hilft, die gewünschten Dokumente schnell und einfach zu finden.

Dies spart Ihnen Zeit und Ressourcen und ermöglicht es Ihnen, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.

Insgesamt kann der Einsatz von swiDOC als digitaler Assistent Ihnen helfen, Ihr elektronisches Archiv effizient zu verwalten und die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Fazit

Die Beachtung der gesetzlichen Anforderungen ist von entscheidender Bedeutung, wenn es um die Einrichtung und Verwaltung eines elektronischen Archivs geht.

Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die Datenschutzbestimmungen der DSGVO einhalten, die Anforderungen des Handels- und Steuerrechts erfüllen, den Grundsätzen der GoBD folgen und branchenspezifische Vorschriften berücksichtigen.

Der Einsatz von digitalen Assistenten wie swiDOC kann Unternehmen dabei helfen, diese Anforderungen zu erfüllen und ein effizientes elektronisches Archiv zu gewährleisten.

SwiDOC bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, ein intuitives Suchsystem und die automatisierte Einhaltung der geltenden Gesetze und Vorschriften.

Investieren Sie in ein effizientes elektronisches Archiv und nutzen Sie digitale Assistenten wie swiDOC, um Ihre Administration zu optimieren und die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Ihr Unternehmen wird von einer verbesserten Effizienz und Produktivität profitieren.

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