Warum Sharepoint kein Archiv ist

Dokumentenmanagement ist nicht Archivierung

In vielen Unternehmen hat sich SharePoint als zentrale Plattform für die Zusammenarbeit etabliert. Dokumente werden erstellt, gemeinsam bearbeitet, versioniert und über Jahre hinweg gespeichert. Nicht selten entsteht dadurch die Annahme, SharePoint sei gleichzeitig auch ein Archivsystem.

Genau hier liegt jedoch ein weit verbreitetes Missverständnis.

Die bloße Speicherung von Dokumenten macht aus einer Plattform noch kein Archiv. Aus regulatorischer, organisatorischer und archivfachlicher Sicht bestehen erhebliche Unterschiede zwischen einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) und einem Archivsystem. Während SharePoint für die aktive Zusammenarbeit entwickelt wurde, verfolgt ein Archiv einen völlig anderen Zweck: die langfristige, unveränderbare und rechtssichere Aufbewahrung von Informationen.

Für Unternehmen, die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen, ist diese Unterscheidung von entscheidender Bedeutung.

Was ein Archiv tatsächlich ausmacht

Der Begriff Archiv wird im Unternehmensalltag häufig falsch verwendet. Viele verstehen darunter lediglich einen Ort, an dem alte Dokumente gespeichert werden. Aus Sicht von Compliance, Records Management und Informationsgovernance greift diese Definition jedoch zu kurz.

Ein Archiv muss sicherstellen, dass Informationen über lange Zeiträume hinweg:

• vollständig erhalten bleiben,
• unverändert gespeichert werden,
• jederzeit reproduzierbar sind,
• nachvollziehbar verwaltet werden,
• vor Manipulation geschützt sind,
• gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entsprechen.

Darüber hinaus muss ein Archiv nachweisen können, wann Informationen archiviert wurden, wer darauf zugegriffen hat und ob Änderungen vorgenommen wurden.

Ein Archiv ist daher nicht einfach ein Speicherort, sondern ein kontrolliertes System zur rechtssicheren Aufbewahrung von Informationen.

SharePoint wurde für Zusammenarbeit entwickelt

Der ursprüngliche Zweck von SharePoint unterscheidet sich grundlegend von den Anforderungen eines Archivs. Microsoft entwickelte die Plattform primär für Teamarbeit, Dokumentenmanagement, Wissensaustausch, Workflow-Automatisierung und die kollaborative Bearbeitung von Inhalten in Echtzeit. Dokumente sollen dabei aktiv bearbeitet, ergänzt, geteilt und gemeinsam weiterentwickelt werden, was einen zentralen Bestandteil der Stärken von SharePoint darstellt.

Ein Archiv verfolgt hingegen ein gegenteiliges Ziel. Sobald ein Dokument archiviert wird, endet sein aktiver Lebenszyklus und es soll nicht mehr verändert, sondern ausschließlich aufbewahrt werden. Diese unterschiedliche Zielsetzung macht deutlich, dass SharePoint nicht als Archivsystem konzipiert wurde, da die Plattform nicht darauf ausgelegt ist, Informationen dauerhaft in einem abgeschlossenen und unveränderbaren Zustand zu verwalten.

Anforderungen der GeBüV

In der Schweiz existieren klare Vorgaben für die elektronische Aufbewahrung geschäftsrelevanter Informationen.

Die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) fordert insbesondere:

• Integrität der Daten
• Verfügbarkeit der Informationen
• Nachvollziehbarkeit aller Prozesse
• Dokumentation der Archivierung
• Schutz vor unbemerkter Veränderung

Unternehmen müssen sicherstellen, dass archivierte Informationen während der gesamten Aufbewahrungsfrist unverändert bleiben und jederzeit reproduzierbar sind.

Dabei betrachtet die GeBüV nicht nur einzelne Dokumente, sondern das gesamte Archivierungssystem. Entscheidend ist die Frage, ob die eingesetzte Lösung die rechtlichen Anforderungen dauerhaft erfüllt.

SharePoint wurde jedoch nicht als revisionssicheres Archivsystem nach den Anforderungen der GeBüV entwickelt. Die Plattform dient primär der Dokumentenverwaltung und Zusammenarbeit innerhalb von Microsoft 365.

Audit-Logs in SharePoint

Audit-Logs erfassen Aktivitäten wie Datei- und Berechtigungsänderungen, Zugriffe auf Dokumente, Freigaben sowie administrative Aktionen innerhalb der Umgebung. Sie dienen der Nachvollziehbarkeit von Benutzer- und Systemhandlungen und unterstützen interne Prüfungen sowie Compliance-Anforderungen. Die Aufbewahrung dieser Protokolle ist für viele Richtlinien Pflicht, so auch für die GeBüV.

Versionierung ist keine Archivierung

Ein häufiger Irrtum besteht darin, Versionierung mit Archivierung gleichzusetzen.

SharePoint speichert frühere Versionen eines Dokuments und ermöglicht die Wiederherstellung älterer Bearbeitungsstände. Das ist für die Zusammenarbeit äußerst hilfreich.

Archivierung verfolgt jedoch ein anderes Ziel.

Versionierung bedeutet:

• Dokumente bleiben veränderbar.
• Neue Versionen entstehen laufend.
• Der Bearbeitungsprozess bleibt aktiv.

Archivierung bedeutet:

• Der Lebenszyklus endet.
• Das Dokument wird eingefroren.
• Weitere Änderungen sind ausgeschlossen.

Ein System wird daher nicht automatisch zum Archiv, nur weil es frühere Versionen speichern kann.

Langfristige Lesbarkeit als Kernaufgabe eines Archivs

Ein weiterer zentraler Unterschied betrifft die langfristige Verfügbarkeit von Informationen.

Unternehmen müssen Dokumente häufig zehn Jahre oder länger aufbewahren. In regulierten Branchen können die Fristen sogar deutlich darüber hinausgehen.

Ein professionelles Archivsystem berücksichtigt deshalb die langfristige Lesbarkeit der Daten. Dokumente werden häufig in standardisierte Langzeitformate wie PDF/A oder TIFF überführt, um ihre spätere Nutzbarkeit sicherzustellen.

Der Hintergrund ist einfach:

Softwareprodukte verändern sich. Dateiformate verschwinden. Anwendungen werden eingestellt.

Ein Archiv muss sicherstellen, dass Informationen auch Jahrzehnte später noch unverändert lesbar sind.

SharePoint verfolgt dagegen keinen klassischen Langzeitarchivierungsansatz. Dokumente verbleiben grundsätzlich in ihren ursprünglichen Formaten und werden innerhalb der Microsoft-365-Umgebung verwaltet.

Ein Archiv muss unabhängig vom operativen System funktionieren

Archivierte Informationen müssen oft deutlich länger verfügbar bleiben als die Systeme, in denen sie entstanden sind.

Deshalb setzen professionelle Archivlösungen auf:

• offene Standards
• standardisierte Exportverfahren
• langfristige Datenmigration
• systemunabhängige Speicherkonzepte

Die Archivierung soll nicht von einem bestimmten Kollaborationswerkzeug abhängen.

SharePoint ist dagegen ein produktives Arbeitssystem. Die Plattform bildet einen Bestandteil der täglichen Geschäftsprozesse und dient nicht als unabhängige Archivinstanz.

Genau deshalb betrachten Informationsmanagement-Experten SharePoint als vorgelagertes Dokumentenmanagementsystem und nicht als Archiv.

Der Lebenszyklus eines Dokuments endet nicht in SharePoint

Moderne Informationsmanagement-Modelle unterscheiden mehrere Phasen:

1. Erstellung
2. Bearbeitung
3. Freigabe
4. Nutzung
5. Archivierung
6. Löschung

SharePoint unterstützt insbesondere die ersten vier Phasen.

Die eigentliche Archivierung beginnt jedoch erst dann, wenn ein Dokument fachlich abgeschlossen ist und ausschließlich aufgrund gesetzlicher oder organisatorischer Anforderungen aufbewahrt werden muss.

In diesem Moment wechseln viele Unternehmen die Systemebene und überführen Informationen in ein spezialisiertes Archivsystem.

Dort stehen nicht mehr Zusammenarbeit und Produktivität im Mittelpunkt, sondern Compliance, Nachweisbarkeit und Langzeitaufbewahrung.

Fazit: SharePoint ist ein DMS, aber kein Archiv

SharePoint ist eine leistungsfähige Plattform für Dokumentenmanagement, Zusammenarbeit und Wissensaustausch. Die Lösung unterstützt Unternehmen dabei, Informationen effizient zu erstellen, zu bearbeiten und gemeinsam zu nutzen.

Ein Archiv erfüllt jedoch andere Aufgaben.

Regulatorische Anforderungen aus den GoBD, der DSGVO, der GeBüV und weiteren Compliance-Vorgaben zeigen, dass Archivierung weit über die Speicherung von Dokumenten hinausgeht. Gefordert werden Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, langfristige Lesbarkeit und rechtssichere Aufbewahrung.

Genau deshalb sollte SharePoint nicht als Archiv betrachtet werden. Die Plattform ist ein wichtiger Bestandteil des Informationslebenszyklus, ersetzt jedoch kein spezialisiertes Archivsystem.

Unternehmen, die langfristige Compliance sicherstellen möchten, sollten Dokumentenmanagement und Archivierung bewusst voneinander trennen und für beide Aufgaben die jeweils geeigneten Systeme einsetzen.