Warum Sharepoint kein Archiv ist

Microsoft SharePoint hat sich als eine beliebte Plattform für die Zusammenarbeit und Dokumentenverwaltung etabliert. Doch wie schlägt sich SharePoint, wenn es um das Archivieren von Dokumenten geht? In diesem Blog-Artikel werfen wir einen genauen Blick auf die Eignung von SharePoint für die Dokumentenarchivierung. Doch obwohl es viele Funktionen für die Dokumentenverwaltung bietet, gilt die Einhaltung der Schweizer Geschäftsbücherverordnung oder der Grundsätze zur ordnungsmässigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff in Deutschland (GOBD).

Wofür wird Microsoft Sharepoint heute eingesetzt?

SharePoint hat sich als eine wesentliche Plattform in der Geschäftswelt etabliert, die vor allem wegen ihrer vielseitigen Einsatzmöglichkeiten geschätzt wird. Im Kern ermöglicht SharePoint einen effizienten Informationsaustausch und fördert die Zusammenarbeit innerhalb von Unternehmen. Projektteams profitieren von einer zentralen Plattform, die nicht nur den Austausch von Fakten vereinfacht, sondern auch die gemeinsame Arbeit an Projekten erleichtert. Durch seine intranetbasierte Struktur unterstützt SharePoint eine sichere und reibungslose Zusammenarbeit, indem es Funktionen wie sicheres Teilen, Content-Management und Workflow-Unterstützung bietet.

Neben der Förderung der Zusammenarbeit spielt SharePoint eine zentrale Rolle in der Unternehmenskommunikation. Als Intranetplattform ermöglicht es die Veröffentlichung unternehmensweiter Informationen, einschliesslich HR-Dokumenten, Ankündigungen und Memos. Es dient nicht nur der internen Kommunikation, sondern kann auch für die Erstellung von Intranet- und Extranet-Websites verwendet werden, was die Kommunikation mit externen Partnern und Kunden verbessert.

Dokumenten- und Inhaltsmanagement sind weitere Schlüsselbereiche, in denen SharePoint seine Stärken ausspielt. Die Plattform bietet umfassende Funktionen zur Organisation und Nachverfolgung von Unternehmensinhalten, einschliesslich Dokumenten und Dateien. Mit SharePoint können Unternehmen ihre Dateien in der Cloud speichern, synchronisieren und gemeinsam bearbeiten, was den Zugriff und die Kollaboration erheblich erleichtert.

Ein nicht zu unterschätzender Aspekt von SharePoint ist die Prozessautomatisierung. Durch die Bereitstellung von Workflow-Tools hilft SharePoint Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten. Diese Tools automatisieren Prozesse basierend auf Benutzereingaben und unterstützen den gesamten Lebenszyklus von Inhalten, einschliesslich der ordnungsgemässen Entsorgung gemäss Unternehmensrichtlinien.

Warum kann ich in Sharepoint nicht rechtskonform archivieren?

Die Schweizer Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) legt klare Richtlinien fest, die Unternehmen in Bezug auf die Archivierung von Geschäftsunterlagen befolgen müssen. Diese Anforderungen dienen dazu, die Integrität und Nachvollziehbarkeit der Unternehmensgeschichte zu gewährleisten. Nachfolgend werden die Kernaspekte dieser Vorschriften detailliert beschrieben:

Aufbewahrungspflicht: Die GeBüV schreibt vor, dass Geschäftsbücher, Buchungsbelege sowie Geschäfts- und Revisionsberichte mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Für Dokumente, die sich auf Grundstücke beziehen, verlängert sich diese Frist auf 20 Jahre. Diese langen Aufbewahrungszeiten sind notwendig, um die historische Transparenz und Rechenschaftspflicht zu gewährleisten.

Unveränderbarkeit: Ein zentrales Prinzip der GeBüV ist, dass archivierte Dokumente unverändert und verlustfrei gespeichert werden müssen. Dies bedeutet, dass einmal abgelegte Dokumente nicht mehr verändert werden dürfen, es sei denn, die Änderungen sind vollständig nachvollziehbar, beispielsweise durch die Anwendung digitaler Zeitstempel. Dies garantiert die Authentizität und Verlässlichkeit der archivierten Informationen.

Reproduzierbarkeit: Die archivierten Unterlagen müssen jederzeit in ihrem ursprünglichen Zustand reproduzierbar sein. Dies erfordert, dass Unternehmen Systeme und Prozesse implementieren, die einen schnellen und zuverlässigen Zugriff auf die archivierten Daten ermöglichen, um deren Integrität über die gesamte Aufbewahrungsfrist zu sichern.

Zulässige Informationsträger: Die GeBüV erkennt sowohl unveränderbare als auch veränderbare Informationsträger für die Archivierung an. Unveränderbare Träger wie Papier oder spezielle optische Medien (z.B. WORM, CD-R, DVD-R, UDO) werden bevorzugt. Veränderbare Datenträger dürfen unter der Bedingung genutzt werden, dass die Integrität der darauf gespeicherten Informationen durch technische Verfahren sichergestellt wird.

Technische Verfahren: Bei der Verwendung veränderbarer Datenträger ist es notwendig, technische Verfahren wie digitale Signaturen oder Verschlüsselung einzusetzen, um die Integrität und Authentizität der Informationen zu gewährleisten.

Diskussion

Die rechtskonforme Archivierung von Dokumenten ist für viele Unternehmen eine verbindliche Anforderung, um regulatorischen Vorgaben und gesetzlichen Bestimmungen gerecht zu werden. Obwohl SharePoint viele Funktionen für das Dokumentenmanagement und die Archivierung bietet, stösst es in Bezug auf die rechtskonforme Archivierung an seine Grenzen.

Eines der Hauptprobleme ist, dass SharePoint zwar als Plattform für die Speicherung und Verwaltung von Inhalten dient, es jedoch an spezifischen Funktionen mangelt, die für die Einhaltung von gesetzlichen und branchenspezifischen Archivierungsstandards erforderlich sind. Dies umfasst Aspekte wie langfristige Aufbewahrung, Unveränderlichkeit und Audit-Trails, die sicherstellen, dass Dokumente über den gesamten Aufbewahrungszeitraum hinweg originalgetreu erhalten bleiben und jederzeit nachvollziehbar sind.

Die Unveränderlichkeit von Dokumenten ist eine zentrale Anforderung der rechtskonformen Archivierung. In SharePoint können Dokumente jedoch oftmals verändert oder gar gelöscht werden, was die Einhaltung dieser Anforderung erschwert. Ohne eine integrierte Funktion, die die Unveränderlichkeit garantiert, kann die Integrität von archivierten Dokumenten nicht sichergestellt werden.

Ein weiteres Problem ist die mangelnde Granularität in den Aufbewahrungspolicies. Während SharePoint Möglichkeiten bietet, Aufbewahrungsrichtlinien zu definieren, sind diese oft nicht flexibel genug, um den spezifischen Anforderungen verschiedener Arten von Dokumenten und den entsprechenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gerecht zu werden.

Zudem ist die Auditierbarkeit in SharePoint eine Herausforderung. Für die rechtskonforme Archivierung ist es notwendig, umfassende Audit-Trails zu führen, die jede Aktion an einem Dokument lückenlos dokumentieren. SharePoint bietet zwar einige Audit-Funktionen, diese sind jedoch häufig nicht ausreichend, um den detaillierten Anforderungen der Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit zu entsprechen.

Fehlende Unveränderbarkeit

Ein zentrales Kriterium für Archive ist die Unveränderbarkeit der Daten. Dokumente in einem Archiv müssen in ihrem Originalzustand erhalten bleiben, ohne dass nachträgliche Änderungen möglich sind. SharePoint jedoch ermöglicht es Nutzern, Dokumente zu ändern oder zu löschen, was die Integrität der Daten kompromittiert und damit die revisionssichere Archivierung untergräbt.

Mangel an Reproduzierbarkeit

Archivierte Daten müssen jederzeit auffindbar und in ihrem ursprünglichen Zustand reproduzierbar sein. SharePoint garantiert jedoch nicht, dass Informationen über lange Zeiträume hinweg konsistent und unverändert bleiben, was eine Herausforderung für die Einhaltung archivarischer Standards darstellt.

Compliance-Probleme

SharePoint erfüllt nicht notwendigerweise alle gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen für die Dokumentenaufbewahrung. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Archivierungslösungen den relevanten Compliance-Vorgaben entsprechen. Dies kann bedeuten, dass SharePoint für die Aufbewahrung kritischer Unternehmensdaten nicht ausreicht.

Fehlende Langfristigkeit

Die primäre Funktion von SharePoint liegt in der Unterstützung der Zusammenarbeit und nicht in der dauerhaften Archivierung von Dokumenten. Langfristige Aufbewahrungslösungen erfordern spezielle Systeme, die darauf ausgelegt sind, Dokumente über viele Jahre hinweg sicher zu speichern.

Integration in echte Archivsysteme

Trotz dieser Einschränkungen kann SharePoint als Teil eines umfassenderen Dokumentenmanagement- und Archivierungssystems nützlich sein. Tools wie swiDOC ermöglichen die Synchronisation von Dokumenten zwischen SharePoint und dedizierten Archivsystemen, wodurch eine rechtssichere Archivierung gewährleistet wird, ohne zusätzlichen Prozessaufwand für die Nutzer.

Rechtliche Anforderungen in der Schweiz

In der Schweiz müssen archivierte Dokumente bestimmte Anforderungen erfüllen, darunter Unveränderbarkeit, Reproduzierbarkeit, Compliance, Datenschutz und eine transparente Dokumentation des Archivierungsprozesses. Diese Anforderungen stellen sicher, dass die Archivierung nicht nur technisch robust, sondern auch rechtlich konform ist.

Warum Sharepoint und Archive eine sinnvolle Kombination sind

Die Kombi aus Archiven und SharePoint ist echt smart für Firmen. Hier sind die Gründe:

Funktionen ergänzen sich: SharePoint ist super im Teamwork und beim Organisieren von Dokumenten, aber nicht top in Sachen langfristige Archivierung. Genau hier kommen Archive ins Spiel, um diese Lücke zu füllen.

Rechtliche Kiste checken: Archive sind oft besser drin, die strengen Regeln fürs Aufbewahren von Dokumenten einzuhalten. Sie helfen, alles korrekt und sicher zu speichern.

Daten sicher und richtig: Archivsysteme sorgen dafür, dass die Infos sicher und unverändert bleiben. Zusammen mit SharePoint kriegt man so das Beste aus beiden Welten: starke Dokumentenverwaltung und sichere Langzeitarchivierung.

Sparen und schneller arbeiten: Diese Kombi macht's möglich, effizient zu sein und dabei Kosten zu sparen. Man vermeidet unnötige Datenmengen und nutzt die Systeme voll aus.

Schneller Zugriff, wenn's brennt: Bei rechtlichen Sachen oder Notfällen ist schneller Zugang zu archivierten Dokumenten mega wichtig. Mit SharePoint und Archiven klappt das Zugreifen und Wiederherstellen flott und unkompliziert.

Also, SharePoint plus Archive ist eine klasse Lösung, die den Laden am Laufen hält und dafür sorgt, dass alles mit den Regeln konform ist.