Dokumente rechtskonform. digital. archivieren?
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von Thomas Hepp

Warum Sharepoint kein Archiv ist

Microsoft SharePoint hat sich als eine der führenden Plattformen für Zusammenarbeit und Dokumentenverwaltung etabliert. Doch wie gut ist SharePoint, wenn es um die rechtskonforme Archivierung von Dokumenten geht? In diesem Artikel beleuchten wir die Eignung von SharePoint für die Dokumentenarchivierung und welche Herausforderungen sich dabei ergeben.


Was ist Microsoft SharePoint und wofür wird es genutzt?

Microsoft SharePoint ist eine vielseitige Plattform, die Unternehmen bei der Optimierung von Zusammenarbeit, Kommunikation und Dokumentenmanagement unterstützt. Die häufigsten Einsatzbereiche sind:

  • Zusammenarbeit und Projektmanagement: SharePoint erleichtert den Informationsaustausch in Teams und fördert die gemeinsame Arbeit an Projekten durch Funktionen wie sicheres Teilen und Workflow-Unterstützung.
  • Unternehmenskommunikation: Als Intranetplattform bietet SharePoint die Möglichkeit, unternehmensweite Informationen wie HR-Dokumente, Ankündigungen oder Memos zu teilen. Zudem können Extranet-Websites für Partner und Kunden erstellt werden.
  • Dokumenten- und Inhaltsmanagement: SharePoint ermöglicht das Speichern, Bearbeiten und Synchronisieren von Dateien in der Cloud, wodurch der Zugriff und die Kollaboration verbessert werden.
  • Prozessautomatisierung: Mit Workflow-Tools unterstützt SharePoint die Automatisierung von Geschäftsprozessen, um Effizienz zu steigern und Unternehmensrichtlinien einzuhalten.

Warum ist SharePoint nicht ideal für die rechtskonforme Archivierung?

Die rechtskonforme Archivierung von Dokumenten erfordert die Einhaltung strenger gesetzlicher Vorgaben, wie etwa der Schweizer Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) oder der GoBD in Deutschland. SharePoint stößt dabei auf mehrere Herausforderungen:

  • Unveränderbarkeit fehlt Archivierte Dokumente müssen in ihrem Originalzustand verbleiben. In SharePoint können Dokumente jedoch bearbeitet oder gelöscht werden, was die Integrität der Daten gefährdet.

  • Eingeschränkte Reproduzierbarkeit Rechtskonforme Archivierung erfordert, dass archivierte Dokumente jederzeit reproduzierbar sind. SharePoint garantiert dies über lange Zeiträume hinweg nicht.

  • Mangelnde Auditierbarkeit Die Dokumentation aller Aktionen an einem Dokument ist essenziell. SharePoint bietet zwar Audit-Funktionen, diese sind jedoch oft nicht detailliert genug, um regulatorische Anforderungen zu erfüllen.

  • Fehlende Langfristigkeit SharePoint wurde primär für Zusammenarbeit und Dokumentenmanagement entwickelt, nicht für die langfristige Archivierung. Systeme für Langzeitarchivierung bieten in der Regel robustere Lösungen.

Hier eine Übersicht:


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Rechtliche Anforderungen an die Archivierung

Für Unternehmen in der Schweiz gelten klare Vorgaben, die bei der Archivierung erfüllt werden müssen:

  • Aufbewahrungspflicht: Geschäftsdokumente müssen 10 bis 20 Jahre aufbewahrt werden.
  • Unveränderbarkeit: Dokumente müssen originalgetreu erhalten bleiben, Änderungen sind nur mit lückenloser Nachvollziehbarkeit erlaubt.
  • Reproduzierbarkeit: Archivierte Daten müssen jederzeit schnell zugänglich und wiederherstellbar sein.
  • Compliance: Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben ist unabdingbar.

Wie können SharePoint und Archivsysteme zusammenarbeiten?

Obwohl SharePoint allein nicht für rechtskonforme Archivierung geeignet ist, kann die Kombination mit dedizierten Archivsystemen eine effektive Lösung bieten.

Vorteile der Integration:

  • Ergänzende Funktionen: SharePoint ist stark bei Zusammenarbeit und Dokumentenorganisation, während Archivsysteme auf langfristige Aufbewahrung spezialisiert sind.
  • Rechtskonformität sicherstellen: Archivsysteme erfüllen regulatorische Anforderungen, die SharePoint nicht abdeckt.
  • Datenintegrität gewährleisten: Archivsysteme sorgen für unveränderbare und sichere Speicherung.
  • Effizienz und Kostensenkung: Die Integration verhindert redundante Daten und optimiert Arbeitsabläufe.
  • Schneller Zugriff: Archivsysteme ermöglichen schnellen Zugriff auf kritische Daten, besonders bei rechtlichen Anfragen.

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