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Dokumente rechtskonform. digital. archivieren?
DE

von Kevin Bauer

Digitale Langzeitarchivierung: Was Sie Wissen Müssen

In der digitalen Welt ist die Langzeitarchivierung von Daten ein wichtiger Aspekt für viele KMU's. Mit unserem Blogpost möchten wir Ihnen alles Wichtige rund um digitale Langzeitarchivierung vermitteln.

Erfahren Sie, wie Sie wichtige Daten langfristig speichern und erhalten können, um auch in Zukunft auf diese zugreifen zu können.

Warum ist eine Langzeitarchivierung wichtig?

Eine Langzeitarchivierung ist notwendig, um digitale Inhalte langfristig zu sichern und zugänglich zu halten. Besonders für Unternehmen und Organisationen, die wichtige Dokumente, Daten und Informationen digital speichern, ist es unerlässlich, eine strategische Langzeitarchivierung zu implementieren.

Es gibt verschiedene Gründe, warum eine Langzeitarchivierung wichtig ist. Zum einen können digitale Daten und Dokumente durch technologische Entwicklungen und Veränderungen veraltet werden und somit unleserlich oder unzugänglich werden. Zum anderen können Daten durch menschliches Versagen oder Cyber-Angriffe vernichtet oder beschädigt werden.

Ein weiterer wichtiger Grund ist die Erfüllung von rechtlichen Anforderungen und Audits. Viele Branchen und Organisationen sind gesetzlich dazu verpflichtet, bestimmte Dokumente und Daten für einen längeren Zeitraum aufzubewahren. Eine fehlende oder unzureichende Archivierung kann zu Bussgeldern oder sogar rechtlichen Konsequenzen führen.

Zusätzlich kann eine Langzeitarchivierung auch dazu beitragen, die Effizienz und Produktivität von Unternehmen zu steigern. Durch die sichere und gut organisierte Aufbewahrung von digitalen Daten können Mitarbeiter schnell auf benötigte Informationen zugreifen und somit ihre Arbeit schneller und effektiver erledigen.

Insgesamt gilt es also, eine strategische und sorgfältige Langzeitarchivierung zu implementieren, um digitale Daten und Dokumente langfristig zu schützen und zugänglich zu halten.

Risiken der digitalen Archivierung

Die digitale Archivierung birgt verschiedene Risiken, denen man im Vorfeld besondere Aufmerksamkeit schenken sollte. Zu den häufigsten Risiken gehören zum Beispiel Datenverlust, Datenmanipulation und Cyber-Angriffe. Aber auch der technische Fortschritt kann ein Risiko darstellen, indem ältere Datenträger und Speichermedien mit der Zeit unbrauchbar werden oder nicht mehr gelesen werden können.

Um diese Risiken zu minimieren, sollten Unternehmen verschiedene Massnahmen ergreifen. Hierzu zählt zum Beispiel die regelmässige Erstellung von Backups, um im Falle eines Datenverlustes stets auf eine gesicherte Kopie zurückgreifen zu können. Ebenso wichtig ist es, eine Übersicht über alle gespeicherten Daten zu behalten, damit diese im Ernstfall schnell wiederhergestellt werden können.

Um Datenmanipulation zu vermeiden, ist es empfehlenswert, ein Revisionssystem zu verwenden, das die Veränderungen an Dokumenten protokolliert. Cyber-Angriffe können durch verschiedene Sicherheitsmassnahmen wie Firewall, Antiviren-Software und Verschlüsselung verhindert werden. Ein wichtiger Aspekt ist zudem die regelmässige Aktualisierung von Software und Betriebssystemen, um Sicherheitslücken zu schliessen.

Für einige Unternehmen kann es sinnvoll sein, externe Dienstleister wie swiDOC mit der digitalen Archivierung zu beauftragen. Hierbei sollte jedoch darauf geachtet werden, dass die rechtlichen Vorgaben eingehalten werden und die Daten durch den Dienstleister in einem sicheren Umfeld gespeichert werden.

Abschliessend lässt sich sagen, dass eine sorgfältige Planung und Umsetzung von Massnahmen zur Risikominimierung der digitalen Archivierung entscheidend ist, um langfristig auf wichtige Informationen zugreifen zu können und vor unvorhergesehenen Ereignissen geschützt zu sein.

Technologische Herausforderungen

Digitale Langzeitarchivierung stellt nicht nur eine Herausforderung dar, wenn es um die Organisation und Verwaltung von Daten geht, sondern auch technologisch. Eine der grössten Herausforderungen besteht darin, dass digitale Daten sehr schnell veralten und somit unzugänglich oder nicht mehr lesbar werden können. Dazu kommt die technologische Entwicklung von Hardware, die fortschreitet und dann veraltet.

Um diese Herausforderungen zu meistern, müssen Organisationen eine Strategie entwickeln, die die Verwendung von Emulations- oder Virtualisierungstechnologien beinhaltet. Mit Emulation können Daten auf einer anderen Plattform dargestellt werden, als sie ursprünglich erstellt wurden. Das bedeutet, dass ältere Dateiformate auf modernen Rechnern verwendet werden können. Mit Virtualisierung können ganze Betriebssysteme und Anwendungen innerhalb einer virtuellen Maschine ausgeführt werden. Dadurch ist es möglich, ältere Software auf modernen Computern laufen zu lassen.

Ein weiteres wichtiges Instrument ist die Datensicherung. Wichtig ist hierbei jedoch nicht nur die regelmässige Sicherung von Daten, sondern auch die Überprüfung der Datensicherheit und Datenvollständigkeit. Es ist auch empfehlenswert, verschiedene Speichermedien zu verwenden, um die Daten redundanter zu speichern und so gegen Datenverluste abzusichern.

Zusammenfassend ist die digitale Langzeitarchivierung eine erhebliche technologische Herausforderung. Um diese zu meistern, sind eine sorgfältige Planung und eine robuste Strategie notwendig, die auf den Einsatz von Emulations- oder Virtualisierungstechnologien, Datensicherung und redundanter Speicherung setzen.

Alternativ kann ein Cloudarchiv, wie etwa swiDOC, Ihnen all diese Herausforderungen abnehmen.

Digitale Langzeitarchivierung in der Praxis

Die digitale Langzeitarchivierung unterliegt verschiedenen Lösungsansätzen und Formaten, die je nach Archivierungsbedarf und Komplexität gewählt werden sollten. Eine Möglichkeit besteht darin, digitale Archivierungsformate wie PDF/A-3 oder PDF-E/A zu nutzen, die eine langfristige und sichere Speicherung von Dokumenten garantieren.

Best Practices für eine erfolgreiche digitale Langzeitarchivierung umfassen unter anderem die regelmässige Kontrolle und Überprüfung der Inhalte auf Integrität und Vollständigkeit sowie die Erstellung von Metadaten, die die Inhalte detailliert beschreiben. Wichtig ist auch die Berücksichtigung von rechtlichen Aspekten wie Urheberrechten und Datenschutzbestimmungen.

Ein Beispiel für eine gelungene digitale Langzeitarchivierung ist das Archiv der ETH Zürich. Hier werden digitale Inhalte in verschiedenen Formaten wie Texten, Videos und Bildern aufbewahrt und mithilfe von Archivierungssystemen sicher und langfristig archiviert. Eine leichte Zugänglichkeit und die Möglichkeit der Suche nach bestimmten Inhalten machen das Archiv zu einem wichtigen und hilfreichen Instrument für Forscher und Interessierte.

Insgesamt sollte bei der Wahl des geeigneten Archivierungssystems und -formats stets der individuelle Bedarf und die Komplexität der zu archivierenden digitalen Inhalte berücksichtigt werden. Ein erfolgreiches digitales Langzeitarchiv erfordert dabei ein stetiges Monitoring und eine sorgfältige Planung.

Roll-out eines Langzeitarchivs

Ein digitales Langzeitarchiv muss sorgfältig geplant und implementiert werden, um die langfristige Speicherung von Daten zu gewährleisten. Der Roll-out eines Langzeitarchivs beginnt normalerweise mit einer gründlichen Analyse der eigenen Anforderungen. Diese Analyse sollte eine Bestandsaufnahme der bereits vorhandenen Ressourcen, Technologien und Prozesse umfassen.

Anschliessend müssen geeignete Archivierungsstrategien und -technologien ausgewählt werden, die den spezifischen Anforderungen des Unternehmens entsprechen. Hierbei sollten kritische Faktoren wie Compliance, Sicherheit und Zugänglichkeit berücksichtigt werden.

Sobald die Archivierungsstrategie festgelegt wurde, müssen die entsprechenden Systeme und Prozesse implementiert werden. Hierbei sind Themen wie Datenmigration, Datenvalidierung und Metadatenmanagement von entscheidender Bedeutung. Es ist auch wichtig sicherzustellen, dass alle beteiligten Mitarbeiter mit den neuen Systemen und Prozessen vertraut sind und sie ordnungsgemäss nutzen können.

Ein weiterer wichtiger Aspekt beim Roll-out eines Langzeitarchivs ist es, sicherzustellen, dass die Daten regelmässig überprüft und aktualisiert werden, um ihre Integrität und Lesbarkeit langfristig zu gewährleisten.

Mit einer gründlichen Planung und Implementierung ist ein digitales Langzeitarchiv eine wertvolle Investition für jedes Unternehmen, das eine langfristige Speicherung kritischer Daten sicherstellen möchte.

Vergleich zwischen digitaler und physischer Archivierung

In der heutigen Zeit geht der Trend immer mehr zur digitalen Archivierung von Daten, da dies eine platzsparende und kosteneffiziente Methode darstellt. Doch macht es in jedem Fall Sinn, physische Archive komplett zu ersetzen oder gibt es Situationen, in denen dies nicht zu empfehlen ist? Im Folgenden werden die Vor- und Nachteile beider Methoden gegenübergestellt.

Vor- und Nachteile von digitaler Archivierung

Digitale Archive bieten den Vorteil, dass sie keinen Platz benötigen und somit auch keine zusätzlichen Mietkosten entstehen. Auch die Suche nach bestimmten Daten gestaltet sich durch die digitale Suche einfacher und schneller. Zudem können digitale Daten schneller und einfacher dupliziert werden und es besteht auch eine höhere Wahrscheinlichkeit, dass die Daten langfristig erhalten bleiben.

Allerdings gibt es auch Nachteile, die bei der digitalen Archivierung zu beachten sind. So können Daten aufgrund von Hardware- oder Softwarefehlern verloren gehen und Hackerangriffe stellen ebenfalls eine Gefahr dar. Auch kann es vorkommen, dass digitale Daten nicht mehr lesbar sind, wenn sie in einem veralteten Format gespeichert wurden.

Vor- und Nachteile von physischer Archivierung

Das Archivieren von Daten in physischer Form bietet den Vorteil, dass die Daten nicht von technischen Problemen betroffen sind und auch kein Risiko von Hackerangriffen besteht. Zudem lässt sich die Lesbarkeit von Daten auf physischen Medien oft auch nach Jahrzehnten noch sicherstellen.

Als Nachteile können hier vor allem Platzprobleme, höhere Mietkosten und auch eine längere Suche nach bestimmten Informationen genannt werden. Auch können physische Datenträger beschädigt werden oder gehen durch Umwelteinflüsse verloren.

Welche Methode ist die bessere Wahl?

Beide Methoden haben ihre Vor- und Nachteile und die Wahl ist immer situativ zu treffen. Für Unternehmen, die viele und oft wechselnde Informationen archivieren müssen, ist die digitale Variante in den meisten Fällen zu bevorzugen.

Für Unternehmen, die langfristige und sicherheitsrelevante Informationen verwalten, kann hingegen eine physische Archivierung ratsam sein. Oftmals ist aber auch eine Kombination aus beidem sinnvoll, um den optimalen Schutz und die bestmögliche Aufbewahrung der Daten zu erreichen.

Fazit

In diesem Blogpost haben wir uns mit der digitalen Langzeitarchivierung beschäftigt und wesentliche Aspekte erläutert. Wir haben gesehen, dass die Archivierung von Geschäftsdokumenten für Unternehmen jeglicher Grösse unerlässlich ist, um gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und Informationen langfristig zugänglich zu halten.

Eine solide digitale Langzeitarchivierung zeichnet sich durch die Wahl der richtigen Archivierungssoftware, die strikte Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Standards sowie regelmässige Backups aus. Auf diese Weise können Unternehmen sicherstellen, dass sie stets auf relevante Dokumente zugreifen und wissen, wo diese zu finden sind.

swiDOC ist eine zertifizierte Software zur Archivierung von Geschäftsdokumenten und bietet eine ideale Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen. Mit swiDOC können Papierberge getilgt und die digitale Datenarchivierung rechtskonform und fälschungssicher umgesetzt werden.

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass Unternehmen, die auf eine solide digitale Langzeitarchivierung setzen, effektiver und effizienter arbeiten können und in der Lage sind, den rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Wir empfehlen daher, die Implementierung einer digitalen Langzeitarchivierung ernsthaft in Betracht zu ziehen und sich für eine zuverlässige Archivierungssoftware wie swiDOC zu entscheiden.

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