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von Kevin Bauer

Gratis Excel-Kassenbuch: Einfache Buchhaltung für Einsteiger

Was ist einfache Buchhaltung?

Die einfache Buchhaltung, auch Milchbüchleinrechnung oder Kassenbuch genannt, ist eine unkomplizierte Methode, um Finanzen aufzuzeichnen. Sie ist besonders für kleine Unternehmen und Selbstständige geeignet.

Statt viele Details zu notieren, konzentriert sich die einfache Buchhaltung auf das Wesentliche: Einnahmen und Ausgaben. Das macht die Verwaltung einfacher und spart Zeit.

Hierfür reicht oft eine einfache Exceltabelle (auch Kassenbuch oder Milchbüchleinrechnung genannt) aus. In diesem Beitrag können Sie eine kostenlose Excel Vorlage herunterladen.

Wer muss die einfache Buchhaltung in der Schweiz führen?

Wer in der Schweiz eine einfache Buchhaltung führen darf ist durch das Schweizer Obligationsrecht Art. 957 geregelt. Folgende Unternehmen können die einfache Buchhaltung mit einer Exceltabelle führen:

  • Unternehmen mit weniger als 500 000 Franken Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr
  • Vereine und Stiftungen, die nicht verpflichtet sind, sich ins Handelsregister eintragen zu lassen
  • Stiftungen, die nach Artikel 83b Absatz 2 ZGB778 von der Pflicht zur Bezeichnung einer Revisionsstelle befreit sind.

Was sind die Vorteile einer einfachen Buchhaltung?

  • Durch die Fokussierung auf die grundlegenden finanziellen Transaktionen reduziert die einfache Buchhaltung den zeitlichen Aufwand für die Verwaltung der Finanzen erheblich.
  • Die reduzierten Anforderungen an die Buchführung minimieren auch den bürokratischen Aufwand. Das ist besonders vorteilhaft für Unternehmen mit begrenzten Ressourcen.
  • Da die einfache Buchführung weniger komplex ist, können Unternehmen Geld sparen, das sie möglicherweise für aufwendigere Buchhaltungssysteme oder die Einstellung von Buchhaltern verwenden müssten.
  • Die einfache Buchhaltung ist leicht verständlich und erfordert keine speziellen Buchhaltungskenntnisse. Das macht sie zugänglich und benutzerfreundlich.

Erfüllt die einfache Buchhaltung mit einer Exceltabelle die gesetzlichen Anforderungen?

Die einfache Buchführung ermöglicht es, die gesetzlichen Vorschriften im Bereich der Finanzberichterstattung zu erfüllen. Wichtig ist, dass eine systematische und vollständige Erfassung der einzelnen Buchungsvorfälle in der Tabelle stattfindet.

Was sind die Nachteile einer einfachen Buchhaltung?

  • Die einfache Buchhaltung erfasst nur grundlegende Transaktionen wie Einnahmen und Ausgaben. Dadurch fehlt eine detaillierte Aufschlüsselung, die für umfassendere finanzielle Analysen und strategische Entscheidungen erforderlich sein kann.
  • Unternehmen, die auf einfache Buchhaltung setzen, haben möglicherweise weniger Kontrolle über ihre finanzielle Situation. Die fehlende Detailtiefe könnte dazu führen, dass wichtige finanzielle Zusammenhänge und Trends übersehen werden.

Wenn ein Unternehmen wächst oder seine Geschäftstätigkeiten diversifiziert, kann die einfache Buchhaltung an ihre Grenzen stoßen. In solchen Fällen könnte eine doppelte Buchführung erforderlich werden. Hierfür gibt es zahlreiche Buchhaltungssoftware-Anbieter, die eine effiziente Buchhaltung erleichtern.

Was muss in meine Exceltabelle/Kassenbuch?

Die Pflichtangaben im Kassenbuch sind:

  • Firmenname
  • Seitenanzahl
  • Aktueller Kassenbestand
  • Anfangsbestand
  • Datumsangabe
  • Währung
  • Buchhungstext
  • Einnahmen und Ausgaben
  • Fortlaufende Nummerierung
  • Summe & Saldi

Struktur der Kassenbuch Vorlage

Unsere Excel Vorlage ist in der Benutzung recht einfach. Tragen Sie oben den Firmenname ein, für den Sie die Buchführung durchführen.

Was muss ich bei der einfachen Buchhaltung mit einem Kassenbuch beachten?

Die Vorgaben für die Buchführung sind gesetzlich durch das Schweizer Obligationsrecht vorgegeben.

Denach muss die Buchführung vollständig, wahrheitsgetreu und systematisch Geschäftsvorfälle und Sachverhalte des Unternehmens erfassen. Darüber hinaus muss für jede einzelne Buchung ein Belegnachweis erbracht werden. Die Belege müssen also auch aufbewahrt werden. Für jede Buchung muss ausserdem eine klare Zuordnung zu einem Geschäftsvorfall erlauben.

Kurz zusammengefasst:

  • Erfassen Sie lückenlos alle Einnahmen
  • Erfassen Sie möglichst alle geschäftlichen Ausgaben
  • Erfassen Sie für jeden Geschäftsvorfall Belegnummer, Datum, Höhe der Einnahme bzw. Ausgabe und eine Beschreibung (Wer ist der Leistungsempfänger oder -erbringer und was ist der Grund der Zahlung
  • Hinterlegen Sie für jeden Vorfall den passenden Beleg mit einer eindeutigen Referenz, damit dieser später wieder auffindbar ist.

Wenn Sie sich an die Vorlage halten, ist sichergestellt, dass Sie nichts vergessen.

Wie lange muss das Kassenbuch aufbewahrt werden?

  • Ein Kassenbuch muss für 10 Jahre gemäss den Aufbewahrungsrichtlinien der Schweiz aufbewahrt werden.
  • Eine digitale Aufbewahrung ist nur zulässig, wenn eine nachträgliche Veränderung ausgeschlossen ist. Ansonsten muss das Kessenbuch physisch aufbewahrt werden.
  • ein digitales Archiv kann die digitale Aufbewahrung ermöglichen.

Wie nutze ich die Excel Vorlage korrekt?

Eine Buchführung mit einer Excel Vorlage ist nur zulässig, wenn eine Unveränderbarkeit der Daten sichergestellt ist. Eine handschriftliche Führung des Kassenbuchs ist ebenfalls zulässig. Das bedeutet, dass ich prinzipiell die einfache Buchhaltung auch mit Excel machen kann, wenn ich die Kassenbuchseiten nach Abschluss einer Seite in ein digitales Archiv wie swiDOC überführe.

So geht die Buchhaltung mit unserer Excelvorlage:

  • Buchungen in Excelvorlage mit Belegreferenz eintragen
  • Kassenbuchseite exportieren
  • Export zusammen mit Belegen digital in swiDOC ablegen

1. Buchungen eintragen und Kassenbuch exportieren

Tragen Sie zunächst alle Buchungen im Kassenbuch ein. Wenn keine Änderungen mehr notwendig sind, kann das Kassenbuch als PDF exportiert werden.

Wichtig:
Nachträgliche Änderungen am Kassenbuch sind nicht erlaubt
und müssen daher immer in einer neuen Seite als Korrekturbuchung eingetragen werden, damit eine Nachvollziehbarkeit gewährleistet ist.

2. Kassenbuch archivieren

Archivieren Sie das Kassenbuch 10 Jahre unveränderbar in swiDOC. Wenn Sie kein unveränderbares Archiv wie swiDOC nutzen sollten Sie die Excel-Vorlage ausdrucken und physisch ausfüllen.

Nur so kann den gesetzlichen Buchführungsvorschriften nachgekommen werden.

3. Belege archivieren

Archivieren Sie abschliessend alle Belege für das abgelegte Kassenbuch.
Tipp: Hinterlegen Sie die Buchungsreferenz im Belegname! Damit ist der Hintergrund jeder Buchung bei einer Revision nachvollziehbar.

Bsp: Beleg_2023_NUMMER

Zusammenfassung

Probieren Sie swiDOC noch heute aus und optimieren Sie Ihre Buchhaltung mit Excel! Als Unternehmer, der nach effizienten Lösungen sucht, bietet swiDOC Ihnen ein einfaches Werkzeug für die Umsetzung der einfachen Buchhaltung in Zusammenhang mit Excel.

Mit automatisierten Prozessen und zahlreichen Integrationen rüstet swiDOC Sie auch wenn Sie später auf ein Online Buchhaltungssystem umsteigen.

Warten Sie nicht länger und probieren Sie swiDOC noch heute aus, um Zeit und Kosten zu sparen und Ihr Unternehmen erfolgreich voranzutreiben.

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