Best Practices für die Rechnungsarchivierung: Wie muss ich Rechnungen in der Schweiz archivieren?

Grundsätzlich gilt: Rechnungen müssen in der Schweiz mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden.

Die Aufbewahrung von Rechnungen ist in physischer oder elektronischer Form möglich. Für die Aufbewahrung und Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen gelten besonders strenge Regeln. So muss beispielsweise die Löschung oder Veränderung der Originalbelege verhindert werden.

Abhilfe kann ein für die elektronische Archivierung spezialisiertes Archiv bieten. In diesem Artikel werden wir die gesetzlichen Regeln für die Aufbewahrung von Rechnungen behandeln.

Die Rechnungsarchivierung in der Schweiz wird durch das Obligationenrecht (OR) und die Mehrwertsteuerverordnung (MWSTV) geregelt. Gemäss Artikel 957 OR müssen Rechnungen in der Schweiz zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Werden die Belege digital aufbewahrt, sind besondere Anforderungen an das IT-System zu beachten.

In der Schweiz ist die elektronische Archivierung von Rechnungen gesetzlich erlaubt, man muss jedoch bestimmte Kriterien erfüllen. Dazu zählen die Wahrung der Integrität, Authentizität, Lesbarkeit und Dauerhaftigkeit der Dokumente. Die genauen Vorgaben sind unter kmu.admin.ch oder in der angehängten Abbildung aufgelistet. Für die digitale Archivierung braucht man keine veralteten Speichermedien wie CDs oder DVDs mehr. Mittlerweile gibt es neuere Anbieter wie swiDOC, die Softwarelösungen für eben diese Anforderungen anbieten.

Wichtig ist bei der Rechnungsarchivierung, dass Belege schnell wieder gefunden werden können. Dafür braucht es ein einheitliches Konzept für die Benennung von Belegen, sowie für die Ablagestruktur. Wie genau diese Struktur aussehen soll, wird gesetzlich nicht vorgegeben, man ist also in der Organisation relativ frei, so lange man die Dokumente wieder finden kann.

Tipp

Es ist ratsam, digitale Unterordner für jeden Geschäftspartner zu erstellen, um die Übersicht zu bewahren. Auch das Verwenden von Schlagwörtern oder einem semantischen Dateiname kann nützlich sein, um Dokumente nach Art oder Ursprung zu sortieren. Eine Ordnerstruktur könnte zum Beispiel so aussehen:

für Debitorenrechnungen: KUNDEN/KUNDENNAME/JAHR

für Kreditorenrechnungen: LIEFERANTEN/LIEFERANTENNAME/JAHR

Darin kann man nun Rechnungen speichern im Format:
[Rechnungstyp][Datum][Kunde/Lieferant][Buchungsreferenz]

Ein gutes Beispiel wäre der Dateiname: DEB_20240402_MUELLER_72841.pdf

Bei Fragen zur besten Ablagestruktur hilft oft eine Beratung durch den Treuhänder, um sicherzugehen, dass alles den Gesetzen entspricht.

Archivierte Rechnungen sollten vor unbefugtem Zugriff durch die Vergabe von Zugangsberechtigungen für autorisiertes Personal vergeben werden. Regelmässige Datensicherungen sind ebenfalls ratsam.

Lokale Server oder eine lokale Ablage sollten strengstens vermieden werden. Auch gängige Cloudspeicher wie Dropbox, SharePoint und Google Drive sollten, obwohl sie in der Praxis häufig verwendet werden, wenn überhaupt nur als zusätzliche Sicherheits-Ablage genutzt werden. Dies liegt insbesondere daran, dass diese Systeme nicht für die Archivierung sensibler Inhalte ausgelegt sind und demnach Zweifel bezüglich Datenschutz und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften aufkommen lassen.

Kann ich auch ERP Software oder Buchhaltungssoftware für die Archivierung nutzen?

Teilweise bieten auch ERP-Systeme oder Buchhaltungssysteme ein zusätzliches Modul zur Archivierung an, was eine pragmatische Lösung darstellt, die von einigen KMU beansprucht wird. Häufig ist eine ausschliessliche Speicherung von Rechnungen in einem ERP System oder Buchhaltungs-Tool nicht ausreichend für die Einhaltung der Gesetze. Wir haben für euch einige Anbieter untersucht und zusammengetragen.

In einem Interview habe ich Marco Heiz (Account Manager bei bexio) zum Thema Archivierung gefragt, wie bexio-Kunden das Thema aktuell lösen.

"Was wir nicht machen können von ERP System-Seite ist die digitale Archivierung. Unsere Kunden haben die Wahl zwischen einer physischen Aufbewahrung der Belege oder der Nutzung eines digitalen Archivs wie swiDOC."

Sind DMS Systeme für die digitale Archivierung geeignet?

Für grössere Unternehmen ist hierfür auch die Implementierung eines DMS denkbar, um Rechnungen und Belege digital aufzubewahren. Hier gibt es zusätzlich die Möglichkeit, eigene Workflows und Genehmigungsverfahren zu implementieren.

Häufig ist hier die Einführung jedoch sehr komplex und kostenintensiv und die Funktionen werden für die Archivierung gar nicht benötigt. Auf die Archivierung spezialisierte Tools wie swiDOC sind deutlich leichter anwendbar und kostengünstiger.

WORM Speicher für die digitale Rechnungsablage

Auch WORM Speicher (Write Once Read Many) sind eine valide Aufbewahrungsmethode für die digitale Speicherung von Rechnungen. Hierzu gehören zum Beispiel CD, DVD oder BD. Der Vorteil von WORM Speichern ist, dass Sie in der Anschaffung nur einmalige Kosten verursachen und die Unveränderbarkeit der Rechnungsdaten bereits im Funktionsumfang beinhaltet. Zu berücksichtigen ist aber auch der Konfigurations und Wartungsaufwand für die entsprechende Hardware. Werden ausserdem personenbezogene Daten auf einer Rechnung archiviert, kann dies die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien erschweren, da eine Löschung von Daten vom Datenträger ausgeschlossen ist.

Hardware WORM Speicher empfehle ich nur für Technik-Experten.

Auch wenn die elektronische Archivierung weit verbreitet ist, kann gerade für sehr kleine Unternehmen eine physische Archivierung der Belege durchaus sinnvoll sein. In diesem Fall ist es ratsam, diese Belege geordnet und vor Feuchtigkeit, Staub oder Schäden geschützt aufzubewahren, damit diese im Falle einer Revision schnell wieder auffindbar sind.

Eine ordnungsgemässe Rechnungsarchivierung ist für jedes Unternehmen in der Schweiz unerlässlich, um rechtliche Vorgaben zu erfüllen und den Geschäftsablauf zu optimieren. Die elektronische Archivierung bietet dabei viele Vorteile, erfordert jedoch die Einhaltung bestimmter Sicherheitsstandards. Mit einer gut strukturierten Archivierungsstrategie und einer klaren Kenntnis der gesetzlichen Anforderungen können Unternehmen jedoch ein effizientes und rechtssicheres Rechnungsarchivierungssystem aufbauen, das langfristig von grossem Nutzen sein wird.