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Dokumente rechtskonform. digital. archivieren?
DE

von Kevin Bauer

Best Practices für die Rechnungsarchivierung: Wie muss ich Rechnungen in der Schweiz archivieren?

Ein effektives und ordnungsgemässes Archivierungssystem für Rechnungen ist für jedes Unternehmen in der Schweiz von grosser Bedeutung. Die Schweizer Gesetzgebung legt klare Anforderungen an die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen fest, und eine korrekte Rechnungsarchivierung kann nicht nur bei Betriebsprüfungen entscheidend sein, sondern auch die alltägliche Geschäftsabwicklung erleichtern. In diesem Blog-Post werden wir die wichtigsten Aspekte und Best Practices für die Rechnungsarchivierung in der Schweiz beleuchten.

Gesetzliche Grundlagen

Die Rechnungsarchivierung in der Schweiz wird durch das Obligationenrecht (OR) und die Mehrwertsteuerverordnung (MWSTV) geregelt. Gemäss Artikel 957 OR müssen Geschäftsbriefe, wozu auch Rechnungen gehören, in der Schweiz zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Werden die Belege digital aufbewahrt, sind besondere Anforderungen an das IT-System zu beachten. Die MWSTV definiert zusätzlich spezifische Anforderungen für die Archivierung von Mehrwertsteuer-relevanten Dokumenten (Art. 122), welche durch die Schweizer Geschäftsbücherverordnung, kurz GeBüV, geregelt ist.

Elektronische Archivierung

Die Schweizer Gesetzgebung erlaubt die elektronische Archivierung von Rechnungen, solange gewisse Anforderungen erfüllt sind. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die elektronische Archivierung den Grundsätzen der Integrität, Authentizität, Lesbarkeit und Dauerhaftigkeit entspricht. Eine Übersicht der Anforderungen findet man unter kmu.admin.ch oder in der untenstehenden Abbildung. Längst muss man für die Archivierung nicht auf antiquierte Speichermedien wie CDs oder DVDs zurückgreifen. Mittlerweile gibt es zahlreiche neuere Anbieter wie swiDOC, die sich darauf spezialisiert haben, Software für genau diese Aufgabe anzubieten.

Quelle: E-Archivierung in Schweizer KMU. Franco Loser (2023).

Organisatorische Struktur

Ein strukturiertes Ablagesystem ist essenziell, um Rechnungen effizient und schnell wiederzufinden. Eine mögliche Herangehensweise ist die Einteilung in chronologischer Reihenfolge, nach Lieferanten oder nach Rechnungsnummern. Es empfiehlt sich, auch digitale Unterordner für jeden Geschäftspartner einzurichten, um die Übersichtlichkeit zu verbessern. Ebenfalls hilfreich kann die Verwendung von Schlagwörtern bzw. Tags sein, um Dokumente nach deren Art oder Herkunft zu klassifizieren und sie somit leichter erkennen und finden zu können. Hierbei könnte beispielsweise jede Rechnung mit dem Schlagwort «Rechnung», dem aktuellen Geschäftsjahr (bspw. «2023») sowie dem entsprechenden Kreditor (bspw. «Muster AG») zu versehen. Im Zweifel ist es ratsam, sich durch den Treuhänder beraten zu lassen, welche organisatorische Struktur sich im konkreten Fall am besten eignet, um Belege gesetzeskonform abzulegen.

Sicherheitsmassnahmen

Der Schutz der archivierten Rechnungen vor unbefugtem Zugriff ist von höchster Bedeutung. Zugangsberechtigungen sollten nur an befugtes Personal vergeben werden, und es ist ratsam, eine regelmässige Datensicherung durchzuführen, um Datenverluste zu verhindern. Die Nutzung lokaler Server oder eine lokale Ablage ist nicht empfehlenswert. Auch gängige Cloudspeicher wie Dropbox, SharePoint und Google Drive sollten, obwohl sie in Schweizer KMU häufig als digitales Archiv verwendet werden, wenn überhaupt nur als zusätzliche Sicherheits-Ablage genutzt werden. Dies liegt insbesondere daran, dass diese Systeme nicht für die Archivierung sensibler Inhalte ausgelegt sind und demnach Zweifel bezüglich Datenschutz und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften aufkommen lassen.

Möchte ich komplett digital archivieren, muss ich ein dafür ausgelegtes Archivsystem wie bspw. swiDOC nutzen. Dies ermöglicht es, dass das physische Exemplar einer Rechnungen vernichtet werden darf, während die Rechtskonformität mit der digitalen Ablage dennoch erfüllt wird. Teilweise bieten ebenfalls ERP-Systeme oder Fachanwendungen ein zusätzliches Modul zur Archivierung an, was eine pragmatische Lösung darstellt, die von einigen KMU beansprucht wird. Für grössere Unternehmen ist hierfür auch die Implementierung eines DMS denkbar, um Rechnungen und Belege sicher aufzubewahren. Hier gibt es zusätzlich die Möglichkeit, eigene Workflows und Genehmigungsverfahren zu Implementieren.

Quelle: E-Archivierung in Schweizer KMU. Franco Loser (2023).

Aktualisierung der Technologie

Die Technologie und die gesetzlichen Anforderungen können sich im Laufe der Zeit ändern. Daher ist es wichtig sicherzustellen, dass das verwendete Archivierungssystem den aktuellen Standards entspricht und regelmässig aktualisiert wird, um zukünftige Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden. Habe ich eine eigene „In-House“- Lösung für die Archivierung, sollten regelmässig die Änderungen der gesetzlichen Anforderungen beobachtet werden.

Papierbelege

Auch wenn die elektronische Archivierung weit verbreitet ist, kann gerade für sehr kleine Unternehmen eine physische Archivierung der Belege durchaus sinnvoll sein. In diesem Fall ist es ratsam, diese Belege geordnet und vor Feuchtigkeit, Staub oder Schäden geschützt aufzubewahren, damit diese im Falle einer Revision schnell wieder auffindbar sind.

Outsourcing der Archivierung

Für manche Unternehmen kann es sinnvoll sein, die Rechnungsarchivierung an spezialisierte Dienstleister wie zum Beispiel das Scanning Center auszulagern. Dies sind professionelle Anbieter, welche für Sie physische Dokumente und gesamte Dossiers einscannen und anschliessend digital verfügbar machen. Dabei ist es wichtig, einen vertrauenswürdigen Partner zu wählen, der die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und es empfiehlt sich zudem, im Voraus die notwendigen Metadaten zu definieren sowie eine indexierte Ablage der Dokumente sicherzustellen. Dies ermöglicht es, digitalisierte Unterlagen anschliessend schneller wiederzufinden. Zu berücksichtigen sind ebenfalls die Kosten eines solchen Services, da das professionelle Scanning in der Regel ein aufwändiger Prozess ist, der zudem bestimmten Sicherheitsstandards zum Schutz Ihrer Informationen unterliegt.

Fazit

Eine ordnungsgemässe Rechnungsarchivierung ist für jedes Unternehmen in der Schweiz unerlässlich, um rechtliche Vorgaben zu erfüllen und den Geschäftsablauf zu optimieren. Die elektronische Archivierung bietet dabei viele Vorteile, erfordert jedoch die Einhaltung bestimmter Sicherheitsstandards. Mit einer gut strukturierten Archivierungsstrategie und einer klaren Kenntnis der gesetzlichen Anforderungen können Unternehmen jedoch ein effizientes und rechtssicheres Rechnungsarchivierungssystem aufbauen, das langfristig von grossem Nutzen sein wird.

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Die Inhalte dieses Artikels wurden möglicherweise mithilfe von künstlicher Intelligenz optimiert. Wir können nicht garantieren, dass alle Informationen fehlerfrei oder vollständig sind. Die präsentierten Ansichten müssen nicht die des Autors oder anderer beteiligter Personen widerspiegeln. Leser werden ermutigt, die Informationen kritisch zu prüfen.

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