Vorteile und Anbieter für digitales Vertragsmanagement

Vertragsmanagement ist ein entscheidender Prozess in jedem Unternehmen, unabhängig von der Branche oder Unternehmensgröße. Es umfasst die Verwaltung, Überwachung und Optimierung von Verträgen, um rechtliche, finanzielle und betriebliche Risiken zu minimieren. In einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt gewinnen digitale Vertragsmanagementsysteme an Bedeutung, da sie Effizienz und Sicherheit bei der Verwaltung von Verträgen bieten.

In diesem Blogbeitrag werden wir die Grundlagen des Vertragsmanagements erläutern, seine Bedeutung und Aufgaben besprechen und die Vorteile digitaler Lösungen sowie Auswahlkriterien für Vertragsmanagementsysteme vorstellen.

Was ist Vertragsmanagement?

Vertragsmanagement bezeichnet den Prozess der Erstellung, Verhandlung, Überwachung und Archivierung von Verträgen. Es umfasst alle Phasen des Vertragslebenszyklus, von der Initiierung über die Ausführung bis hin zur Erfüllung und Aufbewahrung.

Ein effektives Vertragsmanagement stellt sicher, dass:

• Alle Vertragsbedingungen erfüllt werden
• Das Unternehmen seine vertraglichen Verpflichtungen im Blick behält
• Risiken minimiert werden

Warum ist Vertragsmanagement wichtig?

Vertragsmanagement ist aus mehreren Gründen von großer Bedeutung:

• Rechtliche Sicherheit: Schützt das Unternehmen vor rechtlichen Risiken, indem es sicherstellt, dass alle Verträge den geltenden Gesetzen und Vorschriften entsprechen.
• Kostenkontrolle: Hilft, vertragliche Verpflichtungen einzuhalten und unvorhergesehene Ausgaben zu vermeiden.
• Optimierung der Geschäftsbeziehungen: Schafft Transparenz und Klarheit in den Vereinbarungen, was die Zusammenarbeit und Verhandlungen mit Geschäftspartnern erleichtert.

Was sind Aufgaben im Vertragsmanagement?

Die Aufgaben im Vertragsmanagement umfassen:

• Erstellung von Verträgen
• Verhandlung von Vertragsbedingungen
• Überwachung der Vertragserfüllung
• Verwaltung von Vertragsänderungen
• Archivierung von Verträgen

Diese Aufgaben gewährleisten, dass alle relevanten Dokumente rechtzeitig und sicher aufbewahrt werden und alle Vertragsverpflichtungen eingehalten werden.

Welche gesetzlichen Vorgaben gibt es für das Vertragsmanagement?

Verträge unterliegen verschiedenen gesetzlichen Vorgaben, die je nach Land und Branche unterschiedlich sein können. In der Schweiz beispielsweise müssen Verträge unter Berücksichtigung von:

• Datenschutzgesetzen
• Aufbewahrungspflichten
• Rechtlichen Anforderungen an elektronische Signaturen

verwaltet werden. Ein Verstoß gegen diese Vorschriften kann schwerwiegende rechtliche und finanzielle Folgen haben.

Was sind digitale Vertragsmanagementsysteme?

Digitale Vertragsmanagementsysteme sind Softwarelösungen, die den gesamten Lebenszyklus eines Vertrages digital abbilden und automatisieren. Sie ermöglichen:

• Zentrale Speicherung
• Einfache Durchsuchbarkeit
• Automatische Überwachung von Vertragsfristen

Solche Systeme sind besonders nützlich, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen und die Effizienz im Vertragsmanagement zu erhöhen.

Was sind Vorteile digitaler Vertragsmanagementsysteme?

Die Vorteile digitaler Vertragsmanagementsysteme umfassen:

• Bessere Übersicht über alle Verträge
• Reduziertes Risiko von Vertragsverletzungen durch automatische Erinnerungen
• Erleichterte Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen
• Einfache Integration mit anderen Unternehmenssystemen wie ERP- oder DMS-Lösungen

Diese Vorteile tragen wesentlich zur Verbesserung des Informationsflusses und zur Optimierung der Prozesse im Unternehmen bei.

Welche Softwaresysteme gibt es für digitales Vertragsmanagement?

Auf dem Markt gibt es verschiedene Softwaresysteme für das digitale Vertragsmanagement, die sich in ihrer Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit unterscheiden. Bekannte Lösungen umfassen:

All-in-One Vertragsmanagementsysteme

All-in-One Vertragsmanagementsysteme bieten umfassende Funktionen für den gesamten Vertragslebenszyklus. Diese Lösungen integrieren die Erstellung, Verhandlung, Überwachung und Archivierung von Verträgen in einer einzigen Plattform.

• DocuSign CLM: Bietet umfassende Funktionen für die Erstellung, Verwaltung und Archivierung von Verträgen.
• ContractWorks: Einfaches und benutzerfreundliches Tool für das gesamte Vertragsmanagement.
• Icertis: Leistungsstarkes CLM-System, das sich nahtlos in andere Unternehmenssysteme integrieren lässt.
• Concord: Ermöglicht die vollständige Verwaltung des Vertragslebenszyklus mit kollaborativen Funktionen.

Elektronische Signaturlösungen

Elektronische Signaturlösungen konzentrieren sich auf die rechtsgültige Unterzeichnung von Dokumenten. Sie bieten eine einfache und sichere Möglichkeit, Verträge digital zu unterzeichnen, was die Prozesse beschleunigt und papierloses Arbeiten ermöglicht.

• Adobe Sign: Integriert elektronische Signaturen in Vertragsdokumente und unterstützt rechtssichere Prozesse.
• HelloSign: Einfach zu bedienende Lösung für elektronische Signaturen, besonders für kleinere Unternehmen.
• SignNow: Bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche und umfangreiche Integrationsmöglichkeiten.
• eversign: Umfasst Funktionen für elektronische Signaturen und Dokumentenmanagement in einer Plattform.

Contract Lifecycle Management (CLM) Lösungen

CLM-Lösungen decken alle Phasen des Vertragslebenszyklus ab, von der Erstellung bis zur Archivierung. Sie sind ideal für Unternehmen, die eine vollständige Kontrolle über ihre Verträge und die Automatisierung von Vertragsprozessen anstreben.

• Agiloft: Flexibles CLM-System, das umfangreiche Automatisierungsfunktionen bietet.
• Coupa CLM: Integriert Vertragsmanagement in das größere Beschaffungs- und Ausgabemanagement.
• SpringCM: Teil von DocuSign, bietet umfassende CLM-Funktionalitäten für Unternehmen.
• Apttus CLM: Spezialisierte Lösung, die sich auf Vertragslebenszyklusmanagement in Verbindung mit Salesforce konzentriert.

Open-Source Vertragsmanagementsoftware

Open-Source Vertragsmanagementsoftware bietet flexible und kosteneffiziente Lösungen, die Unternehmen die Möglichkeit geben, die Software an ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen. Diese Lösungen sind ideal für Organisationen, die maximale Kontrolle und Anpassungsfähigkeit suchen.

• ContractZen: Bietet eine einfache und erschwingliche Vertragsverwaltungslösung, die sich leicht anpassen lässt.
• Odoo Contracts: Teil der Odoo-ERP-Plattform, bietet grundlegende Vertragsmanagementfunktionen.
• Nextcloud: Mit entsprechenden Erweiterungen kann Nextcloud zur Verwaltung von Verträgen eingesetzt werden.
• OpenKM: Eine Dokumentenmanagementlösung mit Erweiterungen für das Vertragsmanagement.

Branchenspezifische Vertragsmanagementsysteme

Diese Systeme sind speziell auf die Bedürfnisse bestimmter Branchen zugeschnitten. Sie bieten maßgeschneiderte Funktionen und Compliance-Tools, die den besonderen Anforderungen von Branchen wie Life Sciences, Immobilien oder Finanzwesen gerecht werden.

• Veeva Systems: Speziell für die Life-Sciences-Branche entwickelt, bietet es CLM für Pharma- und Biotech-Unternehmen.
• Axxerion: Bietet maßgeschneiderte Lösungen für Immobilienverträge und Facility Management.
• Exari: Konzentriert sich auf den Finanz- und Versicherungssektor mit spezialisierten CLM-Funktionen.
• Onit: Bietet branchenspezifische Lösungen für Rechtsabteilungen und Anwaltskanzleien.

Integration-fokussierte Vertragsmanagementsoftware

Diese Softwarelösungen sind darauf ausgelegt, sich nahtlos in bestehende Unternehmenssysteme wie ERP- und CRM-Plattformen zu integrieren. Sie ermöglichen eine umfassende Synchronisation von Vertragsdaten über verschiedene Systeme hinweg, was die Effizienz und Datenkonsistenz verbessert.

• SAP Ariba: Integriert Vertragsmanagement in eine umfassende Beschaffungsplattform.
• Salesforce Contracts: Integriert das Vertragsmanagement nahtlos in die Salesforce-Plattform.
• Microsoft Dynamics 365 Contracts: Teil der Dynamics 365-Suite, integriert sich gut in andere Microsoft-Tools.
• NetSuite Contracts: Vertragsmanagementlösung, die vollständig in das ERP-System von NetSuite integriert ist.

Worauf sollte ich bei der Auswahl eines Vertragsmanagementsystems achten?

Eine digitale Vertragsmanagementsoftware sollte mehrere wesentliche Kriterien erfüllen, um den Anforderungen eines Unternehmens gerecht zu werden. Hier sind die wichtigsten Kriterien:

Benutzerfreundlichkeit

• Intuitive Bedienoberfläche: Die Software sollte einfach zu bedienen sein, damit auch nicht-technische Benutzer sie ohne umfangreiche Schulungen verwenden können.
• Einfache Navigation: Eine übersichtliche und logische Struktur, die es ermöglicht, schnell zu den benötigten Funktionen und Informationen zu gelangen.

Sicherheit

• Zugriffsrechte und Benutzerrollen: Die Software muss die Möglichkeit bieten, Zugriffsrechte individuell festzulegen, um sensible Vertragsdaten zu schützen.
• Datenverschlüsselung: Sowohl während der Übertragung als auch bei der Speicherung sollten Vertragsdaten verschlüsselt sein, um vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
• Compliance und Zertifizierungen: Die Software sollte Standards wie GDPR (DSGVO) oder ISO 27001 erfüllen, um rechtliche und regulatorische Anforderungen zu gewährleisten.

Integrationsfähigkeit

• ERP- und DMS-Integration: Die Software sollte sich nahtlos in bestehende Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme und Dokumentenmanagementsysteme (DMS) integrieren lassen.
• API-Verfügbarkeit: Eine offene API ermöglicht die Integration mit anderen Unternehmenssoftwarelösungen, um Daten und Prozesse über verschiedene Systeme hinweg zu synchronisieren.

Automatisierung

• Automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen: Die Software sollte Benutzer über bevorstehende Vertragsfristen, Erneuerungen oder auslaufende Verträge automatisch informieren.
• Workflow-Automatisierung: Die Möglichkeit, Genehmigungs- und Freigabeprozesse zu automatisieren, um die Effizienz zu steigern und menschliche Fehler zu reduzieren.

Skalierbarkeit

• Anpassungsfähigkeit: Die Software sollte mit dem Wachstum des Unternehmens skalierbar sein, um zunehmende Mengen an Verträgen und Benutzern zu bewältigen.
• Flexible Lizenzmodelle: Verschiedene Lizenzierungsoptionen, die es ermöglichen, die Software nach Bedarf zu erweitern oder zu reduzieren.

Compliance und Rechtskonformität

• Audit-Trails: Die Möglichkeit, alle Änderungen und Zugriffe auf Vertragsdokumente nachvollziehbar zu machen, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen.
• Rechtskonforme Archivierung: Die Software sollte sicherstellen, dass Verträge entsprechend den gesetzlichen Vorgaben archiviert werden.

Welche konkreten Anwendungsfälle für Vertragsmanagement gibt es abhängig von verschiedenen Abteilungen?

Vertragsmanagement spielt in verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens eine wichtige Rolle:

• Einkauf: Verwaltung von Lieferantenverträgen
• Vertrieb: Verwaltung von Kundenverträgen
• Personalwesen: Verwaltung von Arbeitsverträgen
• Recht: Kontrolle der EInhaltung gesetzlicher Vorschriften

Fazit

Digitale Vertragsmanagementsysteme bieten zahlreiche Vorteile, wie eine bessere Übersicht, reduzierte Risiken und erhöhte Effizienz.

Bei der Auswahl der passenden Software sollten Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit und Integrationsfähigkeit im Vordergrund stehen, um sowohl aktuelle als auch zukünftige Unternehmensanforderungen optimal zu unterstützen.