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Dokumente rechtskonform. digital. archivieren?
DE

von Franco Loser

Digitale Archivierung in der Schweiz – der ultimative Guide

Mit der stetig zunehmenden Digitalisierung und der Entwicklung hin zum papierlosen Büro verschieben sich geschäftsrelevante Informationen zunehmend in die elektronische Welt. Vor diesem Hintergrund wandelt sich auch die klassische Archivierung in Aktenschränken hin zur digitalen Archivierung. Dabei sind Datenverluste, Gesetzesverstösse und Cyberangriffe sind nur einige Beispiele dafür, warum sich Unternehmer mit einer strukturierten Archivierung befassen sollten. Von den Rechtsvorschriften über aufbewahrungspflichtige Dokumente bis hin zu digitalen Archivierungstools, in diesem Artikel beleuchten wir alles Wichtige rund um die digitale Archivierung in der Schweiz.


Was bedeutet Archivierung?

Ursprünglich stammt der Begriff «Archivierung» aus der Kulturhistorie und bezeichnete die dauerhafte Aufbewahrung von Unterlagen und Kulturgütern, beispielsweise in Museen, antiken Gebäuden oder Staatsarchiven. Mittlerweile aber findet das Archiv längst auch in der Unternehmenswelt Anwendung und hat sich bereits als zentrale Organisationseinheit in Betrieben etabliert. Archivierung in diesem Sinne meint demnach die dauerhafte, systematische und kontrollierte Speicherung von Dokumenten und Unterlagen.

Was bedeutet digitale Archivierung?

Im heutigen IT-Zeitalter nimmt der Anteil physischer Papierdokumente stets ab und geschäftliche Informationen werden zunehmend digitalisiert und als digitale Dokumente oder digitale Akten aufbewahrt. Digitale Archivierung in diesem Kontext bedeutet die langfristige Speicherung elektronischer Inhalte unter Verhinderung unzulässiger Änderungen und unter Sicherstellung der Reproduktionsfähigkeit über die Dauer der Aufbewahrungsfrist. Daraus geht hervor, dass die Archivierung bestimmten rechtlichen Anforderungen unterliegt und es sowohl aufbewahrungswürdige wie auch aufbewahrungspflichtige Unterlagen gibt.

Doch mehr als nur ein notwendiges Übel?

Unabhängig davon, ob freiwillig oder gesetzlich vorgeschrieben, betrachten viele Betriebe die Archivierung als notwendiges Übel und schenken ihr entsprechend (zu) wenig Bedeutung. Jeder Unternehmer sollte ein Eigeninteresse in einer sorgfältigen Archivierung finden, zumal diese eine entscheidende Rolle in der Sicherung von Wissen, dem Schutz vertraulicher Informationen sowie der Einhaltung interner und externer Richtlinien spielt.


Warum überhaupt digital archivieren?

Durch die Digitalisierung entstehen immer mehr Daten digital. Daten, welche die Grundlage für den Arbeitsalltags bilden, die es sorgfältig aufzubewahren und im richtigen Moment den richtigen Personen bereitzustellen gilt. Es sprechen also nicht nur gesetzliche Pflichten, sondern auch massgebliche Effizienz- und Kostenvorteile für eine digitale Archivierung. Hier eine Übersicht der wesentlichen Vorteile einer digitalen Archivierung gegenüber der klassischen Papierarchivierung:

  • Zeiteinsparungen: Schnelles Ablegen und Wiederfinden von Dokumenten, ohne manuelles Kopieren, Blättern oder Ablegen.
  • Flexibler Zugriff: Informationen sind jederzeit verfügbar und können von überall und jedem Endgerät abgerufen werden.
  • Platzeinsparung: Physische Archive, Aktenschränke sowie mit Papierstapeln auf den Schreibtischen gehören der Vergangenheit an.
  • Kosteneinsparung: Geringere administrative Aufwände reduzieren die Kosten im Bereich Personal, Miete und Material.
  • Transparenz & Überblick: Strukturierte Ablagestruktur und höchste Transparenz über Bestände, Abläufe und Zugriffe rund um Dokumente.
  • Datensicherheit: Höherer Schutz vor Informationsverlust und -beschädigung durch äussere Einwirkungen gegenüber der klassischen Papierarchivierung.
  • Rechtssicherheit: Ein zertifiziertes Archivierungssystem erleichtert die Einhaltung von Compliance-Anforderungen im Bereich Datenschutz (nDSG) und ordnungsgemässer Aufbewahrung (GeBüV)
  • Automatisierte Prozesse: Schnittstellen zu bestehenden IT-Systemen ermöglichen automatisierte, digitale Arbeitsabläufe.

Welche Dokumente müssen archiviert werden?

Die Frage, welche Dokumente überhaupt archiviert müssen, stösst in der Praxis oft auf Ratlosigkeit. Wir gehen hier deshalb kurz auf die einschlägigen Gesetze ein und nennen ausgewählte Unterlagen, für die es sich lohnt, diese aufzubewahren.

Übersicht – Archivierungspflichtige Dokumente

Es gibt bestimmte Dokumente, die von Gesetzes wegen aufbewahrt werden müssen. Diese gesetzliche Aufbewahrungspflicht erstreckt sich allerdings nicht über alle Geschäftsunterlagen, sondern beschränkt sich auf handels- und steuerrechtlich relevante Dokumente. Die Grundlage hierfür bilden in der Schweiz das Obligationenrecht (OR), dasMehrwertsteuergesetz (MWSTG) sowie die Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (GeBüV). Eine Auswahl an Unterlagen, für welche das Recht eine Aufbewahrungspflicht vorsieht, findet sich in der folgenden Abbildung.

Art der Unterlagen Aufbewahrungsfrist
Jahresrechnung (Bilanz, Erfolgsrechnung und allfällige Anhänge) 10 Jahre
Geschäftsbericht* 10 Jahre
Revisionsbericht* 10 Jahre
Konti und Journale 10 Jahre
Hilfsbücher (Kreditoren- und Debitorenrechnungen) 10 Jahre
Buchungsbelege 10 Jahre
Geschäftskorrespondenz (E-Mails, Briefe, etc.) 10 Jahre
Belege und Abrechnungen der Mehrwertsteuer 26 Jahre
Verträge Keine bestimmte Dauer
Personaldossiers Keine bestimmte Dauer
Steuererklärungen Keine bestimmte Dauer

* Archivierung in Papierform vorgeschrieben bzw. von einer digitalen Aufbewahrung ausdrücklich ausgeschlossen (Art. 958f Abs. 2 OR)


Gilt diese Aufbewahrungspflicht auch für mich?

Hinsichtlich der Dauer fordert das Schweizer Obligationenrecht eine grundsätzliche Archivierungsfrist von zehn Jahren für alle Geschäftsbücher, diese kann jedoch je nach Dokument auch kürzer oder länger sein. Generell ist wichtig zu beachten, dass diese Vorschriften gemäss Art. 957 des Obligationenrechts für sämtliche juristischen Personen, Einzelunternehmen und Personengesellschaften gilt. Es betrifft also nicht nur Grossunternehmen, sondern auch sämtliche KMU, weshalb sich jeder Unternehmer zwangsläufig damit befassen sollte.


Revisionssichere Archivierung: Diese Anforderungen sind zu beachten

Neben zu den Fragen "Welche Dokumente?" und "Für wie lange?" werden zusätzliche Anforderungen an die Art und Weise der Aufbewahrung gestellt. Diese Anforderungen werden als Grundsätze ordnungsgemässer Buchführung und Aufbewahrung bezeichnet. Beispielsweise schreiben diese vor, dass Unternehmen sicherstellen können, dass elektronisch gespeicherte Daten vor nachträglicher Veränderung und Manipulation geschützt sind, und dass sämtliche Zugriffe dokumentiert werden. Zudem müssen archivierte Informationen innert angemessener Frist einer berechtigten Personen (z.B. einem Revisor) verfügbar gemacht werden können.

Was bedeutet revisionssichere Archivierung?

Nur wenn alle diese handels- und steuerrechtlichen Grundsätze der untenstehenden Abbildung eingehalten werden können, spricht man von einer revisionssicheren Archivierung. An dieser Stelle gilt es anzumerken, dass ein Archivierungstool allein streng genommen nicht revisionssicher sein kann, sondern sich der Begriff vielmehr auf ein Verfahren, statt einzelner Lösungen bezieht.

Übersicht der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten

Übersicht der archivierungspflichtigen Unterlagen nach dem Schweizer Gesetz


Datenschutz: Wann muss ich Daten löschen?

Werden Dokumente verwaltet, die Personendaten enthalten, ist zudem der Datenschutz von grosser Bedeutung. Während die GeBüV die Aufbewahrung von Dokumenten regelt, definiert das neue Schweizer Datengesetz (revDSG) oder im EU-Raum die DSGVO die Löschung dieser Dokumenten. Grundsätzlich besagt der Datenschutz, dass Personendaten anonymisiert oder vernichtet werden müssen, sobald der Zweck der ursprünglichen Bearbeitung nicht mehr gegeben ist. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn die Archivierungsfrist ausgelaufen ist oder die Bearbeitung der Daten für die Archivierung nicht mehr notwendig sind.

Eine Nichteinhaltung der Datenschutzbestimmungen kann finanzielle Folgen für Unternehmen haben. Das neue Schweizer Datenschutzgesetz sieht Bussgelder von bis zu CHF 150'000 vor, wenn die Richtlinien missachtet werden.

Der Sonderfall

Grundsätzlich müssen Personendaten auch gelöscht werden, wenn die betroffene Person dies verlangt. Hierbei kann allerdings ein Sonderfall eintreten, bei dem die GeBüV und der Datenschutz kollidieren – also wenn die betroffene Person die Löschung verlangt, dafür aber nach wie vor eine laufende Archivierungspflicht besteht. In diesem Fall dürfte das Unternehmen die Löschung der Personendaten verweigern, da die gesetzliche Aufbewahrungspflicht einen Rechtfertigungsgrund darstellt.


Typische Funktionen: Das sollte dein Archiv können

Es gibt es bestimmte Funktionalitäten, welche die meisten gängigen Archivsysteme abdecken und die erforderlich sind für eine gesetzeskonforme Archivierung. Hier eine Übersicht der wichtigsten Funktionalitäten, die ihr Archivierungssystem abdecken sollte:

  • Zugriffssteuerung: Ein Regelwerk aus Benutzerrollen und entsprechenden Zugriffsberechtigungen, um bestimmte vertrauliche oder sensitive Inhalte zu schützen
  • Importmechanismen: Eine Erfassungskomponente wie bspw. Drag & Drop, um Daten aus verschiedenen Quellen und in unterschiedlichen Formaten zu importieren und abzulegen
  • Indexierung: Eine Möglichkeit zur Erstellung eines Registers aus Schlagwörter, welche die Eigenschaften eines erfassten Dokuments repräsentieren
  • Verknüpfungsschnittstellen: Eine Möglichkeit zur Integration bestehender Anwendungen (z.B. ERP-System), um einen nahtlosen Dokumentenfluss sicherzustellen
  • Suchen & Finden: Eine Suchfunktion über indexierte Schlagwörter oder Textinhalte, um die Recherche nach Dokumenten zu vereinfachen
  • Protokollierung: Ein Integritätsnachweis in Form einer lückenlosen Protokollierung, um Änderungen und Aktionen rund um archivierte Dokumente nachvollziehbar zu machen

Umsetzung: Lösungen für die digiale Archivierung

Die strengen Anforderungen an die digitale Archivierung können überfordernd sein und sind ohne spezialisierte Tools kaum mehr möglich. In der Praxis werden zwar verschiedenste Varianten zur Dokumentenablage eingesetzt, wovon sich aber noch lange nicht alle gleich gut dafür eignen. Einen Überblick gibt unsere Studie «Digitale Archivierung in Schweizer KMU». Es empfiehlt sich, eine zertifizierte Lösung zu nutzen, um die gesetzlichen Vorgaben tatsächlich einhalten zu können.

Umfrage: So archivieren Schweizer KMU

Übersicht der eingesetzten Technologien zur digitalen Archivierung in Schweizer KMU
Quelle: E-Archivierung in Schweizer KMU. Franco Loser (2023).

Papierablage

Gerade für sehr kleine Betriebe kann eine physische Archivierung durchaus sinnvoll sein. In diesem Fall ist es ratsam, Dokumente geordnet und vor Feuchtigkeit, Staub oder Schäden geschützt aufzubewahren. Die physische Archivierung kann die gesetzlichen Vorgaben zwar erfüllen, ist aber besonders mit zunehmender Unternehmensgrösse fehleranfällig, ineffizient und mittlerweile einfach nicht mehr zeitgemäss.

Digital archivieren per Hardware – veraltet?

Eine weitere Möglichkeit ist die Nutzung von Hardware-Komponenten. Damit sind etwa Magnetbänder, Festplatten, Disketten oder WORM-Speicher gemeint. Diese erlauben häufig eine unveränderbare Speicherung von Informationen und ermöglichen damit eine revisionssichere Archivierung. Allerdings wird der alleinige Einsatz von Hardware kaum mehr den heutigen Ansprüchen gerecht – besonders in Bezug auf die Zugriffsgeschwindigkeit, Funktionsumfang und Vernetztheit der Informationen.

Digital archivieren per Software – ein Muss?

Heutzutage gibt es eine breite Auswahl an Software, wovon sich ein Teil besser bzw. weniger gut eignen. Obwohl ERP-Systeme und gewöhnliche Cloud-Ablagen wie OneDrive oder Dropbox häufig eingesetzt werden, sind diese Systeme nicht auf die Langzeit-Archivierung ausgelegt – und damit auch nicht in der Lage, die gesetzlichen Anforderungen der Schweiz einzuhalten.

Um die komplexen Vorgaben einzuhalten, empfiehlt sich der Einsatz eines professionellen Archivierungssystems. Diese sind speziell auf die digitale Archivierung ausgerichtet und beinhalten ausgeklügelte Funktionalitäten. Damit unterstützen sie Unternehmen bei der revisionssicheren Archivierung und ermöglichen enorme Effizienzgewinne im alltäglichen Umgang mit Dokumenten – beispielsweise durch schnelle Suchmechanismen oder Schnittstellen zu bestehenden Systemen. Wichtig ist es, eine zertifizierte Lösung zu suchen, um die gesetzlichen Vorgaben tatsächlich einhalten zu können.

Digital archiveren in der Cloud

Sowohl Hard- als auch Software kann «inhouse» betrieben oder in die Cloud ausgelagert werden. Die Kombination aus Archivierungssoftware und Cloud ermöglicht eine ortsunabhängige Archivierung und bietet Unternehmen maximale Flexibilität, Verfügbarkeit und Sicherheit. So ist die Technologie stets auf dem aktuellsten Stand, während mehrere Personen gleichzeitig, jederzeit und von überall auf Daten zugreifen können. Und dies, ohne selbst teure Infrastruktur anschaffen zu müssen.


swiDOC – Die Schweizer Archivierungssoftware für KMU

Die Auswahl an Archivierungssystemen ist breit und kann im Umfang und Kostenfaktor stark variieren. Die Schweizer Archivierungssoftware swiDOC wurde speziell auf die Bedürfnisse von kleinen und mittleren Unternehmen ausgerichtet – Sofort einsatzbereit ohne vorgängige Installation. Die einfach zu bedienende und kostengünstige Applikation ist zertifiziert gemäss den Schweizer Archivierungsvorschriften (GeBüV) und unterstützt KMU bei der revisionssicheren Archivierung. Intelligente Schnittstellen ermöglichen eine nahtlose und automatisierte Datenablage aus zahlreichen Buchhaltungs-, E-Mail- und ERP-Systemen. Dank Volltextsuche sind wichtige Dokumente innert Sekunden gefunden und über die Cloud von überall und jederzeit verfügbar.

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Die Inhalte dieses Artikels wurden möglicherweise mithilfe von künstlicher Intelligenz optimiert. Wir können nicht garantieren, dass alle Informationen fehlerfrei oder vollständig sind. Die präsentierten Ansichten müssen nicht die des Autors oder anderer beteiligter Personen widerspiegeln. Leser werden ermutigt, die Informationen kritisch zu prüfen.

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