Digitale Archivierung in der Schweiz – der ultimative Guide

Mit der stetig zunehmenden Digitalisierung und der Entwicklung hin zum papierlosen Büro verschieben sich geschäftsrelevante Informationen zunehmend in die elektronische Welt. Vor diesem Hintergrund wandelt sich auch die klassische Archivierung in Aktenschränken hin zur digitalen Archivierung.

Dabei sind Datenverluste, Gesetzesverstösse und Cyberangriffe sind nur einige Beispiele dafür, warum sich Unternehmer mit einer strukturierten Archivierung befassen sollten. Von den Rechtsvorschriften über aufbewahrungspflichtige Dokumente bis hin zu digitalen Archivierungstools, in diesem Artikel beleuchten wir alles Wichtige rund um die digitale Archivierung in der Schweiz.

Was bedeutet Archivierung?

Ursprünglich stammt der Begriff «Archivierung» aus der Kulturhistorie und bezeichnete die dauerhafte Aufbewahrung von Unterlagen und Kulturgütern, beispielsweise in Museen, antiken Gebäuden oder Staatsarchiven. Mittlerweile aber findet das Archiv längst auch in der Unternehmenswelt Anwendung und hat sich bereits als zentrale Organisationseinheit in Betrieben etabliert.

Archivierung in diesem Sinne meint demnach die dauerhafte, systematische und kontrollierte Speicherung von Dokumenten und Unterlagen. Sie kann digital oder physisch erfolgen.

Was bedeutet digitale Archivierung?

Mit zunehmender Digitlaisierung nimmt der Anteil physischer Papierdokumente stets ab und geschäftliche Informationen werden zunehmend digitalisiert und als digitale Dokumente oder digitale Akten aufbewahrt. Digitale Archivierung in diesem Kontext bedeutet die langfristige Speicherung elektronischer Inhalte ohne dass diese verändert oder gelöscht werden können.

Für die Archivierung (egal ob physisch oder digital) gelten bestimmte rechtliche Anforderungen. Man unterscheidet zwischen aufbewahrungswürdigen (Archivierung ist empfohlen) und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (Archivierung ist verpflichtend).

Doch mehr als nur ein notwendiges Übel?

Unabhängig davon, ob freiwillig oder gesetzlich vorgeschrieben, betrachten viele Betriebe die Archivierung als notwendiges Übel und schenken ihr entsprechend (zu) wenig Bedeutung. Die Archivierung von Geschäftsunterlagen spielt eine entscheidende Rolle in der Sicherung von Wissen, dem Schutz vertraulicher Informationen sowie der Einhaltung interner und externer Richtlinien.

Warum überhaupt digital archivieren?

Durch die Digitalisierung entstehen immer mehr Daten digital. Daten, welche die Grundlage für den Arbeitsalltags bilden, die es sorgfältig aufzubewahren und im richtigen Moment den richtigen Personen bereitzustellen gilt.

Ab einer gewissen Datenmenge braucht es effiziente Mechanismen, die Daten abgreifen und geordnet abspeichern. Das ist nur mit einem digitalen Archiv möglich. Hier eine Übersicht der wesentlichen Vorteile einer digitalen Archivierung gegenüber der klassischen Papierarchivierung:

• Zeiteinsparungen: Schnelles Ablegen und Wiederfinden von Dokumenten, ohne manuelles Kopieren, Blättern oder Ablegen.
• Flexibler Zugriff: Informationen sind jederzeit verfügbar und können von überall und jedem Endgerät abgerufen werden.
• Platzeinsparung: Physische Archive, Aktenschränke sowie mit Papierstapeln auf den Schreibtischen gehören der Vergangenheit an.
• Kosteneinsparung: Geringere administrative Aufwände reduzieren die Kosten im Bereich Personal, Miete und Material.
• Transparenz & Überblick: Strukturierte Ablagestruktur und höchste Transparenz über Bestände, Abläufe und Zugriffe rund um Dokumente.
• Datensicherheit: Höherer Schutz vor Informationsverlust und -beschädigung durch äussere Einwirkungen gegenüber der klassischen Papierarchivierung.
• Rechtssicherheit: Ein zertifiziertes Archivierungssystem erleichtert die Einhaltung von Compliance-Anforderungen im Bereich Datenschutz (nDSG) und ordnungsgemässer Aufbewahrung (GeBüV)
• Automatisierte Prozesse: Schnittstellen zu bestehenden IT-Systemen ermöglichen automatisierte, digitale Arbeitsabläufe.

Welche Dokumente müssen archiviert werden?

Die Frage, welche Dokumente überhaupt archiviert müssen, stösst in der Praxis oft auf Ratlosigkeit. Wir gehen hier deshalb kurz auf die einschlägigen Gesetze ein und nennen ausgewählte Unterlagen, für die es sich lohnt, diese aufzubewahren.

Übersicht – Archivierungspflichtige Dokumente nach Schweizer Gesetzgebung

Es gibt bestimmte Dokumente, die von Gesetzes wegen aufbewahrt werden müssen. Diese gesetzliche Aufbewahrungspflicht erstreckt sich allerdings nicht über alle Geschäftsunterlagen, sondern beschränkt sich auf handels- und steuerrechtlich relevante Dokumente.

Die Grundlage hierfür bilden in der Schweiz das Obligationenrecht (OR), dasMehrwertsteuergesetz (MWSTG) sowie die Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (GeBüV).

Eine Auswahl an Unterlagen, für welche das Recht eine Aufbewahrungspflicht vorsieht, findet sich in der folgenden Abbildung.

Gilt diese Aufbewahrungspflicht auch für mich?

Hinsichtlich der Dauer fordert das Schweizer Obligationenrecht eine grundsätzliche Archivierungsfrist von zehn Jahren für alle Geschäftsbücher, diese kann jedoch je nach Dokument auch kürzer oder länger sein.

Generell ist wichtig zu beachten, dass diese Vorschriften gemäss Art. 957 des Obligationenrechts für sämtliche juristischen Personen, Einzelunternehmen und Personengesellschaften gilt. Es betrifft also nicht nur Grossunternehmen, sondern auch sämtliche KMU, weshalb sich jeder Unternehmer zwangsläufig damit befassen sollte.

Welche Anforderungen gelten für die digitale Archivierung?

Neben zu den Fragen "Welche Dokumente?" und "Für wie lange?" werden zusätzliche Anforderungen an die Art und Weise der Aufbewahrung gestellt.

Diese Anforderungen werden als Grundsätze ordnungsgemässer Buchführung und Aufbewahrung bezeichnet. Beispielsweise schreiben diese vor, dass Unternehmen sicherstellen können, dass elektronisch gespeicherte Daten vor nachträglicher Veränderung und Manipulation geschützt sind, und dass sämtliche Zugriffe dokumentiert werden müssen. Zudem müssen archivierte Informationen innert angemessener Frist einer berechtigten Personen (z.B. einem Revisor) verfügbar gemacht werden können.

Was bedeutet revisionssichere Archivierung?

Nur wenn alle handels- und steuerrechtlichen Grundsätze der untenstehenden Abbildung eingehalten werden können, spricht man von einer revisionssicheren Archivierung.

Ein Archivierungstool allein reicht nicht für Revisionssicherheit aus, die Archivierung muss durch passende Verfahren und Prozesse ergänzt werden. Hierzu gehört zum Beispiel, dass Rechnungsnachweise wieder auffindbar und einer Rechnung eindeutig zugeordnet werden können.

Übersicht der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten

Datenschutz: Wann muss ich archivierte Daten löschen?

Werden Dokumente archiviert, die Personendaten enthalten, ist zudem der Datenschutz zu beachten. Während die GeBüV die Aufbewahrung von Dokumenten regelt, legt das neue Schweizer Datengesetz (revDSG) oder im EU-Raum die DSGVO Regeln für die Aufbewahrung personenbezogener Daten fest.

Grundsätzlich besagt der Datenschutz, dass Personendaten anonymisiert oder vernichtet werden müssen, sobald der Zweck der ursprünglichen Bearbeitung nicht mehr gegeben ist. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn die Archivierungsfrist ausgelaufen ist oder die Bearbeitung der Daten für die Archivierung nicht mehr notwendig sind.

Eine Nichteinhaltung der Datenschutzbestimmungen kann finanzielle Folgen für Unternehmen haben. Das neue Schweizer Datenschutzgesetz sieht Bussgelder von bis zu CHF 150'000 vor, wenn die Richtlinien missachtet werden.

Wie umgehen bei einem Gesetzkonflikt zwischen revDSG und GeBüV?

Nehmen wir an ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen. Für diesen Mitarbeiter wurden aus gesetzlichen Nachweispflichten sämtliche Lohnabrechnungen aufbewahrt. Verlangt dieser Mitarbeiter nach Austritt aus dem Unternehmen eine Löschung dieser Daten kommt es zu einem Gesetzkonflikt. In diesem Fall dürfte das Unternehmen die Löschung der Personendaten verweigern, da die gesetzliche Aufbewahrungspflicht einen Rechtfertigungsgrund für die weitere Aufbewahrung darstellt.

Typische Funktionen: Das sollte dein Archiv können

Es gibt es bestimmte Funktionalitäten, welche die meisten gängigen Archivsysteme abdecken und die erforderlich sind für eine gesetzeskonforme Archivierung. Hier eine Übersicht der wichtigsten Funktionalitäten, die ihr Archivierungssystem abdecken sollte:

• Zugriffssteuerung: Ein Regelwerk aus Benutzerrollen und entsprechenden Zugriffsberechtigungen, um bestimmte vertrauliche oder sensitive Inhalte zu schützen
• Importmechanismen: Eine Erfassungskomponente wie bspw. Drag & Drop, um Daten aus verschiedenen Quellen und in unterschiedlichen Formaten zu importieren und abzulegen
• Indexierung: Eine Möglichkeit zur Erstellung eines Registers aus Schlagwörtern, welche die Eigenschaften eines erfassten Dokuments repräsentieren
• Organisation: Die archivierten Daten sollten systematisch und organisiert abgelegt werden können. beispielsweise mit einer Ordnerstruktur.
• Verknüpfungsschnittstellen: Eine Möglichkeit zur Integration bestehender Anwendungen (z.B. ERP-System), um einen nahtlosen Dokumentenfluss sicherzustellen
• Suchen & Finden: Eine Suchfunktion über indexierte Schlagwörter oder Textinhalte, um die Recherche nach Dokumenten zu vereinfachen
• Protokollierung: Ein Integritätsnachweis in Form einer lückenlosen Protokollierung, um Änderungen und Aktionen rund um archivierte Dokumente nachvollziehbar zu machen
• Verhinderung von Datenlöschung: Daten, die einmal archiviert wurden dürfen für die definierte Archivierungsdauer nicht gelöscht werden.

Welche Lösungen für die digiale Archivierung gibt es?

Die strengen Anforderungen an die digitale Archivierung können überfordernd sein und sind ohne spezialisierte Tools kaum mehr möglich. In der Praxis werden zwar verschiedenste Varianten zur Dokumentenablage eingesetzt, wovon sich aber noch lange nicht alle gleich gut dafür eignen.

Einen Überblick gibt unsere Studie «Digitale Archivierung in Schweizer KMU». Es empfiehlt sich, eine zertifizierte Lösung zu nutzen, um die gesetzlichen Vorgaben tatsächlich einhalten zu können.

Umfrage: So archivieren Schweizer KMU

In dieser Grafik haben wir die aktuell am häufigsten verwendeten Lösungen bei Schweizer KMU dargestellt.

Quelle: E-Archivierung in Schweizer KMU. Franco Loser (2023).

Archivierung mit Papierablage

Gerade für sehr kleine Betriebe kann eine physische Archivierung durchaus sinnvoll sein. In diesem Fall ist es ratsam, Dokumente geordnet und vor Feuchtigkeit, Staub oder Schäden geschützt aufzubewahren.

Die physische Archivierung kann die gesetzlichen Vorgaben zwar erfüllen, ist aber besonders mit zunehmender Unternehmensgrösse fehleranfällig, ineffizient und mittlerweile einfach nicht mehr zeitgemäss.

Digital archivieren mit Hardware – veraltet?

Eine weitere Möglichkeit für die digitale Archivierung ist die Nutzung von Hardware-Komponenten. Damit sind etwa Magnetbänder, Festplatten, Disketten oder WORM-Speicher gemeint.

Diese erlauben häufig eine unveränderbare Speicherung von Informationen und ermöglichen damit eine revisionssichere Archivierung. Allerdings wird der alleinige Einsatz von Hardware kaum mehr den heutigen Ansprüchen gerecht – besonders in Bezug auf die Zugriffsgeschwindigkeit, Funktionsumfang und Schnittstellen zu anderen Systemen wie ERP oder CRM.

Digital archivieren per Software – ein Muss?

Heutzutage gibt es eine breite Auswahl an Software, wovon sich ein Teil besser bzw. weniger gut eignen. Obwohl ERP-Systeme und gewöhnliche Cloud-Ablagen wie OneDrive oder Dropbox häufig eingesetzt werden, sind diese Systeme nicht auf die Langzeit-Archivierung ausgelegt – und damit auch nicht in der Lage, die gesetzlichen Anforderungen der Schweiz einzuhalten.

Um die komplexen Vorgaben einzuhalten, empfiehlt sich der Einsatz ein professioneller Archivierungssysteme. Diese sind speziell auf die digitale Archivierung ausgerichtet. Wichtig ist es, eine zertifizierte Lösung zu suchen, um die gesetzlichen Vorgaben tatsächlich einhalten zu können.

Revisionssicherheit geben viele Systemanbieter als Marketingbegriff an. Das bedeutet aber nicht, dass die im System abgelegten Daten rechtskonform nach der Schweizer GeBüV archiviert sind! Fragen Sie genau nach uns lassen Sie sich das Zertifikat zeigen.

Vorteile von digitale Archivierung in der Cloud

Sowohl Hard- als auch Software kann «inhouse» betrieben oder in die Cloud ausgelagert werden. Die Kombination aus Archivierungssoftware und Cloud ermöglicht eine ortsunabhängige Archivierung und bietet Unternehmen maximale Flexibilität, Verfügbarkeit und Sicherheit.

So ist die Technologie stets auf dem aktuellsten Stand, während mehrere Personen gleichzeitig, jederzeit und von überall auf Daten zugreifen können. Und dies, ohne selbst teure Infrastruktur anschaffen zu müssen.

swiDOC – Die Schweizer Archivierungssoftware für KMU

Die Auswahl an Archivierungssystemen ist breit und kann im Umfang und Kostenfaktor stark variieren. swiDOC wurde speziell auf die Bedürfnisse von kleinen und mittleren Unternehmen ausgerichtet. Die einfach zu bedienende und kostengünstige Applikation ist zertifiziert gemäss den Schweizer Archivierungsvorschriften (GeBüV) und unterstützt KMU bei der revisionssicheren Archivierung.

Intelligente Schnittstellen ermöglichen eine nahtlose und automatisierte Datenablage aus zahlreichen Buchhaltungs-, E-Mail- und ERP-Systemen. Dank Volltextsuche sind wichtige Dokumente innert Sekunden gefunden und über die Cloud von überall und jederzeit verfügbar.