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Was ist swiDOC?
Dokumente rechtskonform. digital. archivieren.
Die Herausforderung
Dokumente archivieren
Jedes Unternehmen verwaltet zahlreiche Geschäftsdokumente und -daten, die es gut auffindbar abzulegen gilt. Heutzutage erfolgt dies häufig in platz- und kostenintensiven Archiven. Stattdessen können geschäftsrelevante Informationen digital aufbewahrt werden, was jedoch strengen rechtlichen Anforderungen unterliegt. Diese Herausforderungen machen die Archivierung zur Herkulesaufgabe – besonders für KMU, die Ihre Ressourcen lieber für das Kerngeschäft statt der Auseinandersetzung mit Rechtsbestimmungen einsetzen.
Die Lösung
Dokumente «swidocen»
«swiDOC» ist die zertifizierte Software zur Archivierung von Geschäftsdokumenten – für kleine und mittelständische Unternehmen. Damit lassen Sie die Papierberge hinter sich und setzen die digitale Datenarchivierung in der Cloud rechtskonform und fälschungssicher um. Scannen Sie Ihre Geschäftsdokumente in allen Formaten ein und legen diese im digitalen Archiv ab. Dort sind sie von überall und über jedes Endgerät abrufbar. Die Software berücksichtigt gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen und macht Veränderungen und Zugriffe Ihrer Dokumente feststellbar. Somit setzen Sie die Compliance sicher und bequem um und können die Ressourcen zur Erreichung unternehmerischer Ziele einsetzen.
Funktionen kennenlernen
Die folgenden Funktionen machen den swiDOC-Service aus.
Dokumente digital ablegen
Eingescannte Dokumente manipulationssicher im Datenraum abspeichern.
Ordner, Subordner, Tags
Mittels gewünschter Ordnerstrukturen können Dokumente einheitlich und bereichsübergreifend abgelegt werden. Falls gewünscht, kann eine Best Practice Ordnerstruktur automatisiert angelegt werden.
Suchfunktion
Die Suchfunktion erlaubt das schnelle Wiederauffinden von abgelegten Dokumenten.
Automatische Löschung
Nach Ablauf der rechtlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist werden die Dokumente automatisch aus dem Archiv gelöscht.
Zugriffs- & Bearbeitungshistorie
Verfolgen Sie jede Bearbeitung, Löschung und jeden Zugriff im dokumentenspezifischen Audit Trail. Über Admin-Rollen kann einzelnen Usern der Zugriff auf bestimmte Daten gewährt bzw. verweigert werden.
Jederzeit überprüfbar
Ihre Dokumente werden mit einem Zeitstempel versehen, wodurch ihre Echtheit jederzeit überprüft und nachgewiesen werden kann.
Höchtste Verfügbarkeit
Rufen Sie die gewünschten Dokumente jederzeit und über jedes Endgerät von der Cloud ab.
Vereinfachte Compliance
Die Erfüllung der rechtlichen Pflichten ist garantiert – die Software wurde speziell auf die Anforderungen der GeBüV zugeschnitten.
Wovon kann profitiert werden?
Die Vorteile auf einen Blick
Rechtskonforme Archivierung
swiDOC wurde speziell auf die rechtlichen Anforderungen der Datenarchivierung zugeschnitten. Änderungen von Dokumenten werden nachvollziehbar und Zugriffe werden aufgezeichnet. Diese Informationen werden für jedes Dokument in einem Event Trail fälschungssicher festgehalten. So bewahren Sie Ihre Dokumente rechtskonform nach GeBüV und MWSTG auf.
Individualisierbare Ablage
Legen Sie Ordnerstrukturen passend zur spezifischen Unternehmensstruktur an und versehen Sie Dokumente mit diversen Tags. Bilden Sie bereichsübergreifende Ablagen und bestimmen Sie bereichsspezifische Ablagen mit eingeschränktem Zugriff. Durch das Erteilen von Rollen bestimmen Sie selbst, wer welche Informationen einsehen, editieren und herunterladen soll. So werden schützenswerte Kundendaten sowie Geschäftsgeheimnisse sicher gewahrt.
Effiziente Administration
Mit swiDOC eliminieren Sie zeitintensive manuelle Prozesse und profitieren von automatisierten Ausführungen. Optimieren Sie administrative Abläufe im Unternehmen; Papierdokumente können nun digital verwaltet werden, doppelt abgelegte Dokumente werden automatisch erkannt und zum Wiederauffinden von Informationen bietet sich die Suchfunktion an.
Verstärkte Datensicherheit
Der Einsatz modernster Technologie minimiert das Risiko von Manipulationsversuchen. Jedes Ihrer Dokumente wird mit einem Integritätssiegel versehen, was dessen Originalität jederzeit überprüfbar und nachweisbar macht – und dies ohne, dass wir den Inhalt Ihrer Daten einsehen können.
Flexible Zugriffsmöglichkeiten
Durch den Einsatz von Cloud-Technologie sind Ihre Dokumente jederzeit, an jedem Ort und von jedem Endgerät zugänglich. Rufen Sie die geschäftsrelevanten Informationen bequem im Büro, zu Hause oder unterwegs ab – per PC, Tablet oder Smartphone.
Zertifiziertes CH-Rechenzentrum
Ihre Dokumente werden bei uns sicher aufbewahrt. Das entsprechende Rechenzentrum ist ISO 27001 zertifiziert und befindet sich in der Schweiz.
Rechtskonformes Archivieren kostenlos 30 Tage testen!
Mit der Registrierung können die Funktionen von swiDOC 30 Tage kostenlos getestet werden. Wir wünschen Ihnen bereits jetzt viel Spass beim «swidocen» von ihren geschäftsrelevanten Dokumenten.
