Hallo Markus, möchtest du dich kurz vorstellen?

Ich bin seit über 31 Jahren selbstständiger Treuhänder. Nebst der traditionellen treuhänderischen Betreuung von vielen KMU-Kunden habe ich mich in den letzten Jahren auch verstärkt der digitalen Entwicklung in der Treuhandbranche gewidmet und mich weitergebildet. Ich durfte dabei schon viele digitale Projekte mit und in KMU umsetzen und agiere heute auch als Senior Consultant.

Warum hast du dich für eine digitale Archivierung entschieden?

swiDOC ist ein eher junges Produkt, das sich im Bereich der digitalen Archivierung bemerkbar machte – deutlich schlanker und einfacher als andere Archivierungstools. Wir selbst arbeiten schon seit Jahren mit der DMS- und Archivlösung Kendox. Daher wissen wir, was es bedeutet, in Zusammenarbeit mit Kunden digital zu archivieren. Aus verschiedenen Gründen waren wir offen für alternative Lösungen. Daher kam uns swiDOC sehr gelegen, und ihr habt auch unsere Voraussetzung der Konformität mit der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) erfüllt. Gerade für kleinere Firmen, die Wert auf eine gesetzeskonforme und preiswerte digitale Archivierung legen, können wir nun swiDOC einsetzen. Die Kunden können sich darin sehr leicht zurechtfinden und gelangen schnell zu ihren Unterlagen. Das war eigentlich meine Motivation hinter der Einführung von swiDOC.

Wie hast du die Einführung von swiDOC erlebt?

Da wir als Treuhand bereits lange Erfahrung mit dieser Form von gesetzlicher Archivierung hatten, war die Einführung von swiDOC einfach und unkompliziert – viele Begriffe und Strukturen waren uns bereits bekannt.

Wie hat sich dein administrativer Alltag in der Folge verändert?

Ich habe deutlich weniger physische Eingangspost der Mandanten. Dadurch fällt viel manuelles Handling weg, und es fallen viel weniger Kosten für die physische Archivierung an. Unsere Kunden können beispielsweise eine Personalakte digital einreichen oder diese direkt selbst gesetzeskonform in swiDOC ablegen. Dadurch haben wir viel weniger physische Unterlagen bei uns. Für mich ist der ortsunabhängige Zugriff auf Mandantenakten sehr wichtig. Egal wo ich mich befinde, ich kann immer auf das Archiv zugreifen. Das sind alles wesentliche Erleichterungen.

Meine Kunden profitieren von den gleichen Vorteilen wie ich – es ist beidseitig. Ihre Dokumente werden digital abgelegt, sodass kein Papier mehr aufbewahrt werden muss. Das Hochladen ist von überall möglich, zum Beispiel per App aus dem Urlaub, und auch der Zugriff kann von überall erfolgen, sei es unterwegs im Zug oder im Büro. Hat man sich einmal daran gewöhnt, ist ein Schritt zurück kaum mehr vorstellbar.

Du archivierst für deine Kunden direkt aus Proffix. Wie funktioniert das?

Genau, wir arbeiten unter anderem mit der ERP-Lösung Proffix. Für die Synchronisierung der Belege aus Proffix nach swiDOC nutzen wir die spezielle Schnittstellensoftware «watoConnect». Dieses frei konfigurierbare Tool erlaubt es, auf sämtliche Datenbankdaten individuell zuzugreifen. Das heisst, ich kann für jeden Mandanten gezielt bestimmen, welche Daten ich von Proffix nach swiDOC archivieren möchte – sehr komfortabel. Diese Synchronisierung funktioniert bei uns für die Module Auftragsverwaltung, Kreditoren-, Lohn- und Finanzbuchhaltung, und dies entweder auf Knopfdruck oder automatisiert über Nacht. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Schnittstelle flexibel ist und auch andere Systeme wie Abacus, Topal oder Sesam unterstützt.

Zudem können die Dokumente mithilfe von Verschlagwortung direkt an die richtigen Stellen in einer vordefinierten Ordnerstruktur archiviert werden. Beispielsweise arbeiten wir bei einem grösseren Mandanten mit Kostenstellen im Proffix. Dank der Schnittstelle lassen sich die Belege nach Kostenstelle sortiert in vordefinierte Ordnerstrukturen bei swiDOC synchronisieren und ablegen. Die Belege sind also gleich auf Anhieb in den Zielordnern zu finden, die dafür bestimmt wurden.

Was ist dein Lieblings-Feature?

Für mich als Treuhänder ist es super, dass ich mit einem Account das Archiv für mehrere Mandanten verwalten kann, und zwar ganz egal, welches Buchhaltungssystem diese nutzen. Wir sind neben Proffix auch Partner von bexio, was es für uns zusätzlich spannend macht. Es ist sehr übersichtlich und man kann sehr schnell von Mandant Meier zu Mandant Müller wechseln. Diese Mandantenfähigkeit ist für uns Treuhänder sehr cool.

Was sagen deine Kunden zu swiDOC?

Die Kunden sind von der einfachen Handhabung des Tools begeistert. Es beinhaltet viele praktische Features. Insgesamt trägt es einfach zu einer transparenten und effizienten Zusammenarbeit mit dem Treuhänder bei, was schlussendlich auch monetäre Vorteile für den Kunden bringt. Für mich gibt es allerdings eine kleine Voraussetzung: Die Konsequenz. Es benötigt auch im digitalen Bereich eine gewisse Disziplin, die Dokumente konsequent und sauber abzulegen. Und damit entsteht dann der grosse Mehrwert und die Win-Win-Situation für Kunde und Treuhänder.

Was sind für dich die grössten Vorteile von swiDOC gegenüber Konkurrenzprodukten?

Der grösste Vorteil ist für mich das einfache Handling. Sowohl ich als Treuhänder als auch meine Kunden benötigen keine besonderen IT-Kenntnisse, um mit dem digitalen Archiv zu arbeiten. Bei anderen mir bekannten Lösungen entstehen allein für die Paremetrisierung deutlich höhere IT-Kosten und auch mehr Aufwand. Hingegen kann ich bei swiDOC gewisse Konfigurationen zu 100% alleine machen, für die ich ansonsten externe IT-Unterstützung benötigt hätte. Das ist ein grosser Vorteil. Auch bei der alltäglichen Nutzung sind meine Kunden sehr schnell dazu in der Lage, einen Ordnern zu erstellen, zu verschieben oder ein Dokument zu finden – ohne ständig den Treuhänder fragen zu müssen. Man kann vieles mithilfe der Tutorials lösen. In dieser Hinsicht ist die Einfachheit wirklich ein Differenzierungsmerkmal.

Wie würdest du swiDOC in 3 Worten beschreiben?

Das kann ich dir sagen, ohne gross zu überlegen. Die drei wesentlichen Komponenten von swiDOC sind für mich: einfach, preiswert, gesetzeskonform.