In die Schweiz wird die Art und Weise, wie geschäftsrelevante Informationen aufbewahrt werden, durch das Recht reguliert. Einschlägig sind hierbei primär das Obligationenrecht (OR), das Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) sowie die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV). Darin werden unter anderem Anforderungen zu Archivierungsfrist und eingesetzten Technologien gestellt sowie die Einhaltung bestimmter Grundsätze (sog. Grundsätze ordnungsgemässer Aufbewahrung) gefordert.

Unsere Ergebnisse zeigen, dass Schweizer KMU ihr Bewusstsein über die Rechtsvorschriften grundsätzlich hoch einschätzen. Die Bestimmungen aus OR (98%) sowie MWSTG (95%) sind beinahe allen befragten KMU gänzlich oder zumindest teilweise bekannt. Hingegen zeigt sich, dass das Bewusstsein über die GeBüV etwas tiefer ausfällt.

Bei der Gegenüberstellung von physischer und digitaler Archivierung stellte sich heraus, dass die digitale Variante bereits weit fortgeschritten ist. Zumal gaben nahezu alle Teilnehmer (96%) an, mindestens einen bestimmten Teil ihrer Geschäftsunterlagen in elektronischer Form aufzubewahren. Hingegen wird kaum mehr (4%) auf die reine Archivierung in Papierform gesetzt. Spannend wird es beim Vergleich der verschiedenen Grössenkategorien der Unternehmen. Hierbei sind es besonders die kleinen Unternehmen (Mikrounternehmen), die bereits vollständig digital archivieren.

In einem zweiten Schritt kann die Archivierungsform von ausgewählten Unterlagen und Dokumenten untersucht werden. Dabei wird der Digitalisierungsgrad von den Konti und Journalen (76%) angeführt, gefolgt von den Geschäftskorrespondenzen (68%). Diese beiden Arten der Geschäftsunterlagen werden am häufigsten digital aufbewahrt.

Auf der anderen Seite bleiben die Befragten am ehesten bei Verträgen hartnäckig, welche im Vergleich den tiefsten Digitalisierungsgrad (39%) aufweisen. Generell zeigt sich, dass die digitale Aufbewahrungsform besonders bei Unterlagen der Buchführung am weitesten verbreitet unter Schweizer KMU ist.

Die Landschaft an Lösungen und Systemen für die digitale Archivierung ist breit. Auch in Schweizer KMU reicht das Spektrum von alleiniger Hardware über ERP-Systeme bis hin zu dedizierten Archivierungssystemen. Allerdings ist eine Variante besonders weit verbreitet: Zwei aus drei Unternehmen (65%) nutzen bestehende Fachanwendungen oder ihr ERP-System als Ablage für Dokumente.

Während kaum mehr ein Unternehmen (2%) auf unveränderbare optische Speichermedien setzt, greifen einige (42%) nach wie vor auf Festplatten, Magnetbänder oder Disketten für die Datenarchivierung zurück. Ebenfalls beliebte Tools scheinen klassische Cloud-Ablagen (37%) wie Dropbox oder OneDrive sowie Microsoft SharePoint (37%) zu sein. Rund jedes dritte Unternehmen (37%) setzt zudem dedizierte Software wie DMS-, ECM- oder Archivlösungen ein. Hierbei ist eine steigende Verwendung mit der Unternehmensgrösse erkennbar.

Von Effizienzsteigerungen bis hin zur Kostenreduktion – eine digitale Archivierung bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen. Ein Blick auf die Resultate verrät, dass diese auch von den Schweizer KMU erkannt werden. Das wohl grösste Potenzial sehen die Teilnehmer im schnelleren Wiederfinden archivierter Inhalte (83%), der Verfügbarkeit von Informationen unabhängig von Zeit und Ort (82%) sowie der generellen Verringerung der Papierflut und der damit einhergehenden Platzersparnis (77%).

Weiter versprechen sich Schweizer KMU durch die digitale Archivierung mehr Ordnung und Übersicht in der Dokumentenablage (57%), eine Reduktion von Kosten und administrativem Aufwand (49%) sowie die erleichterte Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien (41%). Einige Teilnehmer sahen zudem den Schutz vor Informationsverlust (38%) wie auch eine erhöhte Transparenz (36%) als Chancen oder nannten unter «Sonstiges» zusätzlich den Umweltgedanken einer Papierreduktion als Vorteil.

Neben den zahlreichen Chancen bestehen ebenfalls Schwierigkeiten, die Unternehmen an einer Einführung von digitaler Archivierung hindert. Die befragten KMU sehen mangelnde interne Kenntnissen (34%) als die grösste Herausforderung für die Implementierung an. Dies dürfte dadurch begründet sein, dass KMU aufgrund ihrer Unternehmensgrösse und Ressourcenknappheit häufig über keine ausgeprägte IT-Abteilung verfügen.

Nichtsdestotrotz werden auch die Unklarheit über rechtliche Anforderungen (30%) sowie der potenzielle Widerstand innerhalb des Unternehmens (29%) als Hindernisse wahrgenommen. Für einen Viertel der KMU (25%) sind Sicherheitsbedenken einschlägig oder sie möchten nicht auf eine digitale Archivierung umstellen, da sich die Archivierung in Papierform schlichtweg bewährt hatte. Generell fällt beim Vergleich von den Häufigkeiten der Chancen und Herausforderungen auf, dass besonders die positiven Aspekte von Schweizer KMU wahrgenommen werden.

Die folgende Abbildung gibt Auskunft über das Budget für die Einführung digitaler Archivierungslösungen. Die Zahlen fallen unterschiedlich aus, je nach dem, ob bei den Teilnehmern eine Einführung in den nächsten Jahren aktiv geplant ist (24%), die Einführung eines solchen Systems im Unternehmen bereits erfolgte (35%) oder ausdrücklich von einer Implementierung abgesehen wird (41%).

Das Budget für bereits erfolgte Einführungsprojekte wird auf der linken Seite des Bildes als Budget-Aufwendung dargestellt. Die Zahlen zur Budget-Planung in der Mitte des Bildes stellen die Budgets derjenigen KMU dar, bei denen die Einführung bevorsteht. Schliesslich signalisiert die Budget-Bereitschaft die Beträge, welche KMU, die von einer Implementierung absehen, bereit wären zu bezahlen.

Oft heisst es, dass es in KMU die Geschäftsleitung selbst ist, die sich um IT- und Digitalisierungsprojekte kümmert. Dasselbe kann bei Einführungsprojekten im Rahmen von digitaler Archivierung beobachtet werden, wie aus den Ergebnissen hervorgeht. Bei neun von zehn KMU (94%) würde die Geschäftsleitung in die Einführung involviert, gefolgt von der IT-Abteilung (73%), sofern eine solche besteht, sowie der Finanz-Abteilung (55%).

Interessant erscheinen hierbei die unterschiedlichen Ausprägungen einzelner Abteilungen zwischen den Grössenkategorien. Während die Geschäftsleitung bei allen Teilnehmern eine Schlüsselrolle trägt, steigt die Relevanz spezifischer Unternehmensbereiche erst mit zunehmender Unternehmensgrösse. So wird der Personalbereich nur bei 21% der Mikrounternehmen, allerdings bei 54% der mittleren Unternehmen beigezogen. Erwähnenswert ist ausserdem, dass nur ein Viertel der KMU (26%) die tatsächlichen Anwender beteiligen würde, obwohl dessen Einbeziehung einen wesentlichen Erfolgsfaktor darstellt.

Da Einführungsprojekte im Bereich digitaler Archivierung je nach Lösung einen grossen Umfang annehmen und spezifische Fähigkeiten erfordern können, ist bei KMU das Hinzuziehen von externen Experten wahrscheinlich. Die Ergebnisse betonen hierbei die Bedeutung der IT-Beratung. Für über die Hälfte der Schweizer KMU (58%) stellt der IT-Berater die erste Anlaufstelle dar. Weiter erhofften sich knapp die Hälfte der KMU Unterstützung vom Anbieter der Archivlösung (47%) oder vom Anbieter der bestehenden IT-Systemen (46%).