Dokumente rechtskonform. digital. archivieren?
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SUCCESS STORY

Wie SEBONA Treuhand die digitale Archivierung für ihre Mandanten meistert

Seit über drei Jahren hilft das Treuhandbüro SEBONA seinen Kunden, den finanziellen Erfolgskurs zu halten – von der Buchhaltung bis Spezialberatungen. Mit der gesetzeskonformen Buchführung und Archivierung durch bexio und swiDOC gewinnen sie wertvolle Zeit für die persönliche Kundenbetreuung zurück. Im Interview erklärt Geschäftsführer Sebastian Böhner, wie die automatisierte Archivierung ihre Prozesse vereinfacht und seinen Mandanten den Rücken frei hält.

GRÖSSE
3 Mitarbeitende

BRANCHE
Treuhand

LIEBLINGSFUNKTION
Integration zu bexio

Sebastian Böhner

Inhaber und Geschäftsführer der SEBONA Treuhand Böhner

Sebastian, möchtest du dich kurz vorstellen?

Ja, sicher. Mein Name ist Sebastian Böhner und ich bin nun seit dreieinhalb Jahren selbstständig. Schon davor war ich eigentlich immer im Finanz- und Rechnungswesen tätig. Heute sind wir mit unserem Team aus 3 Leuten in Kloten zu Hause und betreuen Unternehmen des gesamten KMU-Spektrums – von Buchhaltung über Lohnadministration und Steuererklärungen bis hin zu Firmengründungen. Eigentlich bei allem, was so dazu gehört.

 

Du hast dich letztes Jahr für swiDOC entschieden. Wie kam es dazu?

Der ausschlaggebende Punkt war für uns die Anbindung zu bexio, worüber wir bereits mit sehr vielen Kunden online arbeiten können. bexio hat aber den Nachteil, dass angehängte Belege nicht gemäss der Geschäftsbücherverordnung archiviert werden. Zudem stehen Kunden vor Herausforderungen, wenn sie das System einmal wechseln wollen: Wie kriege ich meine Daten da raus? Im schlimmsten Fall muss die Lizenz weiterhin bezahlt werden. Durch swiDOC können meine Kunden normal mit bexio weiterarbeiten, während alle ihre Belege im Hintergrund unabhängig und rechtlich archiviert werden. Meine Kunden haben keinen Mehraufwand und gleichzeitig kann ich als Treuhänder sicherstellen, dass alle notwendigen Dokumente immer vorhanden sind. Die Anbindung an bexio war damals der Hauptgrund.

«Meine Kunden haben keinen Mehraufwand und gleichzeitig kann ich als Treuhänder sicherstellen, dass alle notwendigen Dokumente immer vorhanden sind.»

Wie hast du die Einführung von swiDOC in Erinnerung?

Das ist schon eine Weile her. Grundsätzlich war die Einführung kurz und daher gut. Mit einer leichten Affinität zu EDV ist das System relativ selbsterklärend. Auch die Anbindung an bexio ist kein Hexenwerk, sondern mit zwei, drei Klicks und einer Eingabe der Login-Daten erledigt. Man muss dafür nicht kompliziert programmieren. Wir hatten das also einmal eingerichtet und geschaut, wie man einen Ordner anlegt – dann war die Sache aufgesetzt. Bräuchte man drei Wochen für die Einführung, wäre das ziemlich anstrengend und zeitintensiv. Von daher hat das mit euch wirklich super gepasst.

 

Wie hat sich dein administrativer Alltag in der Folge verändert?

Ich habe einfach die Sicherheit, dass die Unterlagen meiner Kunden sicher archiviert sind. Ganz zu Beginn hat man noch eine Weile geklickt, um 300 Belege hochzuladen (lacht). Aber mittlerweile kann alle Dokumente ganz einfach regelmässig synchronisieren. Das System erkennt, was bereits hochgeladen wurde und was nicht. Das macht die Ablage sehr einfach. Und ich habe einfach die Sicherheit, zu wissen, dass alle Dokumente archiviert sind und ich sie jederzeit finden kann. Über Zugriffsrechte kann ich sicherstellen, dass meine Kunden oder mein Team nicht versehentlich Sachen löschen. Es macht das Archivieren einfach viel einfacher, weil du dich nicht mehr gross darum kümmern musst.

«Das System erkennt, was bereits hochgeladen wurde und was nicht. Das macht die Ablage sehr einfach.»

Du nutzt swiDOC schon seit einiger Zeit. Was ist dein Lieblings-Feature?

Der Datenabgleich mit bexio. Ich muss aber auch ehrlich eingestehen, dass ich einige Funktionen noch gar nicht ausprobiert habe. Es gäbe ja auch noch die Integration mit OneDrive oder E-Mail, was ich persönlich aber nicht nutze. Hauptsächlich hilft mir swiDOC wirklich beim Datenabgleich mit bexio. Da ist es eine enorme Erleichterung, weil ich nicht mehr Hunderte Belege manuell herumschieben oder irgendwelche Sharing-Links mit dem Kunden hin- und herschicken muss. Ich weiss einfach, dass alle Dokumente aus der Buchhaltung auch direkt in meinem Archiv verstaut sind.

 

Archiviert ihr neben Buchhaltungsdokumenten noch weitere?

Hauptsächlich sind es Dokumente aus der Buchhaltung. Es gibt aber natürlich auch Mehrwertsteuerabrechnungen, Jahresabschlüsse, Kontenblätter, Buchungssjournale und Steuererklärungen. Eigentlich alle Dokumente, die ich gesichert haben möchte und nicht gelöscht werden sollten, und zwar für die Ewigkeit, in Anführungszeichen. Theoretisch könnte man ja alles im Archiv ablegen. Wir archivieren aber die Dokumente, die wirklich archiviert oder dokumentiert werden müssen. Alles, was das Daily Business betrifft, legen wir anderweitig ab.

«Die Einfachheit ist ein grosser Vorteil. Mit einer leichten Affinität für EDV ist das System relativ selbsterklärend.»

Teilt ihr die Datenablage auch mit Kunden oder der Steuerrevision?

Für drei Kunden, die von sich aus elektronisch ablegen möchten, habe ich den geteilten Zugriff eingerichtet. Dort arbeiten wir nun gemeinsam mit dem Archiv. So können sie auch selbstständig wichtige Dokumente ablegen und ihr bexio verbinden, wenn sie das möchten. Für Unternehmen, die bereits etwas digital unterwegs sind und das Papier im Büro loswerden möchten, ist das eine super Alternative. Zwar legen sie dann teilweise auch ganz andere Dokumente darin ab, was man aber einfach über Ordnerstrukturen regeln kann. Im einen Ordner sind dann beispielsweise nur rechtlich relevante Dokumente und im anderen kann sich der Kunde austoben. Für den Kunden ist es also frei gestaltbar und daher eine gute Sache. Auch bei einer Revision könnte man der Steuerrevision Zugriff auf das Archiv geben, um die Gesetzeskonformität nachzuweisen. Das mussten wir bisher aber noch nie machen.

 

Schrumpft dadurch das Papierarchiv im Keller deiner Kunden?

Über alle Kunden gesehen ist das sehr ausgewogen. Die einen möchten weiterhin alles in Papierform, weil es ihnen eine gewisse Sicherheit gibt – manchmal ist es auch einfach angenehm, ein Stück Papier vor sich zu haben. Dann gibt es andere, die wirklich komplett auf Papier verzichten möchten und bereits alles über E-Bills und PDFs abwickeln. Es gibt also noch beide Lager. Auf jeden Fall macht die digitale Variante die Kommunikation zwischen mir und meinen Kunden deutlich schneller. Wenn der Kunde beispielsweise einen Beleg per App einscannt, sehe ich diesen im selben Moment schon bei mir. Und man muss sich nicht ständig physische Ordner hin- und herschicken. Es gibt aber auch diejenigen, die ihre Dokumente digital in swiDOC und zusätzlich noch physisch bei sich aufbewahren – quasi die doppelte Absicherung. Generell weiss ich nie, ob die Kunden das auch wirklich so aufbewahren, wie sie es sollten. Wenn es dann zusätzlich nochmal elektronisch gesichert ist, sind einfach alle auf der sicheren Seite.

«Das klingt jetzt doof, aber du musst nicht besonders intelligent oder ein totaler IT-Crack sein, um es bedienen zu können.»

Was sind für dich die grössten Vorteile von swiDOC gegenüber Konkurrenzprodukten?

Die Einfachheit. Das klingt jetzt doof, aber du musst nicht besonders intelligent oder ein totaler IT-Crack sein, um es bedienen zu können. Sobald bexio einmal verbunden ist, weiss ich immer, wo meine Dokumente liegen und welche ich noch zu archivieren habe. Das System nennt dir die relevanten Debitorenbelege, Spesenbelege oder Lieferantenrechnungen und zeigt dir mit einem «Häckchen», was du bereits archiviert hast und was nicht. Ich kann einfach sagen: Synchronisiere mir alles, und das tut es dann. Diese Einfachheit ist wichtig, das habe ich vorhin schon betont. Wäre es zu kompliziert, würden es die Leute in der Praxis nicht machen. Daher denke ich, ist der grösste Vorteil wirklich die Einfachheit.

 

Gibt es noch etwas, das du zum Abschluss loswerden möchtest?

Zu Beginn war der limitierte Upload etwas mühsam, gerade wenn man Dokumente eines ganzen Jahres hochladen sollte. Aber das habt ihr mittlerweile gelöst, daher ist das kein Problem mehr. Auch die Kosten sind völlig okay. Sie sind in einem tiefen Bereich, sodass ich sie auch dem Kunden verrechnen könnte – vielleicht sogar mit einer kleinen Marge für den administrativen Aufwand. Es ist nicht so teuer wie manche Konkurrenzprodukte. Wenn ich als kleine Firma 100 bis 200 Franken pro Monat für die Archivierung bezahlen müsste, würde ich davon absehen. Ich finde, bei euch stimmt dieses Verhältnis zwischen Kosten und Nutzen. Stand jetzt bin ich zufrieden mit dem Ganzen.

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