Dokumente rechtskonform. digital. archivieren?
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SUCCESS STORY

SA-Treuhand – Mehr Zeit und Sicherheit dank digitaler Archivierung

Als selbstständige Treuhänderin unterstützt Sabrina Affolter zahlreiche Kleinunternehmen bei der Finanz- und Lohnbuchhaltung. Dank swiDOC konnte sie die Papierablage in ihrem Treuhandbüro durch eine völlig digitale und revisionssichere Archivierung direkt aus bexio ersetzen. Im Gespräch teilt Sabrina ihre positiven Erfahrungen mit uns und verrät, warum sie swiDOC schon bald auch bei ihren eigenen Kunden einsetzen will.

Erfolgsgeschichte SA-Treuhand

UNTERNEHMEN
SA-Treuhand GmbH

GRÖSSE
Selbstständig

BRANCHE
Treuhand

LIEBLINGSFUNKTION
Volltextsuche

Sabrina Affolter

Selbstständige Geschäftsführerin der SA-Treuhand GmbH

Magst du dich und dein Unternehmen einmal vorstellen?

Gerne. Ich bin Sabrina Affolter und habe vor rund vier Jahren damit begonnen, meine eigene Firma im Treuhandbereich aufzubauen. Dies geschah damals parallel zu meiner Anstellung als Buchhalterin. Heute arbeite ich ungefähr «fifty-fifty» für beide Unternehmen. Als selbstständige Treuhänderin fokussiere ich mich auf die Finanz- und Lohnbuchhaltung von kleinen Firmen – sprich Einzelunternehmen und GmbH's aus verschiedensten Branchen. Vom Restaurant über eine private Spitex bis hin zum Velo-Mechaniker ist alles dabei.

 

Was hat dich dazu bewegt, mit der digitalen Archivierung zu starten?

Schon vor einigen Jahren wurde ich auf das Thema aufmerksam, als ich noch als Buchhalterin in einer Grossfirma tätig war und wir dort auf eine digitale Buchhaltung umgestiegen sind. Bei meinem eigenen Treuhandunternehmen arbeite ich wie gesagt mit Kleinunternehmen zusammen. Dort sehe ich zur Archivierung, dass die digitalen Belege lokal gespeichert werden, was natürlich nicht besonders gesetzeskonform ist. Es ist immer etwas eine Grauzone. Aus diesem Grund suchte ich nach einer gesetzeskonformen Lösung, die auch kleine KMU-Kunden bezahlen können. Andere Lösungen sind meiner Meinung nach eher auf grosse Unternehmen ausgerichtet und eignen sich aus finanzieller Sicht, aber auch wegen der Einrichtung, nicht für kleinere Firmen.

«Ich suchte nach einer gesetzeskonformen Lösung, die auch kleine KMU-Kunden bezahlen können.»

Du hast dich für swiDOC entschieden. Wie hast du die Einführung in Erinnerung?

Ich erinnere mich, dass swiDOC in einem Webinar von bexio kurz vorgestellt wurde. Schon damals hatte ich den Eindruck, dass es ein relativ einfaches System ist. Daraufhin registrierte ich mich einfach einmal und testete das Ganze. Weil ich selbst bexio nutze und eure Archivlösung eigentlich auf Knopfdruck mit bexio zusammenarbeitet, war die Einrichtung sehr einfach. Ich benötigte nicht erst eine Schulung. Klar gab es einige Kleinigkeiten, die ich dann via E-Mail nachfragen konnte. Ich finde, es ist eigentlich ein selbsterklärendes System. Sehr benutzerfreundlich.

 

Wie hat sich dein administrativer Alltag in der Folge verändert?

Ich nutze swiDOC momentan für die Archivierung in meiner eigenen Treuhandfirma. Zuvor musste ich meine Papiere jeweils einscannen, in bexio erfassen, und zur Sicherheit noch einmal lokal speichern – sollte bexio aus irgendeinem Grund mal nicht mehr funktionieren. Das muss ich jetzt nicht mehr. Ich brauche auch keine Papierablage mehr. Ich kann zwar nicht behaupten, dass ich dadurch gleich unzählige Stunden einspare, aber es erleichtert mir diesen Prozess.

«Weil ich selbst bexio nutze und eure Archivlösung eigentlich auf Knopfdruck mit bexio zusammenarbeitet, war die Einrichtung sehr einfach.»

Du nutzt swiDOC schon seit einiger Zeit. Was ist dein Lieblings-Feature?

Ich finde die Suchfunktion sehr praktisch, auch wenn ich darin noch nicht so geübt bin. Teilweise finde ich den Beleg noch nicht auf Anhieb. Ich gehe aber davon aus, dass das eher an mir als am System liegt (lacht). Auf jeden Fall ist es sehr praktisch, einen Beleg ganz leicht über die Rechnungsnummer finden zu können – und dies unabhängig von bexio. Ich finde es auch toll, dass ich externe Zugriffe erteilen kann, bspw. bei einer Steuerrevision oder wenn mein Geschäftsführer gerade ein wichtiges Dokument benötigt.

 

Welche Dokumente archivierst du damit am häufigsten?

Aktuell sind dies hauptsächlich Lieferanten- und Kundenrechnungen, aber auch alle Versicherungsverträge sind bei mir in swiDOC abgelegt. Einmal im Jahr archiviere ich zudem den gesamten Jahresabschluss mit den Anhängen und allen dazugehörigen Informationen. Und im Bereich der Lohnbuchhaltung sind es die Datenblätter sowie die einzelnen Lohnjournale, die ich ebenfalls digital archiviere.

«Ich finde es sehr praktisch, auch ältere Belege mit einem Klick visualisieren zu können.»

Was sind für dich die grössten Vorteile von swiDOC gegenüber Konkurrenzprodukten?

Die Lösungen, die mir bekannt sind, sind ELO Digital Office und swiDOC. Von daher ist sicherlich das Preis-Leistungs-Verhältnis ein Vorteil von swiDOC. Auch die direkte Schnittstelle zu bexio ist sehr hilfreich, da ich selbst viel mit bexio arbeite. Die Einfachheit ist ein weiterer Vorteil. Es entsteht kein grosser Aufwand, um das gesamte System einzurichten und auch nicht, um im Alltag schliesslich die Belege zu archivieren. Gerade für kleine Unternehmen finde ich das wichtig, da umfangreiche Einführungsprojekte bei diesen nicht so einfach zu bewältigen sind – sowohl zeitlich als auch finanziell.

 

Du möchtest swiDOC bald auch deinen Kunden anbieten. Warum?

Ich möchte denjenigen Kunden, die bereits ein wenig digital unterwegs sind, eine Lösung bieten, um Belege wirklich revisionssicher abzulegen. Und zwar ohne die Gefahr, dass irgendeinmal Probleme mit dem Steueramt oder der Mehrwertsteuer auftreten, nur weil die Dokumente nicht in einem ordentlichen digitalen Archiv abgelegt waren.

«Ich finde, es ist eigentlich ein selbsterklärendes System. Sehr benutzerfreundlich.»

Wie würdest du swiDOC in drei Worten beschreiben?

Ich bin eher ein Zahlen- wie ein Texte-Mensch (lacht). Ich würde sagen: Ein toller bexio-Partner.

 

Toll! Und wo trifft man dich ausserhalb der Arbeit an, Sabrina?

Entweder findet man mich in einem Pferdestall oder bei meinen Hühnern. Ansonsten bin ich häufig mit meiner Laufgruppe unterwegs oder mit meinem Partner in der Bergen. Ich mag Tiere und die Natur besonders gerne.

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