Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Die Preise von swiDOC orientieren sich an der Anzahl der Nutzer, der Speicherkapazität und der Laufzeit des Abonnements. Je mehr Nutzer und Speicherplatz benötigt wird, desto höher der Preis. Bei einer Laufzeit von über einem Jahr profitieren Sie von günstigeren Konditionen. Alle Pakete ansehen.

Nein, eine Installation ist nicht notwendig, da swiDOC eine Web-Applikation ist. Sie können einfach über Ihren bevorzugten Webbrowser auf swiDOC zugreifen und und schon sind Sie startklar für die Archivierung und Verwaltung Ihrer Dokumente.

Ja, bei swiDOC können Sie zwischen einer monatlichen und einer jährlichen Zahlungsweise wählen. Bring mich zu den Paketen.

Sie können zwischen verschiedenen Zahlungsmethoden wählen. Sie können sowohl per Kreditkarte als auch per Rechnung bezahlen.

Während der kostenlosen Testphase haben Sie Zugriff auf alle Funktionen von swiDOC. Hier sind einige Beispielfunktionen, die Ihnen swiDOC bietet:

• Dokumente ablegen und archivieren
• Dokumente wiederfinden und herunterladen
• Mehrere Nutzer hinzufügen
• Archivzutritte und Bearbeitungen überwachen

Nach Ablauf der kostenlosen Testphase erlischt der Zugang zu Ihrem swiDOC-Archiv, sofern kein kostenpflichtiges Abonnement abgeschlossen wurde. Wenn Sie jedoch bis zum Ende der Testphase ein Abonnement abschliessen, können Sie den für die Testphase registrierten Account sowie alle während der Testphase abgelegten Dokumente weiterhin nutzen.

Sollte Ihre Testphase ohne Abschluss eines kostenpflichtigen Abonnements ausgelaufen sein, so können Sie dies auch nachträglich tun und erhalten wieder Zugriff auf Ihre Daten.

Ja, Sie können Ihren Plan jederzeit ändern. Wenn Sie beispielsweise während des Testzeitraums feststellen, dass Sie mehr Speicherplatz oder Benutzer benötigen, können Sie problemlos auf einen höheren Plan wechseln. So funktioniert's.

swiDOC ist ein Kooperationsprojekt der OriginStamp AG aus Kreuzlingen und der meinThurgau AG aus Weinfelden. Partner erkundigen.

Ein digitales Archiv ist ein geschützter Datenraum für die elektronische Speicherung von Dateien und Dokumenten.

Ein digitales Archiv sorgt dafür, dass relevante Unterlagen sicher, vor äusseren Einwirkungen geschützt und den gesetzlichen Anforderungen entsprechend aufbewahrt werden. Zudem ermöglicht es Ihnen, Geschäftsunterlagen einfach zu organisieren, zu durchsuchen und zu sichern. Im Gegensatz zu physischen Archiven wird kein Platz für Schränke oder Aktenordner benötigt, um die Dokumente aufzubewahren. Die Vorteile eines zertifizierten digitalen Archivs.

Als Unternehmen unterliegen Sie einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für bestimmte Dokumente. Dies umfasst unter anderem Ihre Haupt- und Nebenbücher, steuerrelevante Dokumente, Verträge oder auch Geschäftskorrespondenzen.

Alle Konversationen, die Rechnungen, Auftragserteilungen, Auftragsbestätigungen oder Verträge enthalten, müssen archiviert werden.

Da eine Trennung oft schwierig ist, empfiehlt sich einfach alle Emails zu archivieren und nach 10 Jahren zu löschen.

Ja, swiDOC ermöglicht es Ihnen, die Echtheit Ihrer Dokumente nachzuweisen. Jedes Dokument wird mit einem digitalen Fingerabdruck, einem sogenannten Hash, versehen und in der Blockchain gespeichert. Für jedes Ihrer abgelegten Dokumente können Sie somit jederzeit einen Echtheitsnachweis anfordern.

Ihre Daten werden in einem ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum in Zürich gespeichert und serverseitig nach dem AES 256 Verschlüsselungsstandard verschlüsselt. Unsere Mitarbeiter haben keinen direkten Zugriff auf die Dokumente, welche Sie bei swiDOC archivieren.

In der Schweiz. Alle Ihre Dokumente aus dem swiDOC Archiv werden in einem nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum aufbewahrt, das sich in der Schweiz befindet.

Grundsätzlich sollte für viele KMU für die Aufbewahrung der wichtigsten Geschäftsbelege und Verträgen der Speicher von 10GB lange Zeit ausreichen. Sollte mehr Speicher benötigt werden, kann einfach auf ein grösseres Paket umgestiegen werden.

Videos und hochauflösende Bilder sollten jedoch nicht in swiDOC archiviert werden.

Sie können jederzeit Ihre Daten für einen Pauschalbetrag von 300 CHF exportieren. Wir stellen Ihnen dann einen Cloud-Download zur Verfügung, über welchen Sie die identische Ablagestruktur wie in swiDOC als zip Datei herunterladen können.

Sie können bei Bedarf einen Datenverarbeitungsvertrag zusätzlich anfragen. Schreiben Sie uns gerne eine Anfrage an info@swidoc.ch

Ja, eine Anleitung hierzu finden Sie hier: https://www.youtube.com/watch?v=kBirY9GRdz4

Standardgemäss für 10 Jahre. Je nach Art und Inhalt eines Dokuments kann sich die Archivierungsfrist unterscheiden. Deshalb stehen weitere Optionen und eine Möglichkeit zur benutzerdefinierten Dauer zur Verfügung.

Ja, swiDOC verfügt über eine Integration zu Microsoft 365. Damit können Dokumente aus OneDrive direkt in das digitale Archiv swiDOC überführt und dort sicher aufbewahrt werden. Tutorial zur Verknüpfung von OneDrive.

swiDOC bietet eine Integration mit bexio und ermöglicht eine automatische Synchronisierung von Rechnungen, Belegen und Anhängen zwischen den beiden Plattformen. Verknüpfung mit bexio herstellen.

Ja, das kann mit Hilfe der Zugangsberechtigungen gesteuert werden.

Nein, aktuell haben wir diese Funktion noch nicht implementiert. Zur Definition der richtigen Archivierungsdauer muss beim Upload der Datei/ bzw. des Ordners die gewünschte Archivierungsdauer angegeben werden.

Für einen Datenexport steht ihnen eine Funktion in swiDOC zur Verfügung.

Ja, in swiDOC können mehrere Nutzer gemeinsam archivieren. Je nach Abo können von 2 bis 999 Nutzer hinzugefügt werden.