Dokumente rechtskonform. digital. archivieren?
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Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Preise & Bezahlung

Woran orientieren sich die Preise von swiDOC?

Die Preise von swiDOC orientieren sich an der Anzahl der Nutzer, der Speicherkapazität und der Laufzeit des Abonnements. Je mehr Nutzer und Speicherplatz benötigt wird, desto höher der Preis. Bei einer Laufzeit von über einem Jahr profitieren Sie von günstigeren Konditionen. Alle Pakete ansehen.

Muss ich eine Installation durchführen?

Nein, eine Installation ist nicht notwendig, da swiDOC eine Web-Applikation ist. Sie können einfach über Ihren bevorzugten Webbrowser auf swiDOC zugreifen und und schon sind Sie startklar für die Archivierung und Verwaltung Ihrer Dokumente.

Kann ich monatlich bezahlen?

Ja, bei swiDOC können Sie zwischen einer monatlichen und einer jährlichen Zahlungsweise wählen. Bring mich zu den Paketen.

Welche Zahlungsmethoden werden akzeptiert?

Sie können zwischen verschiedenen Zahlungsmethoden wählen. Sie können sowohl per Kreditkarte als auch per Rechnung bezahlen.

Welche Funktionen kann ich während der Testphase nutzen?

Während der kostenlosen Testphase haben Sie Zugriff auf alle Funktionen von swiDOC. Hier sind einige Beispielfunktionen, die Ihnen swiDOC bietet:

  • Dokumente ablegen und archivieren
  • Dokumente wiederfinden und herunterladen
  • Mehrere Nutzer hinzufügen
  • Archivzutritte und Bearbeitungen überwachen
Was passiert nach Ablauf der kostenlosen Testphase?

Nach Ablauf der kostenlosen Testphase erlischt der Zugang zu Ihrem swiDOC-Archiv, sofern kein kostenpflichtiges Abonnement abgeschlossen wurde. Wenn Sie jedoch bis zum Ende der Testphase ein Abonnement abschliessen, können Sie den für die Testphase registrierten Account sowie alle während der Testphase abgelegten Dokumente weiterhin nutzen.

Sollte Ihre Testphase ohne Abschluss eines kostenpflichtigen Abonnements ausgelaufen sein, so können Sie dies auch nachträglich tun und erhalten wieder Zugriff auf Ihre Daten.

Kann ich mein Abo nachträglich ändern?

Ja, Sie können Ihren Plan jederzeit ändern. Wenn Sie beispielsweise während des Testzeitraums feststellen, dass Sie mehr Speicherplatz oder Benutzer benötigen, können Sie problemlos auf einen höheren Plan wechseln. So funktioniert's.

Welche Abo-Modelle gibt es für Treuhänder?

swiDOC bietet zwei verschiedene Kooperationsmodelle für Treuhänder an. Einerseits können Sie Ihren Klienten die Software-Lizenz gegen Provision weiterverkaufen, um diesen eine eigenständige digitale Archivierung zu ermöglichen (Reseller-Modell).

Andererseits gewährt swiDOC spezielle Treuhänder-Pakete, bei denen Treuhänder über einen eigenen Account mehrere Klienten hinzufügen und so eine gemeinsame Dokumentenverwaltung abwickeln können (Mandanten-Modell). swiDOC für Treuhänder erkundigen.

 
Ich habe mehrere Firmen, welche ich auf swiDOC umstellen möchte. Muss ich dann auch mehrere Lizenzen lösen?

Nein, mit dem Treuhand Starterpaket können Sie bis zu 5 Firmen über eine Lizenz anlegen und verwalten.

Über swiDOC & Archivierung

Wer oder was steckt hinter swiDOC?

swiDOC ist ein Kooperationsprojekt der OriginStamp AG aus Kreuzlingen und der meinThurgau AG aus Weinfelden. Partner erkundigen.

Was ist ein digitales Archiv?

Ein digitales Archiv ist ein geschützter Datenraum für die elektronische Speicherung von Dateien und Dokumenten.

Muss ich meine Unterlagen und Belege noch ausdrucken und abheften?

Nein! swiDOC ist von KRM laut Schweizer Geschäftsbücherverordnung für die elektronische Aufbewahrung zertifiziert.

Warum benötige ich ein digitales Archiv?

Ein digitales Archiv sorgt dafür, dass relevante Unterlagen sicher, vor äusseren Einwirkungen geschützt und den gesetzlichen Anforderungen entsprechend aufbewahrt werden. Zudem ermöglicht es Ihnen, Geschäftsunterlagen einfach zu organisieren, zu durchsuchen und zu sichern. Im Gegensatz zu physischen Archiven wird kein Platz für Schränke oder Aktenordner benötigt, um die Dokumente aufzubewahren. Die Vorteile eines zertifizierten digitalen Archivs.

Ist swiDOC ein Dokumenten-Management-System (DMS)?

Nein, swiDOC ist keine vollumfängliche DMS-Lösung, sondern eine spezialisierte Archivlösung. Während ein DMS die ganzheitliche Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten und operativen Daten umfasst, haben wir uns auf die Archivierung fokussiert. Durch diesen Fokus bietet swiDOC einen geschützten Raum für die sichere, rechtskonforme und plattformunabhängige Langzeitarchivierung von Geschäftsdokumenten. Unterschied nachlesen.

Ist Sharepoint nicht rechtskonform?

Nein! Sharepoint bietet zwar gewisse Funktionalitäten, um eine nachträgliche Bearbeitung von Daten einzuschränken oder Zugriffe auf Daten zu dokumentieren, es kann jedoch nicht eine dauerhafte Integrität der Daten sicherstellen und überprüfen, wie es im Art. 3 der GeBüV festgehalten ist: https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2002/216/de

Welche Unterlagen muss ich archivieren?

Als Unternehmen unterliegen Sie einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für bestimmte Dokumente. Dies umfasst unter anderem Ihre Haupt- und Nebenbücher, steuerrelevante Dokumente, Verträge oder auch Geschäftskorrespondenzen.

Welche Art von Korrespondenz muss archiviert werden? Besonders im Bereich E-Mails und Briefen.

Alle Konversationen, die Rechnungen, Auftragserteilungen, Auftragsbestätigungen oder Verträge enthalten, müssen archiviert werden.

Da eine Trennung oft schwierig ist, empfiehlt sich einfach alle Emails zu archivieren und nach 10 Jahren zu löschen.

Wo finde ich Unterstützung und Support?

Bei Fragen und Problemen steht Ihnen der swiDOC-Support zur Verfügung. Sie können jederzeit über das Kontaktformular Kontakt aufnehmen oder eine E-Mail an info@meinthurgau.ch senden. Ausserdem finden Sie hilfreiche Artikel in unserem Wiki.

Hat swiDOC eine API?

Ja, swiDOC hat eine API. Zur Dokumentation.

Was passiert mit meinen Dokumenten, wenn ich swiDOC kündige?

Wenn Sie swiDOC kündigen behalten wir uns vor Ihre Daten innerhalb von 3 Monaten komplett zu löschen. Bis dahin können Sie Ihre Daten in ein anderes System Ihrer Wahl migrieren.

Was passiert mit meinen Dokumenten, wenn ich meine Buchhaltungssoftware oder meinen Treuhänder wechsle?

Solange Sie eine Lizenz bei swiDOC gelöst haben, werden Ihre Dokumente rechtskonform aufbewahrt. Wenn Sie ihren Treuhänder wechseln und selbst direkter Vertragspartner von swiDOC sind, können Sie einfach den Nutzerzugriff Ihres Treuhänders anpassen. Wenn die Verwaltung Ihres Archivs durch den Treuhänder geschieht, kann der Account auf Anfrage auf ein KMU-Paket migriert werden.

Daten- & Revisionssicherheit

Kann ich die Echtheit meiner Dokumente beweisen?

Ja, swiDOC ermöglicht es Ihnen, die Echtheit Ihrer Dokumente nachzuweisen. Jedes Dokument wird mit einem digitalen Fingerabdruck, einem sogenannten Hash, versehen und in der Blockchain gespeichert. Für jedes Ihrer abgelegten Dokumente können Sie somit jederzeit einen Echtheitsnachweis anfordern.

Werden die Daten von swiDOC verschlüsselt? Gibt es dazu ISO Zertifizierungen?

Ihre Daten werden in einem ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum in Zürich gespeichert und serverseitig nach dem AES 256 Verschlüsselungsstandard verschlüsselt. Unsere Mitarbeiter haben keinen direkten Zugriff auf die Dokumente, welche Sie bei swiDOC archivieren.

Wo werden meine Daten aufbewahrt?

In der Schweiz. Alle Ihre Dokumente aus dem swiDOC Archiv werden in einem nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum aufbewahrt, das sich in der Schweiz befindet.

Sind 10 GB Speicherplatz ausreichend?

Grundsätzlich sollte für viele KMU für die Aufbewahrung der wichtigsten Geschäftsbelege und Verträgen der Speicher von 10GB lange Zeit ausreichen. Sollte mehr Speicher benötigt werden, kann einfach auf ein grösseres Paket umgestiegen werden.

Videos und hochauflösende Bilder sollten jedoch nicht in swiDOC archiviert werden.

Wenn ich swiDOC nicht mehr nutzen möchte, wie stelle ich sicher, dass meine Daten weiterhin rechtskonform aufbewahrt werden.

Sie können jederzeit Ihre Daten für einen Pauschalbetrag von 300 CHF exportieren. Wir stellen Ihnen dann einen Cloud-Download zur Verfügung, über welchen Sie die identische Ablagestruktur wie in swiDOC als zip Datei herunterladen können.

Wo finde ich einen Datenverarbeitungsvertrag oder ADV der meinThurgau AG?

Sie können bei Bedarf einen Datenverarbeitungsvertrag zusätzlich anfragen. Schreiben Sie uns gerne eine Anfrage an info@swidoc.ch

Funktionen & Integrationen

Können Emails mit swiDOC archiviert werden?

Ja, eine Anleitung hierzu finden Sie hier: https://www.youtube.com/watch?v=kBirY9GRdz4

Wie lange werden die Dokumente archiviert?

Standardgemäss für 10 Jahre. Je nach Art und Inhalt eines Dokuments kann sich die Archivierungsfrist unterscheiden. Deshalb stehen weitere Optionen und eine Möglichkeit zur benutzerdefinierten Dauer zur Verfügung.

Kann ich mein SharePoint oder OneDrive verknüpfen?

Ja, swiDOC verfügt über eine Integration zu Microsoft 365. Damit können Dokumente aus OneDrive direkt in das digitale Archiv swiDOC überführt und dort sicher aufbewahrt werden. Tutorial zur Verknüpfung von OneDrive.

Welche Buchhaltungssoftwares sind mit swiDOC kompatibel?

swiDOC bietet eine Integration mit bexio und ermöglicht eine automatische Synchronisierung von Rechnungen, Belegen und Anhängen zwischen den beiden Plattformen. Verknüpfung mit bexio herstellen.

 

Kann der Lesezugriff für die Steuerverwaltung eingeschränkt werden? Zum Beispiel nur das Jahr 2021 freigeben?

Ja, das kann mit Hilfe der Zugangsberechtigungen gesteuert werden.

Kann ich unterschiedliche Vorhaltezeiten für Unterordner in swiDOC festlegen, bspw. 20 Jahre für einen Ordner mit MWST-Abrechnungen?

Nein, aktuell haben wir diese Funktion noch nicht implementiert. Zur Definition der richtigen Archivierungsdauer muss beim Upload der Datei/ bzw. des Ordners die gewünschte Archivierungsdauer angegeben werden.

Wie kommt man aus swiDOC wieder raus, wenn man eine andere Lösung nutzen möchte? Gibt es einen Vollexport?

Für einen Datenexport steht ihnen eine Funktion in swiDOC zur Verfügung.

Account & Kollaboration

Kann ich mehrere Nutzer hinzufügen?

Ja, in swiDOC können mehrere Nutzer gemeinsam archivieren. Je nach Abo können von 2 bis 999 Nutzer hinzugefügt werden.

Was kann ich tun, wenn ich keinen Bestätigungslink erhalten habe?

Falls du den Bestätigungslink nicht in deinem E-Mail-Postfach findest, überprüfe bitte auch deinen Spam- oder Junk-Mail-Ordner. Es kann manchmal vorkommen, dass E-Mails versehentlich dort landen. Wenn du den Link immer noch nicht finden kannst, kannst du hier einen neuen Link anfordern.

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