Dokumente rechtskonform. digital. archivieren?
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SUCCESS STORY

Papierlose Archivierung für das Dentallabor digiDent – direkt aus Proffix

Das Dentallabor digiDent produziert modernste Zahntechnologie und unterstützt Zahnarztpraxen durch individuelle technologische Beratung. Mit der digitalen Archivierung von swiDOC liessen sie die wachsenden Papierberge in der Administration hinter sich und richten den Fokus wieder mehr auf das Kerngeschäft. Die Archivlösung integriert sich nahtlos in ihr ERP-System Proffix. Im Interview erklärt Anna Plez, warum die Entscheidung für eine digitale Archivlösung fiel und wie swiDOC den administrativen Alltag erleichtert.

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UNTERNEHMEN
digiDent AG

GRÖSSE
34 Mitarbeitende

BRANCHE
Zahntechnik

LIEBLINGSFUNKTION
Scanning App

Anna Plez

CFO & HR Manager

Anna, möchtest du dich kurz vorstellen?

Ja, mein Name ist Anna Plez. Wir sind ein Dentallabor mit zirka 34 Angestellten. Diese sind verteilt über unsere vier Standorte in Rheinfelden, Luzern, Zürich und Basel.

 

Warum hast du dich für eine digitale Archivierung entschieden?

Ich wollte die Papierberge loswerden. Durch meine Tätigkeit im Homeoffice musste dringend eine digitale Lösung her. Das Papier und die wahnsinnig vielen Ordner haben jede Menge Platz im Haus eingenommen – es wurde länger je unübersichtlicher. Über unseren IT-Partner erfuhren wir, dass es eine Schweizer Archivlösung für die elektronische Ablage gibt, die sich direkt an unser ERP anhängen lässt – das war swiDOC. Daraufhin liess ich mir die Lösung zeigen und ich war relativ schnell überzeugt, dass es das Richtige für uns ist.

«Ich wollte die Papierberge loswerden. Durch meine Tätigkeit im Homeoffice musste dringend eine digitale Lösung her»

Wie verlief die Einführung von swiDOC?

Ehrlich gesagt war ich fasziniert. Es passierte quasi über Nacht. Gemeinsam mit unserem langjährigen IT-Partner Allix GmbH hatten wir uns die Lösung in einer Demo genauer angeschaut. Danach vergingen ungefähr 24 Stunden, als in unserem Proffix ERP-System plötzlich ein neuer Button erschien. Aus Neugierde klickte ich den Button an und landete bei swiDOC, wo ich alle übertragenen Dokumente fand – das war also die Verknüpfung zwischen Proffix und swiDOC. Danach klickte ich mich ein wenig durch das System und stellte schnell fest, dass es wirklich simpel war und ist. Innerhalb von einer Stunde war dann auch die gewünschte Ordnerstruktur eingerichtet. Wir fanden uns eigentlich von Anfang an zurecht – nicht nur ich selbst, sondern auch meine Mitarbeitende.

 

Wie hat sich dein administrativer Alltag in der Folge verändert?

Alles, was wir davor ausgedruckt und in Ordnern oder Aktenschränken verstaut hatten, speichern wir nun digital. Ich kann auch aus dem Homeoffice bzw. eigentlich von überall auf die Dokumente zugreifen, was für mich ein grosser Vorteil ist. Dadurch, dass die Dokumente aus dem ERP automatisch abgelegt werden, erspart mir das viel Zeit. Ich muss mir keine Sorgen mehr um die Legalität machen, da alles rechtmässig abgelegt wird.

«Alles, was wir davor ausgedruckt und in Ordnern oder Aktenschränken verstaut hatten, speichern wir nun digital.»

Ihr nutzt die Integration zu Proffix. Wie muss ich mir das vorstellen?

Alle Dokumente, die in Proffix liegen oder darin erzeugt werden, werden nun zusätzlich im Hintergrund sicher archiviert. Im Prinzip holt swiDOC automatisch alle relevanten Belege, Rechnungen und Lieferscheine inklusive Metainformationen aus unserem ERP und speichert sie über 10 Jahre lang rechtssicher ab. Uns erspart das enorm viel Mühe und Zeit, weil das von selbst passiert und ich die Dokumente nicht mehr eigenhändig ablegen muss. Auch bei der Suche gelange ich aus Proffix mit nur einem Klick – auf ebendiesen neuen Button – direkt zur entsprechenden Datei im digitalen Archiv. Die Verknüpfung zu Proffix ist für unsere Administration ein echter «Gamechanger».

 

Du nutzt swiDOC schon seit einiger Zeit. Was ist dein Lieblings-Feature?

Mein Lieblings-Feature ist die Scanning-App für das Smartphone. Das geht so einfach und flüssig: Dokument erhalten, Dokument scannen, Dokument archivieren. Und wenn ich etwas benötige, brauche ich dank der Volltextsuche nicht mehr in meiner Ablage zu wühlen – finde ich super. Fast am besten gefällt mir aber die automatisierte Ablage. Ah, und auch die Möglichkeit der Zugriffssteuerung auf sensible Dateien finde ich sehr praktisch. Natürlich noch vieles mehr, aber es geht ja hier um die «Lieblinge» (lacht).

 

«Die Verknüpfung zu Proffix ist für unsere Administration ein echter «Gamechanger».»

Wie häufig und wofür nutzt ihr swiDOC im Alltag?

Bei uns nutzen es mehrere Personen – die einen mehr, die anderen etwas weniger. Hierbei ist es praktisch, dass ich festlegen kann, welche Personen auf welche Dokumente zugreifen können. Bei personenbezogene Daten wie etwa Lohnabrechnungen oder Personalakten kann ich den anderen Mitarbeitenden die Einsicht verweigern.

Ich persönlich benötige swiDOC täglich, besonders in der Buchhaltung oder für's Personalwesen. Beispielsweise muss ich ständig diverse Rechnungen mit den dazugehörigen Lieferscheinen raussuchen – swiDOC erleichtert mir diesen Suchvorgang deutlich. Gegen aussen teilen wir das Archiv mit unserer Treuhänderin. Sie hat oft Fragen an mich, während ich nicht immer direkt erreichbar bin. In solchen Fällen kann sie nun gleich selbst auf die nötigen Unterlagen zugreifen – das macht die Zusammenarbeit für sie angenehmer und schneller.

 

Was sind für dich die grössten Vorteile von swiDOC gegenüber Konkurrenzprodukten?

Ein riesiger Pluspunkt ist das Preis-Leistungs-Verhältnis. Man bezahlt nicht für etwas, was man überhaupt nicht braucht. Auch die Einfachheit des Systems sehe ich als Vorteil, vor allem in Kombination mit der Vollintegration zu unserem ERP-System Proffix.

«Es ist eigentlich «idiotensicher» – das würde ich wirklich so behaupten.»

Zum Abschluss: Wie würdest du swiDOC in 3 Worten beschreiben?

Clever. Fair. Flexibel.

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