Erfolgreich eine GmbH gründen: Checkliste und wichtige Tipps

Die Selbstständigkeit bietet viele Vorteile und kann für viele Menschen ein lang gehegter Traum sein.

Es erfordert jedoch auch viel Planung und Organisation, um erfolgreich in die Selbstständigkeit zu starten.

Eine beliebte Option in der Schweiz ist auf Grund der Haftungsbeschränkung die Gründung einer GmbH.

In diesem Artikel fassen wir rechtliche Rahmenbedingungen und Pflichten sowie Antworten auf häufig gestellte Fragen zur GmbH Gründung zusammen.

Alles auf einen Blick: Checkliste für die GmbH Gründung

• Entscheidung für die GmbH: Prüfen, ob die Gründung einer GmbH die richtige Rechtsform ist.
• Planung des Mindestkapitals: Budgetierung des erforderlichen Mindestkapitals von 20`000 Franken.
• Firmenname bestimmen: Auswahl eines geeigneten und rechtlich zulässigen Firmennamens.
• Benennung der Geschäftsführung und der Inhaber: Klärung der Rollen und Organisationsstruktur.
• Abfassung der notariellen Gründungsurkunde: Öffentliche Beurkundung der Gründungsbeschlüsse.
• Festlegung des Stammkapitals: Festlegung des Stammkapitals und der Anteile jedes Mitinhabers.
• Bestimmung der Organe: Ernennung von Gesellschafterversammlung, Geschäftsführung und Revisionsstelle.
• Organisation der Gründungsversammlung: Durchführung mindestens einmal im Jahr.
• Eintragung in das Handelsregister: Eintragung nach notarieller Beurkundung mit Erhalt einer Unternehmensidentifikationsnummer (UID).
• Abklärung verschiedener Versicherungen (AHV, IV, EO): Verpflichtende Anmeldung und Vertragsabschluss für berufliche Vorsorge (BVG) und Unfallvorsorge (UVG).
• Klärung der Mehrwertsteuerpflicht: Abhängig vom Umsatz und Anmeldung bei Bedarf.
• Dienstleister für die Firmengründung: Auswahl geeigneter Dienstleister für Beratung und Abwicklung.
• Digitale Archivierung: Nutzung eines digitalen Archivs zur effizienten Aufbewahrung von Gründungsdokumenten.

Wie gründe ich eine GmbH?

Eine GmbH kann durch eine oder mehrere natürliche oder juristische Personen gegründet werden. Das bedeutet, dass auch alleine eine GmbH gegründet und später weitere Gesellschafter hinzugefügt werden können. Es braucht für die Gründung ein Mindestkapital von 20`000 Franken, welches vollumfänglich in die Gesellschaft eingebracht werden muss. Darüber hinaus sollten auch Verwaltungs und Beratungskosten mit in die Kalkulation einbezogen werden.

Welche Schritte muss bei der Gründung einer GmbH erledigen?

1. Budgetierung der Gründungskosten

Bei der Gründung einer GmbH in der Schweiz ist es entscheidend, die Gründungskosten im Voraus zu budgetieren. Ein Mindestkapital von CHF 20'000 ist erforderlich, und es ist ratsam, diese Kosten genau zu kalkulieren. Dazu gehören Beratungsgebühren für die Firmengründung, Notargebühren für die Erstellung der Gründungsdokumente, Gebühren für die Eintragung in das Handelsregister, sowie Emissionsabgaben, die 1 % des Stammkapitals betragen, wenn dieses mehr als CHF 1'000'000.- beträgt.

2. Bestimmen Sie den Firmennamen

Nach der Eintragung im Handelsregister ist der gewählte Firmenname automatisch in der ganzen Schweiz geschützt. Die freie Wahl des Firmennamens ist möglich, jedoch muss die Rechtsform, entweder "GmbH" oder "Gesellschaft mit beschränkter Haftung", im Namen angegeben werden.

3. Benennung der Geschäftsführung und der Inhaber

Die Gründung einer GmbH kann allein oder gemeinsam mit anderen Personen erfolgen. Bei mehreren Inhabern ist es wichtig, die Rollen genau zu bestimmen und eine klare Organisationsstruktur aufzubauen. Die Inhaber müssen Funktionen im Management übernehmen und Entscheidungen treffen, die nicht in die Zuständigkeit der Gesellschafterversammlung fallen.

4. Abfassung der notariellen Gründungsurkunde

Um den Status einer GmbH zu erhalten, müssen die Gründungsbeschlüsse öffentlich beurkundet werden. Die Statuten sollten alle relevanten Details wie den Firmennamen, das Stammkapital, den Geschäftszweck, die Adresse des Firmensitzes, die von den Inhabern eingezahlten Stammanteile und die Geschäftsführung enthalten.

5. Festlegung des Stammkapitals

Bei der Gründung einer GmbH muss das Stammkapital und der Grundbeitrag jedes Mitinhabers festgelegt werden. Das Stammkapital beträgt mindestens CHF 20'000.- und ist in Stammanteile mit einem Nennwert von mindestens CHF 100.- aufgeteilt. Jeder Eigentümer muss mit mindestens einem Stammanteil beteiligt sein, um Anspruch auf Gewinne zu haben. Das Stammkapital muss eingezahlt oder durch Sachleistungen gedeckt werden.

6. Bestimmung der Organe

Verschiedene Organe müssen in einer GmbH ernannt werden, darunter die Gesellschafterversammlung, die Geschäftsführung und die Revisionsstelle. Die Gesellschafterversammlung spielt eine zentrale Rolle bei der Genehmigung von Jahresberichten und der Ernennung der Geschäftsführung. Die Revisionsstelle ist für die jährliche Kontrolle der Buchhaltung verantwortlich.

7. Organisation der Gründungsversammlung

Die Gründungsversammlung muss organisiert werden, und es ist erforderlich, mindestens einmal im Jahr eine Versammlung abzuhalten. In dieser Versammlung können Statuten geändert, Geschäftsführer ernannt oder entlassen und der Jahresabschluss genehmigt werden.

8. Eintragung in das Handelsregister

Nach der notariellen Beurkundung muss die GmbH im Handelsregister eingetragen werden. Dadurch wird dem Unternehmen eine Unternehmensidentifikationsnummer (UID) im Schweizerischen Handelsregister zugeteilt.

9. Anmeldung bei der Ausgleichskasse (AHV, IV, EO)

Die Anmeldung bei der Ausgleichskasse und der Abschluss von Verträgen für die berufliche Vorsorge (BVG) und Unfallvorsorge (UVG) sind obligatorisch. Selbstständige Geschäftsführer werden als Arbeitnehmer betrachtet und profitieren von einer betrieblichen Altersversorgung.

10. Die Mehrwertsteuer

Die Klärung der Mehrwertsteuerpflicht ist abhängig vom Umsatz. Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als CHF 100'000.- sind nicht unbedingt mehrwertsteuerpflichtig. Falls erforderlich, muss sich das Unternehmen bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung anmelden.

Was sind die Kosten einer GmbH Gründung?

Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten, gewisse Posten sind jedoch im voraus etwas genauer abschätzbar. Mit diesen Kosten muss bei einer GmbH Gründung gerechnet werden:

Notariatsgebühren

In der Schweiz ist die Beurkundung durch einen Notar für die Gründung einer GmbH erforderlich. Die Notariatsgebühren können je nach Kanton unterschiedlich sein. Mittlerweile gibt es zahlreiche Services und Onlinedienste die eine GmbH Gründung inkl. notarieller Beglaubigung für einen Pauschalpreis unter 500 CHF* anbieten.

Handelsregistergebühren

Die GmbH muss im Handelsregister eingetragen werden, und dafür fallen Gebühren an. Auch diese Gebühren können je nach Kanton variieren. Im Regefall betragen die Kosten 600 - 800 Franken.

Stammkapital

Es ist erforderlich, ein Mindeststammkapital von 20`000 CHF einzubringen, um eine GmbH zu gründen.

Beratungskosten

Es ist ratsam, professionelle Beratung von Anwälten oder Unternehmensberatern in Anspruch zu nehmen, um sicherzustellen, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt sind. Diese Beratungskosten können zwischen einem Stundensatz von 250 CHF bis 500 CHF variieren.

Übersetzungen

Falls notwendig, können Übersetzungen von Dokumenten in eine der Amtssprachen der Schweiz (Deutsch, Französisch, Italienisch oder Rätoromanisch) erforderlich sein, was zusätzliche Kosten verursachen kann.

Bin ich als GmbH buchführungspflichtig?

Eine GmbH ist grundsätzlich buchführungspflichtig. Wenn weniger als 10 Vollzeitbeschäftigte bei der GmbH arbeiten, kann ganz auf eine Revision verzichtet werden?

Kann ich den Firmenname selbst bestimmen?

Solange der Firmenname nicht anstössig oder irreführend ist und den Zusatz GmbH enthält, kann dieser frei gewählt werden.

Wie sind die steuerlichen Rahmenbedingungen einer GmbH?

Wenn ein Mitinhaber seine Anteile an seiner GmbH verkauft, bleibt der erzielte Gewinn in der Regel von der Steuer befreit. Aber es gibt einen Nachteil: Die GmbH zahlt Steuern auf ihren erzielten Gewinn. Wenn dieser Gewinn als Dividende an die Gesellschafter ausgezahlt wird, müssen sie ihn privat erneut versteuern.

Zusätzlich müssen die Gesellschafter auch Steuern auf den Wert ihrer Anteile zahlen, obwohl die GmbH bereits eine Steuer auf ihr Eigenkapital gezahlt hat. Durch eine geschickte Kombination von Gehältern und Dividendenausschüttungen können die Inhaber solcher Unternehmen diese Doppelbesteuerung verringern. Hierzu lohnt es sich, einen Steuerberater oder Treuhänder zur Beratung hinzuzuziehen.

Muss ich mich im Handelsregister eintragen?

Ja. Bei einer GmbH muss die Gründung durch einen Notar beurkundet werden. Anschliessend muss eine Eintragung im Handelsregister erfolgen. Nach der Registrierung erhält das Unternehmen eine einzigartige Unternehmensidentifikationsnummer (UID).

Welche Versicherungen braucht eine GmbH?

Für eine GmbH sind folgende Versicherungen obligatorisch:

• AHV, IV
• ALV Arbeitslosenversucherung
• Familienzulagen
• EO
• UVG: Berufsunfälle
• UVG: Nichtberufsunfälle - ab 8h Arbeit pro Woche
• Berufliche Vorsorge (BVG): ab einem Jahreslohn von CHF 21`330
• Berufshaftpflicht: für spezifische Branchen
• Gebäudeversicherung: für Gebäudeeigentümer ist die Feuer und Elementarversicherung obligatorisch
• Motorfahrzeugversicherung (Kasko freiwillig)

Die genaue Auflistung findet man auch unter kmu.admin.ch.

Kann ich eine GmbH in eine AG umwandeln?

Ja. Eine GmbH kann ohne Auflösung in eine AG (Aktiengesellschaft) umgewandelt werden.

An wen kann ich mich wenden?

Es gibt eine Vielzahl an Dienstleistern, die sich auf die Firmengründung spezialisiert haben. Durch eine grosse Anzahl digitaler Gründungstools können Treuhänder Sie umfassend zur Firmengründung beraten und eine günstige und professionelle Abwicklung sicherstellen.

Welche Vorteile hat eine GmbH?

1. Haftungsbeschränkung

Als GmbH haften Sie nur mit dem Gesellschaftsvermögen und nicht mit Ihrem persönlichen Vermögen.

Dies bietet Ihnen persönlichen Schutz und Sicherheit.

2. Glaubwürdigkeit

Eine GmbH wird in der Regel als seriöser und vertrauenswürdiger angesehen als Einzelunternehmen oder andere Rechtsformen.

Dies kann sich positiv auf die Geschäftsbeziehungen und den Erfolg Ihres Unternehmens auswirken.

3. Steuerliche Vorteile

Die Besteuerung von GmbHs unterliegt bestimmten Regelungen, die Ihnen steuerliche Vorteile bieten können.

Es ist ratsam, sich von einem Steuerberater beraten zu lassen, um die besten steuerlichen Optionen für Ihr Unternehmen zu nutzen.

4. Flexibilität bei der Unternehmensführung

Als GmbH haben Sie gewisse Freiheiten bei der Gestaltung der Unternehmensführung.

Sie können Gesellschafter und Geschäftsführer sein und die Struktur des Unternehmens nach Ihren Vorstellungen gestalten.

Administrative Aufwände reduzieren

Die Digitalisierung kann Sie bereits heute bei der Gründung effektiv unterstützen. Zahlreiche Dienstleister und Online-Dienste haben sich auf die effiziente Abwicklung von Firmengründungen in der Schweiz spezialisiert.

Wichtig ist, dass wichtige Gründungsdokumente auch sicher aufbewahrt werden. Um einen Verlust durch Brand oder Diebstahl zu verhindern, ist es empfehlenswert Gründungsdokumente und Buchhaltungsdokumente in einem digitalen Archiv wie swiDOC zu archivieren. Das erlaubt eine effizientere Administration und spart zusätzlich Platz.

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