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Dokumente rechtskonform. digital. archivieren?
DE

von Kevin Bauer

Wie Funktioniert Digitale Archivierung?

In einer digitalen Welt wird die Archivierung von Dokumenten und Informationen immer wichtiger.

Aber wie funktioniert digitale Archivierung eigentlich?

In diesem Beitrag möchten wir Ihnen einen Überblick darüber geben, wie Sie Ihre Daten sicher und effektiv digital archivieren können.

Sie werden erfahren, welche Vorteile die digitale Archivierung bietet und wie Sie Ihre Daten vor Verlust schützen können.

Vorteile der digitalen Archivierung

Die digitale Archivierung bietet zahlreiche Vorteile, von denen KMU's profitieren können. Zunächst ist sie platzsparend und umweltfreundlich. Im Gegensatz zur Papierarchivierung müssen bei der digitalen Archivierung keine Schränke oder Räume bereitgestellt werden, um Dokumente und Akten zu lagern.

Das spart Platz und damit auch Kosten. Die Umwelt wird durch den Verzicht auf Papier geschont, da keine Bäume gefällt werden müssen.

Ein weiterer Vorteil der digitalen Archivierung ist die Zeitersparnis durch schnelle Suche. Bei der Suche nach einem bestimmten Dokument können in nur wenigen Sekunden Hunderte von Dateien durchsucht werden, um die gesuchte Information zu finden. Im Gegensatz dazu dauert eine manuelle Suche oft mehrere Minuten oder sogar Stunden.

Darüber hinaus ermöglicht die digitale Archivierung eine einfache Datensicherung. Durch regelmässige Sicherungskopien können Datenverluste vermieden werden. Im Falle eines Datenverlustes können die Daten schnell und einfach wiederhergestellt werden. Eine manuelle Archivierung bietet hier oft nur begrenzte Möglichkeiten und erhöht das Risiko von Datenverlusten.

Insgesamt bietet die digitale Archivierung zahlreiche Vorteile, die insbesondere für KMU's von grossem Nutzen sein können. Neben der Platz- und Zeitersparnis sowie der einfachen Datensicherung ermöglicht sie auch eine bessere Organisation und Strukturierung der Dokumente. Zudem kann sie helfen, Prozesse zu optimieren und somit Wettbewerbsvorteile zu erzielen.

Erforderliche Technologie für die digitale Archivierung

Für die digitale Archivierung von Dokumenten und Daten braucht es entsprechende Hardware und Software. Hier sind insbesondere Server und Speichermedien sowie spezialisierte digitale Archivierungssysteme von Bedeutung.

Für den Betrieb eines solchen Archivierungssystems ist ein leistungsfähiger Server erforderlich, auf dem die benötigten Software-Komponenten installiert werden können. Zusätzlich muss ausreichend Speicherplatz für die gespeicherten Daten vorhanden sein.

Verschiedene Speichermedien wie Festplatten, SSDs oder Tape-Systeme eignen sich für die Speicherung der Daten im Archiv. Hierbei muss darauf geachtet werden, dass die ausgewählten Speichermedien eine ausreichende Speicherkapazität aufweisen und langlebig sind, um die Langzeitarchivierung zu gewährleisten.

Neben der Hardware ist auch die entsprechende Software von Bedeutung. Hierbei handelt es sich um spezielle digitale Archivierungssysteme, die eine sichere, langfristige Speicherung von Dokumenten und Daten ermöglichen. Solche Archivierungssysteme ermöglichen die verschlüsselte Speicherung von Daten und eine Wiederherstellung im Falle von Datenverlust.

Eine deutlich einfachere und günstigere Alternative bietet die Cloudarchivierung mittels swiDOC. Sprechen Sie uns darauf an und wir beraten Sie gerne.

Festlegung der Archivierungsstrategie

Um eine erfolgreiche digitale Archivierung zu erreichen, ist es wichtig, eine detaillierte Archivierungsstrategie festzulegen. Das umfasst die genaue Festlegung der zu archivierenden Daten (z.B. Geschäftsunterlagen oder Eingangspost), die Planung der Speicherorte und Speicherkapazitäten sowie die Erstellung von Backup-Strategien.

Zu Beginn empfiehlt es sich, alle relevanten Daten zu identifizieren und in Kategorien unterteilen, um eine übersichtliche Archivierungslösung zu schaffen. Hierbei sollten nur wirklich wichtige und wertvolle Informationen in das Archiv aufgenommen werden, um die Suche im Nachhinein nicht unnötig zu erschweren.

Im nächsten Schritt sollten die Speicherorte und Speicherkapazitäten geplant werden. Diese sollten nicht nur ausreichend sein, um alle relevanten Daten aufzunehmen, sondern auch einen schnellen Zugriff auf das Archiv gewährleisten.

Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Sicherheit des Archivs, um Verlust oder Diebstahl der Daten zu verhindern. Es empfiehlt sich, hier einen Cloud-basierten Speicher oder entsprechende Verschlüsselungsmechanismen zu nutzen.

Last but not least ist eine Backup-Strategie von grosser Bedeutung. Hierbei sollten regelmässig Backups erstellt werden, die an einem sicheren Ort aufbewahrt werden. Denn auch wenn das Archiv an sich sicher ist, kann immer noch ein Datenverlust durch Hardware-Fehler, Viren oder andere unvorhergesehene Ereignisse eintreten.

Durch eine klare Archivierungsstrategie, die eine detaillierte Festlegung der zu archivierenden Daten, eine genaue Planung der Speicherorte und Speicherkapazitäten sowie eine Backup-Strategie beinhaltet, lassen sich die Vorteile der digitalen Archivierung optimal nutzen.

Denn so können wichtige Informationen sicher, einfach und schnell aufgerufen werden, um datenbasierte Entscheidungen treffen zu können.

Sicherheitsaspekte der digitalen Archivierung

Die digitale Archivierung erfordert besondere Sicherheitsmassnahmen, um die unbefugte Nutzung sensitiver Daten zu verhindern. Der Schutz vor unbefugtem Zugriff auf sensible Daten beginnt bereits bei der Zugangsberechtigung, die nur für autorisierte Mitarbeiter gewährt werden sollte.

Zu den Sicherheitsmassnahmen bei Datenübertragung und Speicherung gehört eine sichere Verschlüsselung der Daten. Eine mögliche Verschlüsselungsmethode ist der Einsatz von SSL-Zertifikaten, die den Datenaustausch mit einer starken Verschlüsselung absichern.

Auch sollte die Speicherung der Daten auf sicheren Servern in speziell gesicherten Rechenzentren erfolgen, um Gigabyte-grosse Datenmengen langfristig zu erhalten.

Ein weiterer wichtiger Sicherheitsaspekt ist die regelmässige Aktualisierung und Überprüfung der Systeme, um Sicherheitslücken zu schliessen und ein hohes Mass an Datenintegrität zu gewährleisten. Darüber hinaus sollten regelmässige Backups durchgeführt werden, um im worst-case-Szenario verloren gegangene Daten wiederherstellen zu können.

Insgesamt ist es wichtig, sich bewusst zu sein, dass digitale Archivierung sensible Informationen enthält, die vor unautorisiertem Zugriff geschützt werden müssen. Nur durch adäquate Sicherheitsmassnahmen können die Daten dauerhaft erhalten und geschützt werden.

Zuverlässigkeit und Integrität der digitalen Archivierung

Digitale Archivierung bietet viele Vorteile gegenüber der traditionellen Papierarchivierung, jedoch ist deren Integrität und Zuverlässigkeit ein entscheidender Faktor. Denn sobald ein digital gespeichertes Dokument verloren geht oder beschädigt wird, kann dies erhebliche negative Auswirkungen auf das Unternehmen haben.

Um die Datenintegrität zu gewährleisten, müssen die Daten regelmässig auf ihre Korrektheit überprüft werden. Eine Möglichkeit zur Überprüfung ist die Verwendung von Prüfsummen, die sicherstellen, dass das archivierte Dokument unverändert bleibt. Sollte eine Veränderung stattfinden, würde die Prüfsumme nicht mehr mit dem ursprünglichen Dokument übereinstimmen.

Auch das Risikomanagement spielt eine entscheidende Rolle, um die Zuverlässigkeit der digitalen Archivierung zu gewährleisten. Es ist wichtig, dass Unternehmen Backup-Systeme und Notfallpläne implementieren, um im Falle eines Ausfalls oder Verlustes der Daten schnell und effektiv darauf reagieren zu können.

Ein Beispiel hierfür wäre die Verwendung von Cloud-Services wie swiDOC, die ein automatisches Backup-System bieten und somit eine zusätzliche Sicherheit schaffen. Weitere Massnahmen zur Verbesserung der Integrität und Zuverlässigkeit der digitalen Archivierung können auch die Implementierung von Firewalls und Verschlüsselungssystemen beinhalten.

Es ist also unerlässlich, dass Unternehmen die Zuverlässigkeit und Integrität der digitalen Archivierung bereits bei der Implementierung berücksichtigen und regelmässig überprüfen, um eventuelle Risiken zu minimieren.

Umsetzung der digitalen Archivierung in KMU's

Die Umsetzung der digitalen Archivierung in KMU's erfordert eine genaue Kosten-Nutzen-Analyse. Es müssen nicht nur Kosten für die Anschaffung von Hardware und Software berücksichtigt werden, sondern auch Kosten für die Schulung der Mitarbeiter und mögliche Ausfälle während der Umstellung.

Nur wenn die Vorteile der digitalen Archivierung die Kosten überwiegen, sollte die Umsetzung in Betracht gezogen werden.

Eine Schulung der Mitarbeiter ist unerlässlich, um eine erfolgreiche Umstellung auf digitale Archivierung zu gewährleisten. Die Mitarbeiter müssen in der Lage sein, die neue Archivierungsstrategie zu verstehen und fehlerfrei umzusetzen.

Nur so kann sichergestellt werden, dass die digitalen Unterlagen jederzeit verfügbar sind und vor Verlust und Beschädigung geschützt bleiben.

Die Umsetzung der Archivierungstrategie sollte sorgfältig geplant werden. Es müssen klare Richtlinien definiert werden, welche Dokumente digital archiviert werden und wie lange sie aufbewahrt werden müssen.

Bei der Wahl der Hardware und Software müssen die Anforderungen des Unternehmens berücksichtigt werden. Es ist wichtig, eine Lösung zu wählen, die einfach zu bedienen ist und die Integration mit bestehenden Systemen ermöglicht.

Fazit

Digitale Archivierung bietet zahlreiche Vorteile für kleine und mittelständische Unternehmen. Sie ermöglicht eine rechtskonforme und fälschungssichere Speicherung von Geschäftsdokumenten, was nicht nur Zeit und Platz spart, sondern auch die Sicherheit erhöht.

Allerdings müssen bei der Implementierung bestimmte Anforderungen und Herausforderungen beachtet werden, wie beispielsweise die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften oder die Erstellung eines klugen Datenmanagements.

Es lohnt sich jedoch, diese Hürden zu nehmen und auf eine moderne, digitale Archivierung umzusteigen. swiDOC ist hierbei eine empfehlenswerte Software-Lösung, die speziell auf die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Unternehmen zugeschnitten ist und eine unkomplizierte, effiziente Nutzung ermöglicht.

Sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gerne!

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