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von Kevin Bauer

Was muss ich bei der Aufbewahrung von Spesenbelegen beachten?

Als Unternehmen oder Selbstständiger ist es wichtig, die Spesenbelege ordnungsgemäß aufzubewahren. Diese Belege dienen als Nachweis für Ausgaben und sind bei der Buchhaltung, Steuererklärung und möglichen Prüfungen von großer Bedeutung. In diesem Blog-Beitrag erfahren Sie, worauf Sie bei der Aufbewahrung von Spesenbelegen achten sollten, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und Ihre Unterlagen effizient zu organisieren.

Dauer der Aufbewahrung

Gemäss den rechtlichen Bestimmungen kann die Aufbewahrungsfrist für Spesenbelege je nach Land variieren. In Deutschland beträgt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist in der Regel sechs Jahre, während es in anderen Ländern möglicherweise abweichende Regelungen gibt. In der Schweiz müssen Belege 10 Jahre aufbewahrt werden, in Österreich 7 Jahre. Informieren Sie sich daher über die spezifischen Vorschriften in Ihrem Land, um sicherzustellen, dass Sie die Belege für die erforderliche Zeit aufbewahren.

Sorgfältige Dokumentation

Eine ordnungsgemässe Dokumentation der Spesenbelege ist von entscheidender Bedeutung. Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Informationen auf den Belegen vermerkt sind, wie Datum, Betrag, Ausgabenzweck, Name des Empfängers und die Zahlungsmethode. Diese Angaben erleichtern die Überprüfung und Zuordnung der Ausgaben zu den richtigen Kategorien.

Digitale Aufbewahrung

Die Digitalisierung hat viele Vorteile für die Aufbewahrung von Spesenbelegen gebracht. Digitale Kopien der Belege können Platz sparen und die Suche und Organisation erleichtern. Nutzen Sie eine digitale Lösung, wie eine Spesen-App oder eine Scanner-Software, um Ihre Belege zu erfassen und sicher aufzubewahren. Bei der digitalen Aufbewahrung muss jedoch sichergestellt sein, dass die Belege nicht nachträglich gelöscht oder verändert werden können. Sharepoint & Co. sollten in keinem Fall als Ersatz zur physischen Lagerung der Originale genutzt werden. Informieren Sie sich deshalb ausführlich, welche Anforderungen an die digitale Ablage gelten und nutzen Sie zertifizierte Softwareprodukte wie z.B. swiDOC.

Organisieren und Kategorisieren

Um den Überblick über Ihre Spesenbelege zu behalten, ist es ratsam, diese systematisch zu organisieren und zu kategorisieren. Erstellen Sie beispielsweise separate Ordner oder Dateien für verschiedene Ausgabenkategorien, wie Reisekosten, Büromaterial oder Bewirtungskosten. Dies erleichtert die spätere Auswertung und den Zugriff auf bestimmte Belege.

Nachvollziehbare Ablagestruktur

Eine klare Ablagestruktur trägt dazu bei, dass Sie die benötigten Belege schnell finden und bei Bedarf vorlegen können. Verwenden Sie beispielsweise eine chronologische Ordnung, indem Sie die Belege nach Datum sortieren. Alternativ können Sie auch eine nummerische oder alphabetische Sortierung anwenden, je nachdem, was für Ihr Unternehmen am besten funktioniert.

Sicherungskopien erstellen

Stellen Sie sicher, dass Sie regelmässig Sicherungskopien Ihrer digitalen Belege erstellen. Technische Probleme oder Datenverluste können jederzeit auftreten, und eine Sicherungskopie gewährleistet, dass Sie nicht alle Ihre wichtigen Unterlagen verlieren. Auch die Nutzung zertifizierter Cloud-Archive kann vor Datenverlust schützen. Sicherungskopien sollten idealerweise an einem separaten Ort oder in der Cloud gespeichert sein, um sicherzustellen, dass sie im Falle eines Problems verfügbar sind.

Prüfung und Überprüfung

Es ist ratsam, Ihre Spesenbelege regelmässig zu überprüfen und zu überprüfen, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Belege vorhanden sind und alle Informationen korrekt sind. Dies hilft Ihnen, Fehler oder fehlende Belege frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren, um Probleme bei der Buchhaltung oder bei Steuerprüfungen zu vermeiden.

Zusammenarbeit mit einem Steuerberater

Um sicherzustellen, dass Sie alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen und Ihre Spesenbelege ordnungsgemäss aufbewahren, kann es hilfreich sein, mit einem Steuerberater zusammenzuarbeiten. Ein erfahrener Steuerberater kann Sie über die spezifischen Vorschriften in Ihrem Land informieren und Ihnen bei der Organisation und Aufbewahrung Ihrer Belege unterstützen.

Fazit

Die ordnungsgemässe Aufbewahrung von Spesenbelegen ist unerlässlich, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und eine effiziente Organisation Ihrer Unterlagen sicherzustellen. Beachten Sie die Aufbewahrungsfristen in Ihrem Land, dokumentieren Sie Ihre Belege sorgfältig und nutzen Sie digitale Lösungen zur Aufbewahrung und Organisation. Durch eine strukturierte Ablage, regelmässige Überprüfung und die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater können Sie jedoch sicherstellen, dass Sie jederzeit auf Ihre Spesenbelege zugreifen können und für eventuelle Prüfungen vorbereitet sind.

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