Was ist der Unterschied zwischen einem digitalen Archiv und einem DMS

In der digitalen Welt gibt es zwei Begriffe, die oft miteinander verwechselt werden: digitales Archiv und Dokumentenmanagement-System (DMS). Obwohl beide Begriffe im Zusammenhang mit der digitalen Verwaltung von Dokumenten und Informationen stehen, gibt es wichtige Unterschiede zwischen ihnen.

Ein digitales Archiv ist eine Sammlung von digitalen Dokumenten, die lange Zeit aufbewahrt werden sollen. Es dient der Langzeitarchivierung von Dokumenten und ist in der Regel für den Schutz von historischen oder wichtigen Dokumenten bestimmt. Ein digitales Archiv ist in der Regel statisch und wird nur selten aktualisiert.

Ein DMS hingegen ist ein System, das dazu dient, die Verwaltung und den Zugriff auf digitale Dokumente und Informationen zu vereinfachen. Es bietet Funktionen wie die Organisation von Dokumenten in Ordnern, die Möglichkeit, Dokumente zu suchen und zu verfolgen, und die Integration von Dokumenten in Geschäftsprozesse. Ein DMS ist in der Regel dynamisch und wird häufig aktualisiert.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein digitales Archiv eine statische Sammlung von Dokumenten ist, die lange Zeit aufbewahrt werden, während ein DMS ein System ist, das dazu dient, die Verwaltung und den Zugriff auf digitale Dokumente und Informationen zu vereinfachen. Beide Begriffe können in der digitalen Welt von grosser Bedeutung sein, je nachdem, welche Anforderungen man hat.

Was sind die Limitierungen eines DMS?

Die wichtigste Einschränkung ist die Sicherheit. Obwohl DMS im Allgemeinen als sicher gelten, besteht immer die Möglichkeit eines Datenverlusts, insbesondere bei integrierten Lösungen. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie regelmässig Sicherungskopien ihrer Dokumente erstellen und ausreichende Sicherheitsmassnahmen ergreifen, um ihre Dokumente vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Daher empfiehlt es sich die Daten in einem getrennten Archiv aufzubewahren, um die möglichen Risiken zu minimieren.

Daten sind das Herzstück jedes Unternehmens und es ist wichtig, sie sorgfältig zu verwalten und zu archivieren. Eine der besten Praktiken bei der Archivierung von Daten besteht darin, sie strikt von operativen Systemen zu trennen. Operative Systeme sind oft anfällig für Angriffe von Hackern und Viren, insbesondere wenn sie über das Internet verbunden sind. Wenn Daten auf diesen Systemen gespeichert sind, besteht die Gefahr, dass sie beschädigt oder gestohlen werden. Indem man die Daten von operativen Systemen trennt, minimiert man diese Bedrohung und schützt die Daten vor unbefugtem Zugriff oder Datenverlust.

Ein weiterer Vorteil der Trennung von operativen Systemen ist die Effizienz. Operative Systeme sind in der Regel für die Verarbeitung von Daten im Echtzeitbetrieb ausgelegt und können überlastet werden, wenn sie auch als Archiv verwendet werden. Indem man die Daten in ein separates Archivsystem überträgt, kann man die Leistung des operativen Systems verbessern und die Verarbeitungszeiten beschleunigen.

Ein weiterer Vorteil der Trennung von operativen Systemen ist die Kosteneinsparung. Archivierung von Daten auf operativen Systemen kann teuer sein, da sie oft spezielle Hardware und Software erfordern. Indem man die Daten in ein separates Archivsystem überträgt, kann man die Kosten reduzieren und die IT-Infrastruktur des Unternehmens vereinfachen.

Ein letzter Vorteil ist die Unveränderlichkeit der Daten. Wenn Daten im operativen System gespeichert werden, besteht immer die Möglichkeit, dass sie versehentlich gelöscht oder geändert werden. Indem man die Daten in ein separates Archivsystem überträgt, kann man sicherstellen, dass sie unveränderlich bleiben und dass jederzeit ein Nachweis erbracht werden kann.