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Dokumente rechtskonform. digital. archivieren?
DE

von Kevin Bauer

Warum Sie Ihr Archiv von operativen Daten trennen sollten

Ein effektives und sicheres Archivierungssystem ist für jedes Unternehmen unerlässlich, um Geschäftsdokumente und Aufzeichnungen langfristig aufzubewahren und vor Verlust oder Diebstahl zu schützen. Doch warum sollte man das Archiv von den operativen Daten trennen? In diesem Artikel erklären wir die Vorteile dieser Praxis und warum es sich lohnt, ein separates Archivierungssystem zu verwenden.

Unterschied zwischen operativen und Archivdaten

Um zu verstehen, warum eine Trennung der operativen Daten von den Archivdaten sinnvoll ist, müssen wir zuerst den Unterschied zwischen den beiden Arten von Daten klären. Operative Daten sind die Informationen, die ein Unternehmen täglich benötigt, um seine Geschäftsprozesse durchzuführen. Dazu gehören z.B. Bestellungen, Rechnungen, Kunden- und Lieferantendaten sowie andere operative Aufzeichnungen. Archivdaten hingegen sind ältere, abgeschlossene Aufzeichnungen, die langfristig aufbewahrt werden müssen, um gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

Vorteile der Trennung von operativen und Archivdaten

  1. Bessere Leistung: Durch die Trennung von operativen Daten und Archivdaten können die operativen Systeme effizienter arbeiten und die Performance verbessert werden. Wenn das Archiv nicht im selben System wie die operativen Daten liegt, wird das System weniger belastet und arbeitet schneller.

  2. Weniger Ausfallzeiten: Wenn das Archiv getrennt ist, können Updates und Wartungsarbeiten an den operativen Systemen durchgeführt werden, ohne dass das Archiv beeinträchtigt wird. Das minimiert die Ausfallzeiten und erhöht die Verfügbarkeit der Daten.

  3. Sicherheit: Durch die Trennung von operativen Daten und Archivdaten kann die Sicherheit erhöht werden. Das Archiv kann mit zusätzlichen Sicherheitsmassnahmen geschützt werden, um unerlaubten Zugriff zu verhindern. Auch im Falle eines Angriffs oder einer Datenpanne können die operativen Daten von den archivierten Daten getrennt werden, um Schäden zu minimieren.

  4. Gesetzliche Anforderungen: Viele Unternehmen müssen ihre Daten für eine bestimmte Zeit langfristig archivieren, um gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Wenn das Archiv von den operativen Daten getrennt ist, können die Daten einfacher und länger aufbewahrt werden.

Die beste Archivlösung für Ihr Unternehmen

Wenn Sie Ihr Archiv von den operativen Daten trennen möchten, gibt es verschiedene Optionen, die Sie in Betracht ziehen können. Eine Möglichkeit besteht darin, ein separates System für die Archivierung zu implementieren, das unabhängig von Ihrem Hauptgeschäftssystem ist. Dies kann beispielsweise mithilfe einer digitalen Archivierungssoftware umgesetzt werden, die eine rechtskonforme Archivierung garantiert und unabhängig von Ihrem operativen System ist.

Eine andere Möglichkeit ist die Auslagerung des Archivs an einen externen Dienstleister. Hierbei sollten Sie jedoch sicherstellen, dass der Dienstleister eine sichere und zuverlässige Archivierung gewährleistet und dass Sie jederzeit Zugriff auf Ihre Daten haben.

Unabhängig von der gewählten Option sollten Sie darauf achten, dass Ihre Archivierungslösung den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht und dass Sie jederzeit Zugriff auf Ihre Daten haben. Eine digitale Archivierungslösung kann hierbei nicht nur die Sicherheit Ihrer Daten gewährleisten, sondern auch Zeit und Geld sparen.

Was Sie mitnehmen sollten

Die Trennung des Archivs von Ihren operativen Daten kann für Unternehmen viele Vorteile bringen, wie zum Beispiel eine bessere Übersichtlichkeit, höhere Sicherheit und eine effizientere Nutzung der Ressourcen. Eine digitale Archivierungssoftware kann hierbei eine gute Lösung darstellen, da sie eine rechtskonforme und revisionssichere Archivierung von Geschäftsdokumenten ermöglicht, die unabhängig von Ihrem operativen System ist. Wichtig ist jedoch, dass Ihre Archivierungslösung den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht und dass Sie jederzeit Zugriff auf Ihre Daten haben.

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