Dokumente rechtskonform. digital. archivieren?
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von Fabian Beck

Geld sparen und Zeit gewinnen: Die Vorteile der digitalen Zusammenarbeit mit dem Treuhänder

Markus Ochsner

Unternehmensinhaber Treuhand Service Ochsner GmbH

www.treuhand-service.ch

Herzlich willkommen zu einem Einblick in die digitalen Kulissen der modernen Treuhandbranche! In diesem exklusiven Interview mit Markus Ochsner, einem innovativen Vorreiter in der digitalen Welt der Treuhänder, nehmen wir Sie mit auf eine Reise durch die Transformation von traditioneller Buchführung hin zu einer zukunftsweisenden, digitalen Ära. Markus Ochsner gewährt uns einen faszinierenden Einblick in die Veränderungen, die sich in den letzten Jahren in der täglichen Arbeit von Treuhändern vollzogen haben.


Fabian Beck: Wie ist der Prozess der Zusammenarbeit mit deinen Mandanten gerade organisiert?

Markus Ochsner: In der Zusammenarbeit mit meinen Kunden läuft der Datenaustausch zu grossen Teilen digital ab. Viele meiner Kunden bearbeiten bereits digital einen Grossteil ihrer Ein- und Ausgangsrechnungen, Löhne und Bank selbst, und ich werfe lediglich einen Blick auf die Monatsabschlüsse. Für die Kunden, bei denen wir noch die Buchhaltung übernehmen, erfolgt der Grossteil der Buchhaltungsunterlagen und Rechnungseingang digital per E-Mail oder direkt ins E-Archiv. Diese werden dann als Aufgabe erfasst und einem Mandanten sowie einem Mandatsleiter zugeordnet. Physische Dokumente werden beim Posteingang gescannt, durchlaufen eine "Indexierungsstation" und werden anschliessend manuell einem Mandanten zugeordnet.


Ein zukünftiger Treuhänder muss IT-affin sein und sowohl Expertise für die digitalen Tools als auch für die Buchhaltung aufweisen.


Fabian Beck: Welche Veränderungen in der täglichen Arbeit hast du in den letzten Jahren festgestellt?

Markus Ochsner: Früher war der Treuhänder primär Buchhalter und IT-Banause. IT-Experten richteten im Regelfall das System ein, und der Treuhänder musste sich nur noch voll und ganz auf die Buchführung konzentrieren. Das hat sich komplett gewandelt. Ein zukünftiger Treuhänder muss IT-affin sein und sowohl Expertise für die digitalen Tools als auch für die Buchhaltung aufweisen.

Die junge Generation von Unternehmern ist nicht mehr bereit und gewillt, so viel Geld für einen Treuhänder auszugeben, so wie dies in der Vergangenheit war. Ein Beispiel dafür ist bei uns die signifikante Erhöhung der Arbeitsqualität durch das digitale Arbeiten. Immer besser vernetzte Systeme ermöglichen auch für komplexe Prozesse wie die Lohnbuchhaltung eine schnelle und zuverlässige Erledigung. Wiederkehrende Bankbewegungen können mittlerweile über eine CAMT 53 Schnittstelle automatisiert verbucht werden. Wo ich früher 500 Einzelbuchungen im Monat für einen Bankkontoauszug gemacht habe, muss ich heute nur noch wenige Spezialfälle nachträglich verbuchen. Revisionen werden ebenfalls einfacher, da alle Dokumente digital archiviert sind und Revisionen problemlos remote durchgeführt werden können. Diese Entwicklungen haben dazu geführt, dass mein Treuhandbüro heute weniger Mitarbeiter für die gleiche Kundenzahl benötigt als früher.

Leider zeigen noch zu viele Treuhänder diese neuen Möglichkeiten ihren Kunden nicht transparent auf...

Fabian Beck: Das führt mich nahtlos zur nächsten Frage. Was macht denn einen guten Treuhänder in der heutigen Zeit aus?

Markus Ochsner: Ein guter Treuhänder muss seinen Kunden basierend auf deren Anforderungen und den genutzten Tools die richtige Organisationsform der Zusammenarbeit aufzeigen. Wenn es Einsparpotenziale durch die digitale Zusammenarbeit gibt, müssen diese transparent kommuniziert werden.


Für die Bearbeitung der gesamten Buchhaltung berichten mir Kunden von Zeitersparnissen zwischen 8-9 Stunden pro Monat.


Fabian Beck: Welche Vorteile habe ich als Treuhandkunde durch die Digitalisierung?

Markus Ochsner: Zeitliche aber natürlich auch finanzielle Einsparungen stehen an erster Stelle. Früher zahlte man jährlich hohe vierstellige Beträge für den Treuhänder. Heutzutage kommt man bei einer guten Organisation mit weniger als der Hälfte aus, besonders, weil viele meiner Kunden bereits selbst die Buchhaltung digitalisiert einsetzen und automatisch verbuchen lassen. Für den Jahresabschluss benötige ich so im Regelfall plus minus noch einen Arbeitstag. Durch gesteigerte Effizienz und Digitalisierung sind meine Kunden stets aktuell mit ihrer Buchhaltung und somit auch über strategische finanzielle Erkenntnisse und Handlungsbedarf informiert. Heute reden wir somit von Echtzeitbuchhaltung und nicht mehr von monatelangem Warten von Betriebskennzahlen vom Treuhänder. Zeitliche Einsparungen sind ebenfalls beträchtlich. Nach einmaliger Einrichtung können z. Bsp. meine Kunden ihre Lohnbuchhaltung für den Monat innerhalb von 15 Minuten selbständig erledigen. Für die Bearbeitung der gesamten Buchhaltung berichten mir Kunden von Zeitersparnissen zwischen 8-9 Stunden pro Monat.

Fabian Beck: Was ist die Voraussetzung dafür, dass man von diesen Vorteilen profitieren kann? Wie gehst du allgemein vor?

Markus Ochsner: Bevor ich meinen Kunden Empfehlungen abgebe, kläre ich mit jedem Kunde die Details seiner Bedürfnisse, Struktur und gewünschte Arbeits- und Zusammenarbeitsform ab. Diese Erstanalyse ist gratis. Auf Basis der Antworten bestimmen wir dann zusammen den Einsatz der passenden Tools, richte dann einmalig die Fibu, Verkauf, Kreditoren und Lohnbuchhaltung mit entsprechenden Schnittstellen in Bank, Versicherungs-, und Archivsysteme selbständig für meine Kunden ein. Dank diesem einmaligen Setup braucht der Kunde danach selbst gar nicht mehr so viel Buchhaltungs- Know How, vieles läuft digital und verbucht sich automatisch bis direkt in die FIBU. Anschliessend stehe ich den Kunden für Fragen, Monitoring und Coach zur Verfügung. Es kann ohne aufwendige Schulungen gleich los gehen.

Fabian Beck: Wie schaffst du es, deine Kunden mitzunehmen?

Markus Ochsner: Meine Kunden suchen eine kosteneffiziente Zusammenarbeit. Deshalb versuche ich, ihnen die Kosteneinsparungen durch die Digitalisierung transparent darzustellen. Sowohl ich als Treuhänder als auch meine Mandanten profitieren vom Effizienzgewinn. Die aktive Einbeziehung in die Buchhaltungsprozesse ist sicherlich ebenfalls ein wichtiger Faktor. So lernen meine Mandanten nach dem Prinzip "Learning by doing", mit den neuen Technologien umzugehen und einen Grossteil der Belege und Rechnungen selbst zu verbuchen.


Der klassische Sachbearbeiterjob wird in Zukunft nicht mehr existieren. Die Demografie und der Fachkräftemangel zwingt Treuhänder, aber auch die Unternehmen, zu Effizienzgewinnen und zum Umdenken.


Fabian Beck: Was würdest du anderen Treuhändern raten?

Markus Ochsner: Der klassische Sachbearbeiterjob wird in Zukunft nicht mehr existieren. Die Demografie und der Fachkräftemangel zwingt Treuhänder, aber auch die Unternehmen, zu Effizienzgewinnen und zum Umdenken. Man muss sich mit den neuen digitalen Tools auseinandersetzen und Konzepte entwickeln, wie man die Zusammenarbeit mit Mandanten gestalten möchte. Die Kernkompetenz des Treuhänders der Zukunft ist die Expertise und das Coaching der Kunden. Dieser wird für Spezialistenwissen bezahlt, nicht mehr für unnötige Produktivitätsstunden.

Fabian Beck: Vielleicht noch ein Blick auf den Menschen Markus Ochsner privat: Wo verbringst du deine Freizeit am liebsten?

Markus Ochsner: Ich gehe jeden Morgen um 5 Uhr raus mit meinem Hund, 365 Tage im Jahr, egal bei welchem Wetter. Das ermöglicht mir, bereits um 7 Uhr fit, geduscht und frisch für den Tag im Büro zu sein. Ansonsten bin auch gerne sportlich unterwegs, Biken, Wandern und nutze mehr Freizeit, die mir die Selbstständigkeit und Dank effizientem Einsatz die Digitalisierung gibt.

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