Die Unterschiede zwischen strategischer und operativer Beschaffung

Was ist Beschaffung allgemein?

Beschaffung bezeichnet den Prozess, bei dem Unternehmen Waren, Dienstleistungen oder Rohstoffe erwerben, die für ihre Geschäftstätigkeit erforderlich sind. Dieser Prozess umfasst:

• Identifikation des Bedarfs
• Lieferantenauswahl und -bewertung
• Vertragsverhandlungen
• Bestellung und Lieferung
• Qualitätskontrolle und Lagerung

Was sind die Aufgaben der Beschaffung?

Die Beschaffung hat eine Vielzahl von Aufgaben, die in zwei Hauptkategorien unterteilt werden können: operativ und strategisch. Zu den allgemeinen Aufgaben gehören:

• Bedarfsplanung: Bestimmung, was und wie viel benötigt wird
• Lieferantenauswahl: Identifizierung und Bewertung potenzieller Lieferanten
• Vertragsmanagement: Aushandeln und Verwalten von Verträgen
• Bestellabwicklung: Erstellung und Überwachung von Bestellungen
• Lieferkettenmanagement: Sicherstellung der termingerechten Lieferung

Was sind Ziele der Beschaffung?

Die Hauptziele der Beschaffung umfassen:

• Kostenreduktion: Minimierung der Beschaffungskosten bei gleichbleibender Qualität
• Sicherstellung der Versorgung: Vermeidung von Produktionsausfällen durch rechtzeitige Beschaffung
• Qualitätssicherung: Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen in der benötigten Qualität
• Flexibilität: Anpassung der Beschaffungsstrategie an veränderte Marktbedingungen

Operative vs. strategische Beschaffung

Operative Beschaffung:

• Fokussiert auf kurzfristige Bedarfsdeckung
• Umfasst tägliche oder regelmäßige Bestellungen
• Direkt mit der Produktionsplanung verbunden
• Ziel: Sicherstellung der kontinuierlichen Materialversorgung

Strategische Beschaffung:

• Langfristige Planung und Optimierung der Beschaffungsprozesse
• Entwicklung von Lieferantenbeziehungen und Verhandlungen langfristiger Verträge
• Analyse von Markttrends und Beschaffungsrisiken
• Ziel: Schaffung von Wettbewerbsvorteilen durch strategische Lieferantenwahl und Kosteneffizienz

Was ist operative Beschaffung genau?

Die operative Beschaffung umfasst:

• Bedarfsermittlung: Tägliche Überwachung und Planung des Materialbedarfs
• Bestellprozesse: Durchführung und Nachverfolgung von Bestellungen
• Lagerhaltung: Verwaltung der Bestände, um Engpässe zu vermeiden
• Lieferantenauswahl: Auswahl von Lieferanten basierend auf aktuellen Bedarfen und Lieferfähigkeit

Was ist strategische Beschaffung genau?

Die strategische Beschaffung umfasst:

• Marktanalyse: Untersuchung von Lieferantenmärkten und Identifizierung potenzieller Risiken
• Lieferantenmanagement: Aufbau und Pflege langfristiger Beziehungen zu wichtigen Lieferanten
• Vertragsverhandlungen: Aushandlung günstiger Vertragskonditionen, die langfristige Vorteile bieten
• Innovationsförderung: Zusammenarbeit mit Lieferanten zur Entwicklung neuer Produkte oder Prozesse

Welche Beschaffungsprinzipien gibt es?

Die wichtigsten Prinzipien der Beschaffung sind:

• Just-in-Time (JIT): Beschaffung von Gütern genau zur Zeit des Bedarfs, um Lagerkosten zu minimieren
• Single Sourcing: Bezug von Materialien von einem einzigen Lieferanten, um die Beziehung zu intensivieren und Mengenrabatte zu nutzen
• Multiple Sourcing: Bezug von Materialien von mehreren Lieferanten, um Risiken zu streuen und Wettbewerb zu fördern
• Global Sourcing: Nutzung internationaler Märkte, um Kosten zu senken und Qualität zu verbessern

Wie sieht der Prozess des operativen Beschaffungsprozesses aus?

Der operative Beschaffungsprozess umfasst folgende Schritte:

1. Bedarfsanalyse: Feststellung des aktuellen und zukünftigen Materialbedarfs.
2. Lieferantenauswahl: Auswahl eines geeigneten Lieferanten, basierend auf Preis, Qualität und Lieferfähigkeit.
3. Bestellabwicklung: Erstellung der Bestellung und Übermittlung an den Lieferanten.
4. Lieferüberwachung: Überwachung des Lieferstatus und Sicherstellung der rechtzeitigen Lieferung.
5. Wareneingangskontrolle: Prüfung der gelieferten Waren auf Qualität und Menge.
6. Lagerung: Einlagerung der Materialien und Aktualisierung der Bestände.

Durch die klare Trennung von operativer und strategischer Beschaffung können Unternehmen sowohl kurzfristige Anforderungen effizient erfüllen als auch langfristige Wettbewerbsvorteile sichern.

Welche Software gibt es für die Beschaffung?

Es gibt verschiedene Softwarelösungen, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre Beschaffungsprozesse effizienter zu gestalten. Hier sind einige der gängigsten und am meisten empfohlenen Softwarelösungen für die Beschaffung:

SAP Ariba

• Funktionen: End-to-End-Beschaffungslösung, Lieferantenmanagement, Vertragsmanagement, Einkaufsprozesse
• Vorteile: Cloud-basiert, umfassende Integration mit anderen SAP-Modulen, große Lieferantendatenbank
• Anwendungsbereich: Geeignet für mittelständische bis große Unternehmen

Coupa

• Funktionen: E-Procurement, Ausgabenmanagement, Lieferantenportal, Vertragsmanagement
• Vorteile: Benutzerfreundliche Oberfläche, starke Analyse- und Reporting-Funktionen, mobile Zugänglichkeit
• Anwendungsbereich: Unternehmen jeder Größe, besonders für Unternehmen mit Fokus auf Ausgabenoptimierung

Jaggaer

• Funktionen: Lieferantenmanagement, Einkaufsprozessautomatisierung, Vertrags- und Ausgabenmanagement
• Vorteile: Flexible Plattform, starkes Lieferantenmanagement, globaler Support
• Anwendungsbereich: Große Unternehmen und Organisationen mit komplexen Beschaffungsanforderungen

Oracle Procurement Cloud

• Funktionen: Automatisierung von Bestellvorgängen, Lieferantenbeziehungen, Vertragsmanagement, Analyse
• Vorteile: Integration in die Oracle Cloud Suite, umfassende Automatisierungsfunktionen, AI-basierte Insights
• Anwendungsbereich: Mittelständische bis große Unternehmen, besonders geeignet für bestehende Oracle-Nutzer

Basware

• Funktionen: E-Procurement, Rechnungsautomatisierung, Ausgabenmanagement, Lieferantenfinanzierung
• Vorteile: Spezialisierung auf Rechnungsautomatisierung, starke Ausgabenanalyse, weltweite Nutzung
• Anwendungsbereich: Unternehmen, die eine stärkere Kontrolle über ihre Ausgaben und Rechnungsprozesse benötigen

GEP SMART

• Funktionen: Beschaffungs- und Ausgabenmanagement, Lieferanten- und Vertragsmanagement, Bestandskontrolle
• Vorteile: Cloud-basiert, integrierte Plattform, intuitive Benutzeroberfläche
• Anwendungsbereich: Unternehmen jeder Größe, die eine umfassende Beschaffungsplattform suchen

Procurify

• Funktionen: Bestellanforderungsmanagement, Ausgabenverwaltung, Genehmigungsprozesse, Budgetierung
• Vorteile: Benutzerfreundlich, ideal für KMUs, Integration mit Buchhaltungssoftware
• Anwendungsbereich: Kleine bis mittelständische Unternehmen, die eine einfache und effektive Lösung suchen

Ivalua

• Funktionen: Lieferantenmanagement, Vertragsmanagement, Ausgabenanalyse, Beschaffungsvorgänge
• Vorteile: Modularer Aufbau, starke Analysefunktionen, hoher Grad an Anpassbarkeit
• Anwendungsbereich: Große Unternehmen mit komplexen Beschaffungsanforderungen

Diese Softwarelösungen helfen dabei, den Beschaffungsprozess zu optimieren, Kosten zu senken, die Transparenz zu erhöhen und die Zusammenarbeit mit Lieferanten zu verbessern. Die Wahl der richtigen Software hängt von den spezifischen Anforderungen und der Größe des Unternehmens ab.