swiDOC vs. bexio Archiv - Was sind die Unterschiede?

bexio hat kürzlich ein eigenes Archiv lanciert und wird dieses ab dem 01. März 2026 eigenen Kunden mit den Abos Optima und Ultimate anbieten. Vermehrt haben uns Fragen erreicht, ob oder warum swiDOC überhaupt weiterhin von Nöten ist.

Tatsächlich gibt es einige wesentliche Unterschiede, warum viele unserer KMU- und Treuhand-Kunden weiterhin auf swiDOC setzen:

• Mehr Integrationsmöglichkeiten: Durch die Anbindung an Zapier oder über eine offene API lassen sich komplexe digitale Prozesse automatisieren, die über eine reine manuelle Ablage hinausgehen. Das bexio Archiv verfügt über keine offene API Schnittstelle, um Dokumente aus Drittsystemen direkt in das Archiv zu überführen. So können auch Dokumente aus anderen externen Systemen automatisiert archiviert werden.
• Unabhängigkeit (Kein Vendor Lock-in): Mit swiDOC bleibt Ihr Archiv eigenständig. Sollten Sie jemals die Buchhaltungssoftware wechseln, bleiben Ihre Dokumente revisionssicher und unabhängig von bexio verfügbar.
• Flexible Rechtesteuerung: Sie können für externe Partner oder Revisoren spezifische Bereiche innerhalb des Archivs freigeben, um keinen Zugriff auf Ihre gesamten Unterlagen gewähren zu müssen.
• Mandantenfähigkeit: Mit swiDOC können Treuhänder mehrere Organisationen auf einmal anlegen und Ihren Kunden und Mitarbeitern flexiblen Zugriff für eine einfachere Zusammenarbeit geben.
• Rückwirkende Belegsynchronisierung: swiDOC synchronisiert alle Belege aus bexio aus den letzten 10 Jahren. Die Funktionalität beim bexio Archiv erlaubt lediglich eine kontinuierliche Synchronisierung ab dem Zeitpunkt der Aktivierung des Archivs. Das heisst, nur neu in bexio generierte Dokumente ab dem Zeitpunkt der der Aktivierung werden rechtskonform archiviert. Belege aus bereits abgeschlossenen Jahresabschlüssen werden nicht für die automatisierte Synchronisierung im bexio Archiv berücksichtigt.

Ich habe swiDOC genutzt und möchte nun das bexio Archiv nutzen - Was muss ich beachten?

Die kurze Antwort lautet: Sie werden beide Systeme weiterhin brauchen, wenn Sie 100% gesetzkonform bleiben wollen.

Die Migration zweier Archivsysteme ist ein äusserst komplexes Unterfangen. Um die gesetzlichen Vorgaben der Schweizer Geschäftsbücherverordnung einzuhalten müssen bei einer Archivmigration alle Dokumente inkl. derer Metadaten (dazu gehören zum Beispiel die definierten Aufbewahrungsfristen) und Protokolle aus dem alten Archivsystem in das Neue überführt werden.

Eine solche Funktionalität kann weder swiDOC selbst für den Datenexport, noch das bexio Archiv für den Datenimport anbieten. Das bedeutet, dass Sie swiDOC parallel zum bexio Archiv nutzen sollten bis eine Löschung aller in swiDOC archivierten Unterlagen nach Ablauf derer Archivierungsfristen stattgefunden hat.

Pragmatischer Ansatz (jedoch auf eigenes Risiko)

Sollten Sie bereits vorher Ihre Archivablage bei bexio zentralisieren wollen, können Sie einen Datenexport aller Dokumente (ohne Metadaten und Protokolle) für einmalig 300 CHF beantragen (info@swidoc.ch). Dieser Datenexport beinhaltet alle Dokumente inkl. derer Ordnerstruktur. Diese Dokumente können Sie dann über den manuellen Upload zum bexio Archiv migrieren. Dies stellt jedoch keine gesetzkonforme Praxis dar. Wir empfehlen deshalb swiDOC bis zum Ablauf der gesetzten Aufbewahrungsfristen (10 Jahre) weiter zu nutzen.

Bei weiteren Fragen erreichen Sie unseren Support unter info@swidoc.ch