So gelingt die Offertenstellung - Tipps für Unternehmer

Die Erstellung eines überzeugenden Angebots ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Eine gut durchdachte Offerte ist nicht nur ein wichtiges Verkaufsinstrument, sondern auch ein Spiegelbild der Professionalität und Zuverlässigkeit eines Unternehmens. Hier sind einige bewährte Tipps, wie du erfolgreich eine professionelle Offerte erstellen kannst:

1. Verstehe die Bedürfnisse des Kunden

Bevor du mit der Offertenstellung beginnst, ist es entscheidend, die Bedürfnisse und Anforderungen des Kunden zu verstehen. Recherchiere gründlich und stelle sicher, dass du alle relevanten Informationen hast. Je genauer du die Erwartungen des Kunden verstehst, desto besser kannst du eine maßgeschneiderte Offerte erstellen.

2. Klare Struktur und Präsentation

Deine Offerte sollte eine klare Struktur haben, die leicht verständlich ist. Verwende klare Überschriften, kurze Absätze und nummerierte Listen, um die Informationen übersichtlich zu präsentieren. Ein ansprechendes Layout trägt dazu bei, dass der Kunde die Offerte gerne liest und die wichtigsten Punkte schnell erfassen kann.

3. Individualisierung und Personalisierung

Vermeide standardisierte Offerten. Zeige dem Kunden, dass du seine Anforderungen genau verstanden hast, indem du die Offerte individuell anpasst. Verwende den Namen des Kunden und integriere spezifische Details aus vorangegangenen Gesprächen. Personalisierte Offerten schaffen eine persönliche Verbindung und zeigen, dass du dich um die Bedürfnisse des Kunden kümmerst.

4. Transparente Kostenaufstellung

Eine klare und transparente Kostenaufstellung ist ein Schlüsselelement jeder Offerte. Teile die Gesamtkosten auf und erkläre, welche Leistungen oder Produkte inbegriffen sind. Vermeide versteckte Kosten, da diese das Vertrauen des Kunden beeinträchtigen können. Falls möglich, biete unterschiedliche Pakete oder Optionen an, um dem Kunden mehr Flexibilität zu geben.

5. Fristen und Zahlungsbedingungen

Definiere klare Fristen für die Umsetzung des Projekts oder die Lieferung der Produkte. Ebenso wichtig sind deutliche Zahlungsbedingungen. Mache klar, wann und wie der Kunde Zahlungen leisten muss. Transparente Fristen und Zahlungsbedingungen schaffen Vertrauen und verhindern Missverständnisse.

6. Hervorhebung von Alleinstellungsmerkmalen

Unterstreiche die Alleinstellungsmerkmale deines Angebots. Warum sollte der Kunde gerade dein Unternehmen wählen? Betone besondere Qualitäten, Erfahrungen oder Dienstleistungen, die dein Unternehmen von anderen abheben. Zeige dem Kunden, dass er mit dir die beste Wahl trifft.

7. Handlungsaufforderung am Ende

Schließe deine Offerte mit einer klaren Handlungsaufforderung ab. Ermutige den Kunden, sich mit Fragen oder zur Bestätigung des Angebots an dich zu wenden. Gib alle relevanten Kontaktdaten an und bekräftige dein Interesse an einer zukünftigen Zusammenarbeit.

Was muss rechtlich gesehen in eine Offerte?

Rechtlich gesehen sollte eine Offerte verschiedene Informationen enthalten, um das Vertragsverhältnis zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer genau zu definieren. Damit können Missverständnisse vermieden werden. Gesetzlich gesehen ist die Offerte ein Vertragsangebot. Sobald der Auftragnehmer das Angeboot annimmt, gilt dies gemäss Art. 1 des Schweizer OR als Vertragsschluss.

Folgende Punkte sollten in einer Offerte enthalten sein.

1. Korrekte Identifikation der Parteien:

• Vollständige Namen und Adressen des anbietenden Unternehmens und des Kunden.
• Klare Identifikation der Vertragsparteien.

2. Beschreibung der angebotenen Leistungen oder Produkte:

• Detaillierte und genaue Beschreibung der angebotenen Dienstleistungen oder Produkte.
• Spezifikationen, wenn relevant, um Missverständnisse zu vermeiden.

3. Preis und Zahlungsbedingungen:

• Klare Angabe des Preises für die angebotenen Leistungen oder Produkte.
• Festlegung der Zahlungsmodalitäten, Fälligkeiten und eventueller Ratenzahlungen.

4. Gültigkeitsdauer der Offerte:

• Klare Angabe, wie lange die Offerte gültig ist, um Preisschwankungen zu berücksichtigen.

5. Liefer- oder Leistungszeitpunkt:

• Festlegung des Zeitpunkts oder Zeitraums, zu dem die Leistungen erbracht oder die Produkte geliefert werden.

6. Haftungsausschlüsse und Garantien:

• Klare Angaben zu Haftungsausschlüssen und gegebenenfalls zu Garantien für die angebotenen Leistungen oder Produkte.

7. Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB):

• Verweis auf die Geltung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen, wenn vorhanden.
• Klare Angabe, wo die AGB eingesehen werden können.

8. Gesetzliche Informationen:

• Beachtung gesetzlicher Informationspflichten, wie zum Beispiel das Impressum oder sonstige rechtliche Pflichtangaben.

9. Unterschrift und Firmenstempel:

• Unterschrift oder eine andere Form der Bestätigung durch autorisierte Vertreter des anbietenden Unternehmens.
• Gegebenenfalls Firmenstempel oder Siegel.

10. Rücktrittsrecht und Kündigungsklauseln:

• Klare Regelungen zu Rücktrittsrechten oder Kündigungsmöglichkeiten, falls das Angebot angenommen wird.

Wie kann ich ein Angebot erstellen?

Ein Angebot kann prinzipiell auf viele unterschiedliche Arten erstellt werden. Wenn keine ERP oder Buchhaltungssoftware im Einsatz ist, kann ein einfaches Word Dokument oder eine Excelvorlage auch für die Erstellung eines Angebots dienen. Wichtig ist, dass die Email des Angebots auch rechtskonform archiviert ist.

Vorlagentext einer Offerte

Offerte für [Projekt- oder Produktname]

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir freuen uns, Ihnen eine maßgeschneiderte Offerte für [Projekt- oder Produktname] vorzulegen. Unser Unternehmen [Unternehmensname] hat umfassende Erfahrung in [relevantem Bereich] und ist darauf spezialisiert, erstklassige Lösungen bereitzustellen.

1. Projektbeschreibung / Produktinformationen:

Beschreiben Sie hier das Projekt oder die angebotenen Produkte detailliert. Erklären Sie, wie Ihre Leistungen den Anforderungen und Bedürfnissen des Kunden entsprechen.

2. Leistungsumfang:

• Liste der spezifischen Leistungen oder Produkte]
• [Weitere relevante Informationen]

3. Kostenaufstellung:

Die Gesamtkosten für das Projekt/Produkt betragen [Gesamtbetrag].

Diese beinhalten:

• Aufschlüsselung der einzelnen Kostenpunkte]
• [Zusätzliche Kostenoptionen, falls relevant]

4. Zeitplan:

Unser vorgeschlagener Zeitplan sieht vor:

• [Projektmeilensteine oder Produktionsphasen]
• [Fertigstellungstermin]

5. Zahlungsbedingungen:

Die Zahlung erfolgt gemäß folgendem Zeitplan:

• [Zahlungsfristen oder Ratenzahlungen]

6. Alleinstellungsmerkmale:

Warum sollten Sie uns wählen?

• [Besondere Qualifikationen oder Erfahrungen]
• [Referenzen vergangener erfolgreicher Projekte]

7. Handlungsaufforderung:

Wir stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung, um weitere Fragen zu beantworten oder Anpassungen vorzunehmen. Kontaktieren Sie uns bitte unter [Kontaktinformationen] für weitere Details oder zur Bestätigung der Offerte.

Wir schätzen Ihr Interesse an unserer Dienstleistung/unserem Produkt und freuen uns auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

Mit freundlichen Grüßen,

[Unternehmensname] [Ansprechpartner und Kontaktdaten]

Ab wann gilt ein Angebot als angenommen?

Eine Annahme des Angebots bedeutet für den Lieferanten/ Auftragnehmer gemäss dem OR, dass die aufgelisteten Dienstleistungen oder Waren zum definierten Betrag entrichtet werden müssen. Dabei unterscheidet man zwischen verschiedenen Formen der Annahme.

Stillschweigende Annahme:

Ein Angebot wird stillschweigend angenommen, wenn der Kunde die Leistung in Anspruch nimmt, ohne ausdrücklich zuzustimmen. Dies kann beispielsweise durch die Bezahlung der angebotenen Dienstleistung erfolgen.

Schriftliche Annahme:

Eine schriftliche Annahme erfolgt, wenn der Kunde das Angebot ausdrücklich schriftlich akzeptiert. Dies kann durch eine E-Mail, einen unterschriebenen Vertrag oder einen anderen schriftlichen Kommunikationsweg geschehen.

Mündliche Annahme:

In einigen Fällen kann ein Angebot mündlich angenommen werden. Dies setzt jedoch voraus, dass beide Parteien mündlich übereinstimmen, und es kann schwieriger sein, dies im Streitfall nachzuweisen.

Annahmefrist Manchmal legt der Anbieter eine Frist für die Annahme fest. Wenn der Kunde das Angebot innerhalb dieser Frist annimmt, kommt der Vertrag zustande. Andernfalls erlischt das Angebot.

Es ist wichtig zu beachten, dass individuelle Verträge oder spezifische Klauseln die Regeln für die Angebotsannahme beeinflussen können. Es ist empfehlenswert, die Bedingungen eines Angebots sorgfältig zu prüfen und bei Unsicherheiten rechtlichen Rat einzuholen.

Wie verfahre ich, wenn die Kosten mein Angebot überschreiten?

Wenn deine Rechnung höher ausfällt als deine ursprüngliche Offerte, ist es wichtig, transparent und proaktiv zu kommunizieren. Hier sind einige Schritte, die du in Betracht ziehen solltest:

1. Frühzeitige Kommunikation

Informiere deinen Kunden so früh wie möglich über die mögliche Abweichung. Je früher du Bescheid gibst, desto besser kann der Kunde sich darauf einstellen.

2. Begründung und Erläuterung

Erkläre die Gründe für die Abweichung. Warum sind die Kosten höher als erwartet? Erläutere Änderungen im Projektumfang, unvorhergesehene Herausforderungen oder andere Faktoren, die zu einer höheren [Rechnung] geführt haben.

3. Detaillierte Aufschlüsselung

Gib eine detaillierte Aufschlüsselung der zusätzlichen Kosten. So kann der Kunde verstehen, wie sich die ursprüngliche Offerte von der finalen Rechnung unterscheidet.

4. Verhandlung und Kompromiss

Sei bereit, mit dem Kunden zu verhandeln oder Kompromisse einzugehen. Das könnte bedeuten, bestimmte Posten zu reduzieren oder alternative Lösungen anzubieten, um die Kosten zu minimieren.

5. Kundenbeziehung pflegen

Betone, dass dir die Kundenbeziehung wichtig ist und du bestrebt bist, eine faire Lösung zu finden. Kunden schätzen Ehrlichkeit und Transparenz.

6. Zukünftige Prävention

Überlege, welche Schritte du in Zukunft unternehmen kannst, um solche Abweichungen zu verhindern. Das könnte die Überarbeitung von Schätzungen, detailliertere Projektplanung oder klare Kommunikation bei Änderungen im Projektumfang umfassen.

7. Vertragsklauseln prüfen

Schau dir den ursprünglichen Vertrag oder die Offerte an, um zu prüfen, ob es Klauseln gibt, die die Anpassung von Kosten oder den Umgang mit Änderungen im Projektumfang regeln. Dies kann helfen, den rechtlichen Rahmen zu verstehen.

Wichtig ist, dass du proaktiv handelst und die Kommunikationskanäle offen hältst. Kunden verstehen oft, dass Projekte unvorhersehbare Wendungen nehmen können, solange die Kommunikation transparent und kooperativ bleibt.

Fazit

Die Erstellung überzeugender Offerten erfordert Zeit, Sorgfalt und die Fähigkeit, die Bedürfnisse der Kunden zu verstehen. Indem du diese Tipps befolgst, kannst du nicht nur erfolgreiche Angebote erstellen, sondern auch das Vertrauen deiner Kunden gewinnen und langfristige Geschäftsbeziehungen aufbauen.

Wichtig ist, dass stets auch die Aufbewahrungspflichten berücksichtigt werden. Dazu kann ein digitales Archiv wie swiDOC dienen.