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Jeder, der bereits selbstständig war oder ist kennt es: Rechnungen schreiben ist eine notwendige, aber leider oft auch zeitaufwändige Angelegenheit. In diesem Artikel haben wir alle notwendigen Unterlagen und Vorgaben für die Rechnungsstellung in der Schweiz zusammengefasst.

Warum ist eine korrekte Rechnung wichtig?

Eine korrekte Rechnung ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch für die Buchhaltung und den Überblick über deine finanziellen Transaktionen von grosser Bedeutung.

Eine fehlerhafte oder unvollständige Rechnung kann zu Verzögerungen bei der Zahlung führen und sogar rechtliche Konsequenzen haben.

Deshalb ist es wichtig, dass du deine Rechnungen sorgfältig erstellst und alle erforderlichen Informationen angibst.

Die Pflichtangaben auf deiner Rechnung

Gemäss den rechtlichen Bestimmungen unter kmu.admin.ch müssen folgende Informationen auf deiner Rechnung in der Schweiz angegeben werden:

• Name und Adresse des Lieferanten sowie seine MWST-Nummer. Seit dem 1. Januar 2014 ist dies die Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) mit dem Zusatz MWST
• Name und Adresse des Empfängers (bei Kassenzetteln ab CHF 400, Stand 2012)
• Datum der Lieferung oder der Leistungserbringung (sofern nicht mit dem Rechnungsdatum identisch)
• Genaue Bezeichnung der Lieferung oder Dienstleistung: Beschreibe die erbrachte Leistung oder das gelieferte Produkt so detailliert wie möglich.
• Die Menge und der Preis (Entgelt) der Lieferung bzw. Dienstleistung
• Angewandter Mehrwertsteuersatz (z.B. "zuzüglich 8,1% MWST") und MWST-Betrag, sofern dieser nicht im Preis enthalten ist

weitere, optionale Angaben:

• Rechnungsnummer: Jede Rechnung sollte eine eindeutige Rechnungsnummer haben, um die Identifizierung und Zuordnung zu erleichtern. Dies ist in der Schweiz jedoch keine Pflicht.
• Zahlungsbedingungen: Kläre die Zahlungsbedingungen, wie zum Beispiel den Zahlungszeitraum und die akzeptierten Zahlungsmethoden.
• Bankverbindung: Gib deine Bankverbindung an, damit der Rechnungsempfänger die Zahlung vornehmen kann.

Wie bewahre ich Rechnungen auf?

Sobald du eine Rechnung an deinen Kunden gestellt hast, musst du diese gemäss den Vorgaben des Schweizer OR Artikel 957a unveränderbar für 10 Jahre wiederauffindbar aufbewahren. Eine detaillierte Beschreibung der Anforderungen gibt es auch in diesem Blogpost.

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