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Dokumente rechtskonform. digital. archivieren?
DE

von Kevin Bauer

Dokumentenmanagement für KMU - kostengünstig digitalisieren

Die effiziente Verwaltung von Dokumenten ist für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) von entscheidender Bedeutung. Der Übergang zu einem digitalen Dokumentenmanagement kann nicht nur die Arbeitsabläufe optimieren, sondern auch Kosten reduzieren.

In diesem Blogbeitrag werfen wir einen Blick auf die Grundlagen des Dokumentenmanagements für KMU und beleuchten verschiedene Aspekte der Kostenoptimierung.

Was ist Dokumentenmanagement?

Dokumentenmanagement bezieht sich auf die Organisation, Speicherung und Verwaltung von Dokumenten in einem digitalen Format. Dies umfasst die Erfassung, Indexierung, Speicherung, Suche und Freigabe von Dokumenten.

Durch den Einsatz von Dokumentenmanagement-Software können Unternehmen den Zugriff auf Informationen erleichtern, die Produktivität steigern und die Sicherheit ihrer Dokumente verbessern.

Welche Anwendungsfälle gibt es für Dokumentenmanagement im KMU?

1. Rechnungsverwaltung und Buchhaltung

In vielen KMU ist die Verwaltung von Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen eine zeitraubende Aufgabe. Ein Dokumentenmanagementsystem kann diesen Prozess automatisieren, indem es eingehende Rechnungen erfasst, digitalisiert und automatisch den richtigen Abteilungen oder Mitarbeitern zuweist.

Dies ermöglicht eine schnellere Verarbeitung, reduziert Fehler und unterstützt die Einhaltung von Buchführungsstandards.

2. Vertragsmanagement

Das Management von Verträgen und Vereinbarungen kann für KMU eine komplexe Angelegenheit sein. Ein Dokumentenmanagementsystem ermöglicht die zentrale Speicherung von Vertragsdokumenten, automatisierte Benachrichtigungen für wichtige Termine und eine schnelle Suche nach relevanten Informationen.

Dies verbessert die Transparenz, minimiert das Risiko von Fristüberschreitungen und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen.

3. Personalaktenverwaltung

Die Verwaltung von Personalakten erfordert nicht nur die Speicherung von Dokumenten wie Lebensläufen, Arbeitsverträgen und Zeugnissen, sondern auch den Schutz sensibler persönlicher Informationen.

Ein Dokumentenmanagementsystem kann sicherstellen, dass alle personalbezogenen Dokumente korrekt im digitalen Sekretariat archiviert sind, den Datenschutzbestimmungen entsprechen und gleichzeitig einen schnellen Zugriff für autorisierte Personen ermöglichen.

4. Projektdokumentation

In einem KMU werden oft mehrere Projekte gleichzeitig durchgeführt. Ein Dokumentenmanagementsystem erleichtert die Verwaltung von Projektdokumentationen, einschließlich Projektberichten, Plänen und Kommunikationsprotokollen. Teammitglieder können leicht auf relevante Informationen zugreifen, was die Zusammenarbeit fördert und die Effizienz steigert.

5. Kundendokumentation und Kommunikation

Die Verwaltung von Kundenkorrespondenz und -dokumenten ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Ein Dokumentenmanagementsystem kann eingehende E-Mails, Verträge, Angebote und andere Dokumente effizient organisieren.

Dies erleichtert nicht nur die Kommunikation mit Kunden, sondern stellt auch sicher, dass alle relevanten Informationen leicht zugänglich sind, um Kundenanfragen schnell und präzise zu bearbeiten.

Die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems in diesen Anwendungsfällen kann nicht nur Zeit und Ressourcen sparen, sondern auch die Genauigkeit, Sicherheit und Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen verbessern.

Kostenvergleich verschiedener Dokumentenmanagementanbieter

Die Auswahl der richtigen Dokumentenmanagement-Software ist entscheidend, und dabei spielt auch der Kostenfaktor eine bedeutende Rolle. Es gibt eine Vielzahl von Anbietern auf dem Markt, von kostengünstigen Lösungen bis hin zu umfassenden Enterprise-Systemen.

Einige amerikanische Anbieter wie z.B. Docuware oder M-Files sind zwar funktionstechnisch kostengünstig, erfüllen jedoch häufig nicht gesetzliche Anforderungen bzgl. Datenschutz, die länderspezifisch sind.

Ein sorgfältiger Kostenvergleich ist wichtig, um die Bedürfnisse des Unternehmens zu erfüllen, ohne das Budget zu sprengen.

Vergleich DMS Tabelle

Aus der Tabelle wird ersichtlich, dass es erhebliche Unterschiede beim Pricing der DMS-Software gibt. Wichtig aus Anwendersicht ist, dass das Dokumentenmanagementsystem zu den individuellen Anforderungen passt. Häufig sind Funktionen wie Workflow-Integrationen gar nicht notwendig, um die Anforderungen abzudecken.

Neben dem Preis sollten auch andere Faktoren wie die Installations-und Betriebskosten, der Ort der Datenspeicherung sowie die Rechtskonformität beachtet werden.

Kann ich ein Dokumentenmanagement selbst einführen?

Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems erfordert Fachkenntnisse und eine sorgfältige Planung. Während einige KMU möglicherweise die Ressourcen haben, um dies intern zu bewältigen, kann die Unterstützung durch externe Experten oft effektiver und zeitsparender sein.

Wenn die Anforderungen etwas überschaulicher sind, kann ein "DMS-lite" wie zum Beispiel swiDOC für Aufgaben wie die reine Archivierung eingesetzt werden. Der Vorteil bei swiDOC ist, dass eine Einrichtung innerhalb weniger Minuten abgeschlossen ist und ohne externe Beratung Standard-Schnittstellen wie zu bexio und Proffix genutzt werden können.

Was ist besser - Cloud oder On Premise?

Die Entscheidung zwischen einer cloudbasierten (Cloud) oder lokal installierten (On Premise) Lösung hängt von den spezifischen Anforderungen und Präferenzen des Unternehmens ab.

Cloud-basierte Lösungen bieten Flexibilität, Skalierbarkeit und Zugriff von überall, während On-Premise-Lösungen mehr Kontrolle über die Daten bieten. Der Kostenvergleich sollte auch die langfristigen Betriebskosten berücksichtigen.

Wer kann mich bei der Einführung von Dokumentenmanagement-Software unterstützen?

Die Einführung von Dokumentenmanagement-Software erfordert eine umfassende Planung und Implementierung. Externe Berater und Dienstleister wie zum Beispiel die Allix GmbH, die sich auf Dokumentenmanagement spezialisiert haben, können KMU dabei unterstützen, die geeignete Software auszuwählen, benutzerdefinierte Implementierungen vorzunehmen und Schulungen für die Mitarbeiter bereitzustellen.

Insgesamt ist das kostengünstige Digitalisieren von Dokumenten für KMU nicht nur eine Investition in die Effizienz, sondern auch ein Schritt in Richtung langfristiger Wettbewerbsfähigkeit.

Bei der Auswahl und Implementierung von Dokumentenmanagement-Systemen ist es wichtig, die individuellen Bedürfnisse und das Budget des Unternehmens zu berücksichtigen.

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