Dokumente rechtskonform. digital. archivieren?
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von Fabian Beck

Dokumente sicher aufbewahren - 5 Massnahmen für bessere Sicherheit

In diesem Blogpost präsentieren wir 5 wirksame Massnahmen und Tips zur sicheren Aufbewahrung Ihrer Dokumente, egal ob privat oder im geschäftlichen Kontext.

1. Klären Sie, welche Unterlagen aufbewahrungspflichtig sind

Im Regelfall gelten sowohl für Privatpersonen, als auch für Unternehmen gesetzliche Aufbewahrungsfristen für gewisse Dokumente. Je nach Art eines Dokumentes sind verschiedene Aufbewahrungspflichten anzuwenden. Informieren Sie sich über die geltenden Vorschriften in Ihrem Land oder konsultieren Sie einen Steuerberater oder Treuhänder.

2. Machen Sie eine Bestandsaufnahme über die aktuelle Aufbewahrung wichtiger Dokumente

Bevor Sie die Organisation Ihrer Dokumentenablage umstellen, sollten Sie eine Bestandsaufnahme der aktuellen Organisation machen. Oft kommen bei einer strukturierten Analyse bereits viele Sicherheitslücken oder Unvollständigkeiten bei der verwendeten Aufbewahrungspraxis zum Vorschein. Dokumentieren Sie in einer Exceltabelle mindestens folgende Punkte:

  • um welchen Dokumententyp handelt es sich?
  • Wie werden Dokumente des Dokumententyps aktuell aufbewahrt?
  • Ist ein 2 Faktor Mechanismus installiert?
  • Ist der Zugriff eingeschränkt? Wie sieht die Zugriffseinschränkung aus (nur über Passwort, Tresor, Bankfach...)?
  • Wie lange muss eine Aufbewahrung erfolgen?
  • Wie stelle ich sicher, dass die Aufbewahrungsfristen eingehalten werden?
  • Wie sollen Dokumente in Zugunft abgelegt werden?
  • Wie häufig erfolgen Sicherheits-Backups?
  • Wie stelle ich die Auffindbarkeit der Dokumente sicher?

3. Umgang mit physischen Dokumenten

Physische Dokumente erfordern besondere Sorgfalt, um sie sicher aufzubewahren. Investieren Sie in hochwertige Aktenordner oder Ordnersysteme, um Ihre Unterlagen geordnet zu halten. Ein sicherer Tresor oder ein Bankschließfach bietet zusätzlichen Schutz vor Diebstahl oder Naturkatastrophen. Vergessen Sie nicht, wichtige Dokumente an einem trockenen und kühlen Ort aufzubewahren, um Schäden durch Feuer oder Feuchtigkeit zu vermeiden.

4. Umgang mit digital vorliegenden Dokumenten

Digitale Dokumente sind anfällig für Cyberangriffe und Datenverluste. Sichern Sie Ihre digitalen Dokumente durch regelmäßige Backups auf externen Festplatten oder in der Cloud. Verwenden Sie starke Passwörter und verschlüsselte Speicherlösungen, um die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten. Aktualisieren Sie Ihre Sicherheitsmaßnahmen regelmäßig, um mit den neuesten Bedrohungen Schritt zu halten. Folgende Faktoren sollten Sie beachten:

  • 2 Faktor Authentifizierung für digitale Speichersysteme nutzen
  • Passwortmanager wie 1Password oder NordPass nutzen
  • regelmässige Backups wichtiger Speichersysteme durchführen (idealerweise auf einer physischen Festplatte und in der Cloud/NAS)

Zur Umsetzung der digitalen Aufbewahrung gibt es verschiedene Lösungsmöglichkeiten:

  • Nutzung einer NAS: eine NAS (Network Attached Storage) eignet sich sehr gut für Privatpersonen und kleinere Unternehmen, um interne Dokumente leicht zugänglich für Mitarbeiter zu speichern
  • Nutzung einer externen Festplatte: gut für Sicherheits-Kopien der Dokumente. Kombiniert mit einem regelmässigen Backup und einer Hinterlegung bei einer Bank im Tresor bietet Sie Schutz vor Angreifern aus dem Internet
  • Nutzung eines Cloudspeichers: leicht zu implementieren und benutzerfreundlich in der Anwendung. Erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen durch automatische Dokumentenlöschung und Fristenverwaltung

5. Zugriffe einschränken, Notfallkontakte und Prozesse installieren

Beschränken Sie den Zugriff auf Ihre sensiblen Dokumente, indem Sie sichere Passwörter verwenden und den Zugang zu physischen Speicherorten einschränken. Viele digitale Speichersysteme und Archive ermöglichen eine Zugriffsverwaltung und Zugrifssteuerung. Damit kann festgelegt werden, welche Nutzer auf wichtige Unterlagen zugreifen können.

Legen Sie für ein Unfallszenario oder Angriff Notfallkontakte fest und erstellen Sie [Notfallpläne mit Arbeitsanweisungen](https://www.orbit.de/blog/wie-erstelle-ich-ein-it-notfallhandbuch/ "Notfallplanerstellung Guide) für ihre Mitarbeiter, um schnell geeignete Gegenmassnahmen umsetzen zu können.

Fazit

Die sichere Aufbewahrung Ihrer Dokumente erfordert Zeit und Engagement, aber die Investition lohnt sich.

Ein Verlust wichtiger Geschäftsunterlagen kann im schlimmsten Fall die Existenz des Unternehmens bedrohen und ist daher mit höchster Priorität zu vermeiden.

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