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Dokumente rechtskonform. digital. archivieren?
DE

von Kevin Bauer

Digitale Archivierung von Geschäftsunterlagen: Was Sie Wissen Sollten

Digitalisierung hat in den letzten Jahren immense Auswirkungen auf die Geschäftswelt gehabt.

Über den gesamten Prozess der Digitalisierung ist eine Sache klar - jedes erfolgreiche Unternehmen wird früher oder später eine digitale Archivierung von Geschäftsunterlagen einführen müssen.

In diesem Blogpost erfahren Sie alles, was Sie über die digitale Archivierung von Geschäftsunterlagen wissen sollten und wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann.

Digitale Archivierung im Geschäftsumfeld

Die digitale Archivierung von Geschäftsunterlagen gewinnt immer mehr an Bedeutung. Doch was genau bedeutet digitale Archivierung und welche Vorteile bietet sie?

Die digitale Archivierung bezieht sich auf die Speicherung von wichtigen Geschäftsdokumenten wie Rechnungen, Verträgen, Korrespondenzen usw. in digitaler Form. Der Zweck der digitalen Archivierung ist es, wichtige Unterlagen jederzeit und überall zugänglich zu machen und so eine zuverlässige und sichere Speicherlösung für die immer grösser werdende Datenflut zu bieten.

Welche Dokumente sollten digital archiviert werden? Das hängt ganz von den Geschäftsprozessen ab. Grundsätzlich sollten alle Geschäftsdokumente digital archiviert werden, die für das Unternehmen von Bedeutung sind. Dazu zählen z.B. Verträge, Lieferscheine, Rechnungen, Gehaltsabrechnungen, usw.

Die Vorteile der digitalen Archivierung liegen auf der Hand. Durch die digitale Archivierung können Dokumente schnell und einfach gefunden werden. Zeitintensive Suchen in Aktenschränken gehören somit der Vergangenheit an.

Ausserdem können digitale Archive vor Datenverlust durch Brand, Diebstahl oder andere Katastrophen schützen. Auch die Sicherheit ist ein Vorteil, denn durch Zugangskontrollen können die Dokumente vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden.

Aber es gibt auch Nachteile. So ist die digitale Archivierung aufwendig und erfordert Zeit, um die Dokumente zu scannen und zu kategorisieren. Des Weiteren sind besonders alte Dokumente, die nicht digital vorhanden sind, schwer in das System zu integrieren.

Abschliessend lässt sich sagen, dass die digitale Archivierung eine sinnvolle Möglichkeit der Geschäftsprozessoptimierung darstellt. Unternehmen sollten sich jedoch bewusst sein, dass die Umstellung zum digitalen Archiv Zeit und Ressourcen erfordert.

Vorbereitung auf die Digitale Archivierung

Um Geschäftsunterlagen digital zu archivieren, ist eine gute Vorbereitung der Dokumente unabdingbar. Zunächst sollten alle Dokumente sortiert und sämtliche Papierklammern, Post-its und Ähnliches entfernt werden. Nur so können die Dokumente reibungslos gescannt und digitalisiert werden.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist der Umgang mit vertraulichen Dokumenten. Hierbei sollten Unternehmen darauf achten, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf diese Dokumente haben. Die Digitalisierung von vertraulichen Dokumenten sollte darüber hinaus ausschliesslich intern erfolgen, um die Sicherheit dieser Dokumente zu gewährleisten.

Schliesslich sollte die richtige Archivierungsmethode ausgewählt werden. Hierbei gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie beispielsweise die Speicherung in der Cloud oder auf externen Festplatten. Die Wahl der richtigen Methode sollte dabei auf den individuellen Bedarf des Unternehmens abgestimmt werden.

Eine gute Vorbereitung der Dokumente, der sichere Umgang mit vertraulichen Dokumenten sowie die Auswahl der passenden Archivierungsmethode sind somit essenziell, um die digitale Archivierung von Geschäftsunterlagen erfolgreich umzusetzen.

Möglichkeiten der digitalen Archivierung

Immer mehr Unternehmen erkennen die Vorteile der digitalen Archivierung für ihre Geschäftsunterlagen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um diese effizient und sicher zu archivieren und zu verwalten. Hier sind einige Lösungen:

Cloud-basierte Lösungen

Diese Art der digitalen Archivierung, etwa mit swiDOC, erfreut sich immer grösserer Beliebtheit. Dabei werden die Daten in einer Cloud-Infrastruktur gespeichert, auf die das Unternehmen jederzeit zugreifen kann.

Dies bietet den Vorteil, dass die Daten unabhängig vom eigenen Firmenstandort verfügbar sind und auch von verschiedenen Geräten (Laptop, Tablet, Smartphone) aus eingesehen werden können. Eine Cloud-Lösung bedeutet auch, dass für die Archivierung keine eigene Hardware notwendig ist und dass sich der IT-Aufwand in Grenzen hält.

Archivierungssoftware auf eigenen Servern

Eine weitere Lösung für die digitale Archivierung ist die Verwendung von Archivierungssoftware auf eigenen Servern. Diese Option hat den Vorteil, dass die Daten vollständig unter der Kontrolle des Unternehmens stehen und dass keine Dritten darauf zugreifen können.

Es gibt zahlreiche Anbieter, die verschiedene Lösungen für die digitale Archivierung anbieten. Die Software kann oft auch an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden.

Hybridlösungen

Eine Hybridlösung bietet eine Kombination aus Cloud-Archivierung und Archivierungssoftware auf eigenen Servern.

So können Unternehmen von beiden Lösungen profitieren, indem sie beispielsweise wichtige Daten auf den eigenen Servern speichern, während weniger kritische Daten auf einer Cloud-Infrastruktur archiviert werden. Hybridmodelle bieten eine hohe Flexibilität und ermöglichen es, die Archivierung an die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens anzupassen.

Insgesamt bieten diese digitalen Archivierungsmöglichkeiten eine hervorragende Möglichkeit, die Effizienz und Sicherheit der Archivierung von Geschäftsunterlagen zu erhöhen, unabhängig von gesetzlichen Anforderungen und der Grösse des Unternehmens.

Sicherheit und Schutz der digitalen Archive

Bei der digitalen Archivierung von Geschäftsunterlagen ist es von höchster Bedeutung, dass ein hoher Grad an Sicherheit und Schutz gewährleistet wird. Dazu gehören mehrere wichtige Punkte, die im Folgenden näher erläutert werden.

Zugangskontrolle

Der Zugang zu den digitalen Archiven sollte auf das absolute Minimum beschränkt werden. Nur diejenigen Mitarbeiter, die tatsächlich Zugriff auf die Unterlagen benötigen, sollten auch die entsprechenden Zugangsdaten erhalten.

Es empfiehlt sich, einen zentralen Administrator einzusetzen, dem die Vergabe und Verwaltung der Zugangsrechte obliegt. Eine zusätzliche Absicherung kann durch die Verwendung von Zwei-Faktor-Authentifizierung erreicht werden.

Verhinderung von Datenverlust

Datenverlust kann durch verschiedene Faktoren wie Hardware-Ausfälle, menschliches Versagen oder Cyber-Angriffe verursacht werden. Um diesem Risiko entgegenzuwirken, sollten regelmässige Backups angelegt werden.

Diese sollten an einem sicheren Ort aufbewahrt werden, der vor physischen Schäden und Diebstahl geschützt ist. Auch die Durchführung von regelmässigen Tests zur Überprüfung der Wiederherstellungsfähigkeit ist empfehlenswert.

Backup und Wiederherstellung von Archiven

Die Durchführung von Backups dient nicht nur der Verhinderung von Datenverlust, sondern spielt auch eine wichtige Rolle bei der Wiederherstellung von Archiven. Um im Ernstfall schnell handeln zu können, sollten die Backups regelmässig aktualisiert und verschiedene Wiederherstellungsoptionen bereitgehalten werden.

Hierbei ist auch zu berücksichtigen, dass die Wiederherstellung von Archiven im Falle von Gesetzesänderungen oder Rechtsstreitigkeiten notwendig werden kann. Daher sollten auch alle rechtlichen Anforderungen bei der Digitalisierung und Archivierung von Geschäftsunterlagen eingehalten werden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Sicherheit und der Schutz der digitalen Archive bei der Archivierung von Geschäftsunterlagen von höchster Wichtigkeit ist. Nur durch eine umfassende Zugangskontrolle, regelmässige Backups und eine gut durchdachte Wiederherstellungsstrategie kann ein stabiler und zuverlässiger Schutz gewährleistet werden.

Kosten und Einsparungen durch digitale Archivierung

Die Implementierung einer digitalen Archivierungslösung birgt natürlich auch Kosten. Es müssen beispielsweise die benötigte Software und Hardware angeschafft werden.

Auch die Mitarbeiter müssen eventuell geschult werden, um sich mit den neuen Technologien vertraut zu machen. Doch trotz dieser Investitionen können KMU's durch digitale Archivierung erhebliche Kosten einsparen.

Zum einen fallen durch die papierlose Archivierung Kosten für Drucker, Papier, Toner und Ordner weg. Auch die Lagerung der Dokumente in externen Archiven oder dem eigenen Keller entfällt, was nicht nur Kosten spart, sondern auch Platz schafft.

Zum anderen erhöht die digitale Archivierung auch die Effizienz der Arbeitsprozesse. Die Dokumente sind schnell gefunden und müssen nicht mehr mühsam aus Archivregalen gesucht werden. Auch das Risiko, Dokumente zu verlieren oder zu beschädigen, ist durch die digitale Archivierung minimiert.

Es gibt bereits zahlreiche Beispiele, wo KMU's durch digitale Archivierung enorme Einsparungen erzielt haben. Ein bekanntes Beispiel ist die Rechnungsbearbeitung: Anstatt alle Rechnungen auszudrucken, zu prüfen, zu stempeln und wieder einzuscannen, werden diese nun direkt digital verarbeitet. Dadurch konnten bereits viele Arbeitsstunden eingespart werden.

Digitale zwar verursachen Archivierungssysteme initial Kosten, langfristig lassen sich jedoch grosse Einsparungen durch effiziente Arbeitsprozesse und eingesparte Materialkosten erzielen.

Integration von digitaler Archivierung in Geschäftsprozesse

Die Integration einer digitalen Archivierung in die Geschäftsprozesse eines Unternehmens hat viele Vorteile. Durch die Einführung einer digitalen Archivierung können Arbeitsabläufe optimiert werden.

Dokumente können schneller gefunden werden und in der Regel müssen sie nicht mehr physisch gelagert werden. Das spart Platz, Zeit und Geld.

Darüber hinaus können Arbeitsprozesse durch die Automatisierung weiter optimiert werden. Mithilfe von OCR (Optical Character Recognition) können Dokumente automatisch erkannt und eingeordnet werden. So muss beispielsweise ein Rechnungseingang nicht mehr manuell bearbeitet werden. Das System kann die Rechnung automatisch dem richtigen Prozessschritt zuordnen und den Zahlungsvorgang anstossen.

Um diese Vorteile zu nutzen, ist es jedoch wichtig, dass die digitale Archivierung Teil eines ganzheitlichen Dokumentenmanagements ist. Es muss festgelegt werden, wer für die Pflege des Archivs verantwortlich ist, welche Prozesse digital abgebildet werden und wie Dokumente in das System eingebracht werden.

Ein Beispiel: Ein kleiner Online-Shop erhält täglich mehrere Bestellungen per E-Mail. Durch die Einrichtung eines OCR-Systems kann jede Bestellung automatisch erkannt und in den Bestellprozess aufgenommen werden.

Die E-Mail mit der Bestellung wird mit einem Barcode versehen und automatisch in das Archiv eingeordnet. Jeder Schritt im Bestellprozess (z.B. Verpackung, Versand, Rechnungsstellung) wird digital dokumentiert und ist jederzeit nachvollziehbar.

Die digitalen Dokumente können dann auch für andere Prozesse (z.B. Buchhaltung, Controlling) genutzt werden. So können alle Unternehmensprozesse effizienter und transparenter gestaltet werden.

Fazit

In diesem Beitrag haben wir uns eingehend mit der digitalen Archivierung von Geschäftsunterlagen beschäftigt und wichtige Erkenntnisse erlangt.

Wir haben gelernt, welche gesetzlichen Anforderungen an die digitale Archivierung gestellt werden und wie die Umsetzung rechtskonform und fälschungssicher erfolgen kann.

Eine zentrale Rolle dabei spielt die Archivierungssoftware swiDOC. Diese zertifizierte Software ermöglicht die digitale Archivierung von Geschäftsdokumenten und hilft dabei, Papierberge zu tilgen. KMU's profitieren damit von einer effektiven, sicheren und rechtskonformen Archivierung ihrer Dokumente.

Um auch in Zukunft den Herausforderungen der digitalen Archivierung gerecht zu werden, sollten KMU's sich frühzeitig mit den verschiedenen Archivierungsmöglichkeiten auseinandersetzen und die jeweils passende Lösung für ihr Unternehmen wählen.

Nur so können sie sicherstellen, dass ihre Unterlagen auch in Zukunft sicher und effizient archiviert werden.

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