Digitale Archivierung: Ein Leitfaden für die Einführung

Was erwartet dich in diesem Beitrag?

Dieser Blogeintrag richtet sich an alle, die bisher mit dem Thema digitale Archivierung noch nicht viel zu tun hatten und nach einem praktischen Leitfaden für die Implementierung im Unternehmen suchen.

Wir werden folgende Fragestellungen behandeln:

• Warum archivieren Unternehmen?
• Was sind Chancen der digitalen Archivierung?
• Welche Stolpersteine lauern bei der digitalen Archivierung?
• Welche Funktionen sind für eine gesetzkonforme, digitale Archivierung essenziell?
• Welche Technologien werden für die digitale Archivierung in der Praxis genutzt?
• Welches ist die richtige Archivierungslösung für mein Unternehmen?
• Worauf sollte ich beim Anbietervergleich digitaler Archivierungslösungen achten?

Warum archivieren Unternehmen?

Für die Archivierung im Unternehmenskontext gibt es vereinfacht gesprochen drei wesentliche Gründe:

1. Lernen aus der Vergangenheit: durch ein Blick in die Vergangenheit können fundierte Entscheidungen getroffen werden
2. gesetzliche Vorgaben: der Staat möchte geschäftliche Transaktionen und Geschäftsbücher auf eine korrekte Steuerabrechnung für 10 Jahre lang überprüfen können. Dafür schreibt er vor, dass Nachweise von den Unternehmen entsprechend aufzubewahren sind. In der Schweiz ist diese gesetzliche Grundlage die GeBüV, in Deutschland die GoBD und in Österreich die BAO.
3. vertragliche Ansprüche geltend machen: durch die saubere Archivierung von Verträgen und der geschäftlichen Korrespondenz können rechtliche Ansprüche leichter im Nachhinein geltend gemacht werden, da Sie als Nachweise gelten.

Archivieren ist also nicht nur ein notwendiges Übel.

Welche Unterlagen muss ich gesetzlich aufbewahren?

Folgende Unterlagen sollten laut Schweizer Gesetzgebung von jedem Unternehmen aufbewahrt werden:

• Geschäftskorrespondenzen (Email- und Briefverkehr)
• Verträge und Versicherungspolicen
• Geschäftsbücher (Haupt und Nebenbücher)
• Belege (Kreditoren und Debitorenrechnungen)
• Personalunterlagen (Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen und Arbeitsaufzeichnungen)
• Steuerunterlagen (Steuererklärungen, MWSt.- Dokumente, Quellsteuer)

Diese Unterlagen müssen je nach Dokumententyp für eine spezifische Dauer aufbewahrt werden. Mehr dazu findet man unter unserem Blog Aufbewahrungspflichten der Schweiz.

Was sind Chancen der digitalen Archivierung?

Grundsätzlich macht der Gesetzgeber keine Vorgaben, ob die Archivierung physisch oder digital erfolgen muss. Da die digitale Archivierung jedoch deutlich effizienter ist, kommt Sie mittlerweile in der Praxis deutlich häufiger zum Einsatz.

Gegenüber der physischen Archivierung hat die digitale Archivierung folgende Vor- und Nachteile:

Welche Stolpersteine lauern bei der digitalen Archivierung?

Das wichtigste zuerst: eine digitale Ablage ist KEIN digitales Archiv. Häufig werden in der Praxis Dropbox, Google Drive oder Sharepoint für die Ablage archivierungspflichtiger Informationen genutzt. Dies stellt keine gesetzkonforme Archivierung dar! Auch Fachapplikationen wie ERP-Systeme oder CRM-Systeme sind nicht geeignet für die digitale Archivierung.

Merke: Für ein digitales Archiv gelten ganz spezifische gesetzliche Anforderungen für den Umgang mit archivierten Daten. Diese werden durch Fachapplikationen oder gängige Cloudspeicher wie Google Drive, Dropbox oder Sharepoint nicht erfüllt. Ich brauche also ein für die Archivierung speziell ausgerichtetes Tool.

Welche Funktionen sind für eine gesetzkonforme, digitale Archivierung essenziell?

Typischerweise sollte ein digitales Archiv folgende Funktionen mit sich bringen:

Welche Technologien werden für die digitale Archivierung in der Praxis genutzt?

Sehr verbreitet ist die Ablage von archivierungspflichtigen Dokumenten direkt in den Fachanwendungen (ERP, Buchhaltungssystem oder CRM System). Auch digitale Speichermedien wie Festplattenspeicher und Magnetbänder kommen noch häufig für die digitale Aufbewahrung zum Einsatz.

Quelle: E-Archivierung in Schweizer KMU. Franco Loser (2023)

Wer rechtlich auf der sicheren Seite sein möchte, sollte jedoch ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), ein Enterprise Content Management System (ECM) oder ein spezialisiertes digitales Archiv nutzen. Auch der Einsatz von optischen Speichermedien für die Archivierung ist möglich, wird aber auf Grund fehlender Praxistauglichkeit nicht empfohlen.

Hier ist eine kurze Übersicht häufig genutzter Software und deren Gesetzkonformität:

Welches ist die richtige Archivierungslösung für mein Unternehmen?

Für die Auswahl der richtigen Technologie würde ich folgendes Vorgehensmodell nutzen:

Was sollte ich beim Anbietervergleich beachten?

Wenn Sie bis hierhin gelesen haben, sollten Sie nun wissen, ob Sie mit Ihren bestehenden Systemen archivieren wollen oder ggf. eine neue Archivlösung einführen wollen. Nun müssen Sie noch verschiedene Anbieter vergleichen, um eine digitale Archivlösung einzuführen.

Dabei lohnt es sich genau hinzuschauen. Je nach Anbieter gibt es grosse Unterschiede hinsichtlich Benutzerfreundlichkeit, Kompatibilität mit anderen Systemen, dem Konfigurationsaufwand und natürlich dem Preis.

Konfigurationsaufwand und versteckte Kosten

Häufig unterschätzt wird der zeitliche Aufwand, der für die Einrichtung des Archivsystems notwendig ist. Idealerweise sollten Sie oder einer Ihrer Mitarbeiter selbst innerhalb weniger Tage in der Lage sein, das System entsprechend Ihrer Bedürfnisse einzurichten. Ausserdem sollte man beim Pricing genau hinschauen.

Viele Anbieter verstecken die tatsächlich anfallenden Kosten auch hinter einem komplexen Abrechnungsmodell, welches meistens viele verschiedene Nutzungsparameter beinhaltet. Versuchen Sie, diese Parameter idealerweise im voraus zu bestimmen, um präzise Kostenabschätzungen machen zu können. Damit können Sie die Vergleichbarkeit herstellen.

Typische versteckte Kosten sind:

Datenmigration Die Übertragung bestehender Daten in das neue Archivsystem kann zusätzliche Kosten für spezielle Tools oder professionelle Dienstleistungen verursachen.

Datenzugriff und -abruf Einige Systeme berechnen möglicherweise zusätzliche Gebühren für den Zugriff auf oder Abruf von archivierten Daten, insbesondere wenn dies häufig erfolgt.

Benutzerlizenzen Einige Archivsysteme berechnen möglicherweise zusätzliche Kosten für jede Benutzerlizenz, was die Gesamtkosten bei wachsender Nutzeranzahl steigert.

Support und Wartung Während einige Anbieter Support und Wartung in ihre Pakete integrieren, könnten andere zusätzliche Kosten für erweiterten Support oder regelmässige Wartung verlangen.

Software-Upgrades Die Aktualisierung auf neuere Versionen der Archivsoftware kann mit zusätzlichen Gebühren verbunden sein.

Zusatzfunktionen Bestimmte Funktionen, die nicht im Grundpaket enthalten sind, könnten zusätzliche Kosten verursachen. Dies könnte beispielsweise für erweiterte Suchfunktionen, Reporting-Tools oder Integrationsmöglichkeiten gelten.

Schulungen Kosten für Schulungen der Mitarbeiter, um das Archivsystem effektiv nutzen zu können, könnten übersehen werden.

Integration mit Drittanbietern Wenn das Archivsystem mit anderen Anwendungen oder Diensten integriert werden soll, könnten hierfür zusätzliche Kosten anfallen.

Moderne Benutzeroberfläche

Die moderne Benutzeroberfläche eines Archivsystems spielt eine wichtige Rolle für den Erfolg einer Archiveinführung. Klare Menüstrukturen, benutzerfreundliche Icons und eine anpassbare Darstellung tragen dazu bei, dass Nutzer schnell die gewünschten Funktionen finden und nutzen können und das neue System bei den Mitarbeitern Anklang findet. Testen Sie wenn möglich verschiedene Systeme, um sich Feedback von den Mitarbeitern zu holen.

Einfacher Datenexport

10 Jahre sind eine verdammt lange Zeit. Niemand weiss, ob dann noch das gleiche System für die Archivierung genutzt werden soll. Stellen Sie sicher, dass die ausgewählte Lösung einen strukturierten Export der Daten ermöglicht. So vermeiden Sie, abhängig vom Archivanbieter zu werden.

Offene Schnittstellen

Offene Schnittstellen ermöglichen eine nahtlose Integration mit anderen Unternehmensanwendungen, fördern die Flexibilität und sorgen für eine zukunftssichere Anpassungsfähigkeit.

Das Archivsystem sollte über offene API-Schnittstellen verfügen, die eine Prozessautomatisierung und einen einfachen Datenabruf ermöglichen.

Eine offene Schnittstelle erlaubt nicht nur einen effizienten Datenaustausch, sondern ermöglicht auch die Integration von Drittanbieterlösungen, was Innovation und Anpassungsfähigkeit über die Jahre hinweg gewährleistet.

Dedizierte Archivierung mit swiDOC

Für kleine und mittelständische Unternehmen, die eine schnelle, unkomplizierte und kosteneffiziente Lösung für ihre Archivierungsanforderungen suchen, ist swiDOC die ideale Cloud-Archivierungslösung. Mit swiDOC können Sie Ihre Buchhaltung nahtlos mit Plattformen wie bexio verknüpfen und bürokratische Aufgaben mit nur einem Knopfdruck erledigen. Die Archivierung war noch nie so einfach.

Zusätzlich bieten wir umfangreiche Erklärvideos, um sicherzustellen, dass Sie stets auf dem neuesten Stand sind und einfache Anleitungen für die effektive Nutzung der Software erhalten. Mit swiDOC wird die Archivierung für Ihr Unternehmen nicht nur effizienter, sondern auch zugänglicher und benutzerfreundlicher. Geben Sie gerne swiDOC eine Chance.

Unsere Software kann 30 Tage kostenlos getestet werden.

Hören Sie auf, sich weiterhin mit den komplexen Herausforderungen von Hosting, IT-Kosten, Personalressourcen und dem Schutz der Datenintegrität auseinanderzusetzen und machen Sie aus dem Thema Archivierung ein erledigt-Zeichen auf der Bullet List.

Leseempfehlung

Die dargestellten Grafiken sind aus der Bachelorarbeit meines Kollegen Franco Loser mit dem Titel E-Archivierung in Schweizer KMU – Ein Vorgehensmodell zur Einführung digitaler Archivierungslösungen. Wenn Sie sich detaillierter mit dem Thema Archivierung auseinandersetzen wollen, kann ich den Leitfaden nur empfehlen.

Den detaillierten Leitfaden zur digitalen Archivierung gibt es hier zum kostenlosen Download.