Digitale Archivierung Von Bauakten [Guide]

In der heutigen digitalen Welt wird die Archivierung von Bauakten immer wichtiger.

Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie ihre Dokumentationen sicher und effektiv aufbewahren.

Doch wie geht man am besten vor?

In diesem Blog-Beitrag erfahren Sie alles über die digitale Archivierung von Bauakten und wie Sie davon profitieren können.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie Zeit und Kosten sparen und Ihre Effizienz steigern können.

Vorteile der digitalen Archivierung

Die digitale Archivierung von Bauakten bietet zahlreiche Vorteile gegenüber der physischen Archivierung. Durch die Strukturierung der Daten behält man leicht den Überblick und kann schnell auf gesuchte Dokumente zugreifen. Ein weiterer Vorteil ist die enorme Kosten- und Platzersparnis, da physische Aktenordner und -schränke überflüssig werden. Die dadurch gewonnene Fläche kann anderweitig genutzt werden.

Digitale Archivierung ermöglicht ebenfalls das Teilen von Informationen innerhalb des Unternehmens oder mit externen Partnern, was die Zusammenarbeit erleichtert. Ausserdem kann man aufgrund des platzsparenden Formats grössere Datenmengen speichern.

Ein gutes Beispiel für die Vorteile digitaler Archivierung sind Architekturbüros. Diese müssen viele verschiedene Dokumente aufbewahren, wie Baupläne und Genehmigungen. Mit der digitalen Archivierung können sie alle Dokumente übersichtlich in eine zentrale Datenbank speichern und von überall aus darauf zugreifen. Dadurch sparen sie nicht nur Platz, sondern auch Zeit und Geld bei der Suche nach benötigten Dokumenten.

Digitalisierung von Bauakten

Die Digitalisierung von Bauakten ist ein wichtiger Schritt zur Verbesserung der Arbeitsabläufe im Bauwesen. Vor der Digitalisierung sollten die Akten jedoch in aktive und inaktive Akten unterteilt werden. Aktive Akten sind Bauakten, die noch im laufenden Projekt benötigt werden. Inaktive Bauakten hingegen, sind Akten von bereits abgeschlossenen Projekten.

Die Entscheidung über das Eigen-Scannen oder die Auslagerung an einen Dienstleister hängt von der Grösse des Unternehmens und der Anzahl der zu scannenden Akten ab. Für Kleinunternehmen kann es sinnvoll sein, die Akten selbst zu scannen. Hierfür können handelsübliche Scanner oder auch Scanner-Apps verwendet werden. Bei Grossunternehmen mit vielen Akten kann es jedoch effizienter sein, einen Dienstleister zu beauftragen. Dies gewährleistet einen schnellen und professionellen Scanprozess.

Ein Beispiel für einen Dienstleister ist "Iron Mountain". Dieser bietet eine sichere und effiziente Digitalisierung von Bauakten an. Der Vorteil von Iron Mountain besteht darin, dass sie die Akten vor Ort abholen und anschliessend digitalisieren. So muss sich das Unternehmen keine Gedanken über den Transport der Akten machen und es spart Zeit.

In der nächsten Phase geht es darum, die digitalisierten Akten zu organisieren und zu archivieren. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie zum Beispiel die Nutzung von Cloud-Diensten oder spezieller Archivsoftware wie swiDOC. Wichtig ist jedoch, dass die Daten sicher und DSGVO-konform gelagert werden.

Durch die Digitalisierung der Bauakten lassen sich Zeit und Kosten sparen. Ausserdem ist es einfacher, die Akten zu organisieren und zu durchsuchen. So wird der Arbeitsablauf verbessert und das Unternehmen kann sich auf seine Kernaufgaben konzentrieren.

Dokumentenmanagement im Alltag

Eine systematische und regelmässige Archivpflege ist ein essentieller Bestandteil eines erfolgreichen Dokumentenmanagements. Ohne eine strukturierte Aufbewahrung der Dokumente, kann es schnell zu unübersichtlichen und chaotischen Verhältnissen kommen. Eine Möglichkeit, um dies zu vermeiden ist die Einführung von Standardprozessen wie der jährlichen Überprüfung des digitalen Archivs auf Aktualität und Vollständigkeit.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die sichere Speicherung der Daten. Hierbei sollten Sie auf eine verschlüsselte Speicherung setzen. Nur so können Sie sicherstellen, dass vertrauliche Informationen nicht in falsche Hände geraten. Auch die Einrichtung von Rechtevergaben, die nur befugten Personen den Zugriff auf bestimmte Dokumente gewähren, kann hierbei hilfreich sein.

Als Hilfestellung bei der Umsetzung eines effektiven Dokumentenmanagements können zahlreiche Softwareanwendungen genutzt werden. Diese unterstützen Sie beispielsweise bei der automatisierten Archivierung und der mitarbeiterspezifischen Verwaltung von Dokumenten. Einige dieser Anwendungen sind auch mandantenfähig und somit speziell auf die Bedürfnisse von KMU's und andere kleine Unternehmen ausgerichtet.

Insgesamt sollten Sie sich beim Thema Dokumentenmanagement daher nicht scheuen, sich professionelle Unterstützung zu suchen. Eine gut organisierte Digitale Archivierung spart wertvolle Zeit und Ressourcen und garantiert Ihnen ein professionelles Auftreten in der Geschäftswelt.

Anwendungsmöglichkeiten von digitalen Bauakten

Der Wechsel von physischer zu digitaler Archivierung von Bauakten bringt zahlreiche Vorteile. Eine Möglichkeit ist das schnelle und unkomplizierte Finden von Dokumenten. Durch die digitale Erfassung ist es möglich, die Dokumente nach bestimmten Kriterien zu durchsuchen und schnell das gewünschte Dokument zu finden. Dies erspart nicht nur Zeit, sondern auch Ressourcen, die ansonsten für das Durchsuchen von physischen Akten benötigt werden würden.

Ein weiterer Vorteil von digitalen Bauakten ist das effiziente Bearbeiten und Teilen von Akteninformationen. Die digitalen Akten können von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden, was Zeit spart und einen schnelleren Bearbeitungsprozess ermöglicht. Zudem können Informationen schnell und einfach geteilt werden, ohne dass physische Kopien erstellt werden müssen.

Ein Beispiel hierfür ist die Zusammenarbeit zwischen Architekten und Bauherren. Durch die digitale Archivierung können Bauzeichnungen und Pläne schnell und einfach geteilt werden. Dadurch wird der gesamte Prozess beschleunigt und es können schneller Entscheidungen getroffen werden.

Insgesamt bieten digitale Bauakte zahlreiche Anwendungsmöglichkeiten, die den Arbeitsprozess effizienter gestalten und Zeit und Ressourcen sparen.

Tipps zur erfolgreichen Umstellung auf digitale Archivierung

Die Umstellung auf die digitale Archivierung von Bauakten ist ein Schritt, der gut durchdacht sein sollte. Im Folgenden finden Sie Tipps, die bei der Umstellung auf die digitale Archivierung helfen:

Planung und Vorstellung des Projekts im Unternehmen

Bevor Sie mit der Umstellung beginnen, sollten Sie das Projekt im Unternehmen vorstellen und die Mitarbeiter darüber informieren, um Missverständnisse und Widerstände im Vorfeld zu vermeiden. Hierbei gilt es auch, die Vorteile der digitalen Archivierung zu betonen, wie beispielsweise eine schnellere Suche und Auffindbarkeit von Dokumenten.

Zudem sollte ein Plan erstellt werden, in dem die Schritte zur Umstellung festgehalten werden. Hierbei gilt es auch zu bedenken, welche Dokumente digitalisiert werden sollen und welche nicht.

Schulung der Mitarbeiter und Integration in den Arbeitsprozess

Damit die Umstellung erfolgreich verläuft, sollten die Mitarbeiter umfassend geschult werden. Hierbei geht es nicht nur um die Bedienung der Software, sondern auch um die Veränderungen im Arbeitsprozess. Beispielweise können Prozesse wie das Einscannen von Dokumenten, Zuweisung von Metadaten und Verlinkung mit anderen Dokumenten geschult werden.

Ausserdem sollten Mitarbeiter motiviert werden, sich aktiv an der Umstellung zu beteiligen. Dies kann durch Anreize, wie beispielsweise die Möglichkeit, im Homeoffice arbeiten zu können, oder durch den Abbau von Überstunden geschehen.

Langfristige Überprüfung der Effektivität und gegebenenfalls Anpassungen der Archivierungsstrategie

Eine digitale Archivierung sollte regelmässig überprüft werden, um sicherzustellen, dass alle Dokumente richtig archiviert sind. Hierbei gilt es auch zu überprüfen, ob die Archivierungsstrategie noch den aktuellen Anforderungen entspricht oder ob Anpassungen nötig sind.

Durch eine langfristige Überprüfung der Effektivität kann sichergestellt werden, dass die digitale Archivierung von Bauakten immer auf dem neuesten Stand bleibt und somit den gewünschten Erfolg erzielt.

swiDOC - die zertifizierte Software zur Archivierung von Geschäftsdokumenten

swiDOC ist eine zertifizierte Software, die speziell für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt wurde. Damit können Papierberge getilgt und die digitale Archivierung von Geschäftsdokumenten rechtskonform und fälschungssicher umgesetzt werden. Mit swiDOC wird die Dokumentensuche einfacher und schneller und der Datenzugriff zu jeder Zeit von überall gewährleistet.