Dokumente rechtskonform. digital. archivieren?
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von Kevin Bauer

Guide: Digitale Archivierung von Bauakten

In der heutigen digitalen Welt wird die Archivierung von Bauakten immer wichtiger.

Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie ihre Dokumentationen sicher und effektiv aufbewahren.

Doch wie geht man am besten vor?

In diesem Blog-Beitrag erfahren Sie alles über die digitale Archivierung von Bauakten und wie Sie davon profitieren können.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie Zeit und Kosten sparen und Ihre Effizienz steigern können.

Welche Unterlagen sollte man archivieren?

Es ist wichtig zu beachten, dass die genauen Aufbewahrungsfristen für archivierungspflichtige Unterlagen im Bauwesen in der Schweiz von verschiedenen Faktoren abhängen können, einschließlich des spezifischen Dokumententyps und der Art des Bauvorhabens.

Für eine genaue Feststellung der Archivierungspflichten sollte rechtliche beratung in Anspruch genommen werden. Hier ist eine Auflistung verschiedener Dokumentenklassen im Bau, die archivierungspflichtig sein können:

  • Baupläne und -zeichnungen
  • Bauanträge und Genehmigungen
  • Bauverträge
  • Abnahmeprotokolle
  • Baurechnungen
  • Geotechnische Untersuchungen
  • Gewährleistungsdokumente
  • Sicherheitsnachweise (z.B. Prüfprotokolle)
  • Korrespondenz und Kommunikation

Warum eine Archivierung wichtig ist

Die Archivierung von Unterlagen im Bauwesen ist aus verschiedenen Gründen wichtig:

Rechtliche Anforderungen: Viele Länder, einschließlich der Schweiz, haben gesetzliche Bestimmungen und Bauordnungen, die die Aufbewahrung bestimmter Dokumente für eine festgelegte Dauer vorschreiben. Die Einhaltung dieser Vorschriften ist wichtig, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Beweismittel: Archivierte Unterlagen können als Beweismittel dienen, falls es zu rechtlichen Auseinandersetzungen, Streitigkeiten oder Gewährleistungsfällen kommt. Sie können dazu beitragen, die historische Entwicklung eines Bauprojekts nachzuvollziehen und eventuelle Unstimmigkeiten zu klären.

Haftungsfragen: Bei Bauvorhaben können Jahre nach Abschluss Probleme oder Mängel auftreten. Archivierte Unterlagen, wie Baupläne, Verträge und Abnahmeprotokolle, können bei der Klärung von Haftungsfragen eine entscheidende Rolle spielen.

Historische Dokumentation: Archivierte Unterlagen ermöglichen eine detaillierte historische Dokumentation von Bauvorhaben. Dies ist nicht nur für zukünftige Bauarbeiten am gleichen Standort relevant, sondern auch für die allgemeine Wissenssammlung und Erfahrungsnutzung in der Baubranche.

Finanzielle Transparenz: Baurechnungen und Finanzdokumente sind wichtig für die finanzielle Transparenz eines Projekts. Die Archivierung dieser Unterlagen ermöglicht eine nachvollziehbare Buchführung und kann bei steuerlichen Angelegenheiten relevant sein.

Weiterentwicklung von Bauprojekten: Archivierte geotechnische Untersuchungen und Sicherheitsnachweise können bei der Planung und Weiterentwicklung von Bauprojekten in der Zukunft von Nutzen sein, indem sie wertvolle Informationen über den Baugrund und die Sicherheitsaspekte liefern.

Insgesamt unterstützt die Archivierung von Unterlagen im Bauwesen die Transparenz, Rechtmäßigkeit und Integrität von Bauprojekten und trägt dazu bei, einen umfassenden Überblick über den gesamten Lebenszyklus eines Bauvorhabens zu gewährleisten.

Vorteile der digitalen Archivierung

Die digitale Archivierung von Bauakten bietet zahlreiche Vorteile gegenüber der physischen Archivierung.

Durch die Strukturierung der Daten behält man leicht den Überblick und kann schneller auf gesuchte Dokumente zugreifen. Ein weiterer Vorteil ist die enorme Kosten- und Platzersparnis, da physische Aktenordner und -schränke überflüssig werden. Die dadurch gewonnene Fläche kann anderweitig genutzt werden.

Digitale Archivierung ermöglicht ebenfalls das Teilen von Informationen innerhalb des Unternehmens oder mit externen Partnern, was die Zusammenarbeit erleichtert. Ausserdem kann man aufgrund des platzsparenden Formats grössere Datenmengen speichern.

Ein gutes Beispiel für die Vorteile digitaler Archivierung sind Architekturbüros. Diese müssen viele verschiedene Dokumente aufbewahren, wie Baupläne und Genehmigungen. Mit der digitalen Archivierung können sie alle Dokumente übersichtlich in eine zentrale Datenbank speichern und von überall aus darauf zugreifen. Dadurch sparen sie nicht nur Platz, sondern auch Zeit und Geld bei der Suche nach benötigten Dokumenten.

1. Auswahl eines passenden Archivanbieters

Die Auswahl eines digitalen Archivanbieters erfordert sorgfältige Überlegungen, um sicherzustellen, dass die spezifischen Anforderungen und Sicherheitsstandards erfüllt werden. Hier sind einige wichtige Aspekte, die bei der Auswahl eines digitalen Archivanbieters beachtet werden sollten:

Sicherheit und Datenschutz:

  • Stellen Sie sicher, dass der Anbieter strenge Sicherheitsmaßnahmen implementiert, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit Ihrer archivierten Daten zu gewährleisten.
  • Prüfen Sie die Datenschutzrichtlinien des Anbieters, um sicherzustellen, dass Ihre Daten geschützt und gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen behandelt werden.

Compliance:

  • Überprüfen Sie, ob der Archivanbieter branchenspezifische oder gesetzliche Compliance-Anforderungen erfüllt, insbesondere wenn es um regulierte Branchen wie Gesundheitswesen, Finanzwesen oder Recht geht.

Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit:

  • Evaluieren Sie die Systemverfügbarkeit und die Zuverlässigkeit des Anbieters, um sicherzustellen, dass Sie jederzeit auf Ihre archivierten Daten zugreifen können.

Skalierbarkeit:

  • Stellen Sie sicher, dass der Archivanbieter skalierbare Lösungen bietet, die mit dem Wachstum Ihres Archivbedarfs mithalten können.

Benutzerfreundlichkeit:

  • Prüfen Sie die Benutzeroberfläche des Systems, um sicherzustellen, dass sie benutzerfreundlich ist und Ihren Bedürfnissen entspricht. Eine intuitive Benutzeroberfläche erleichtert die Verwaltung Ihrer digitalen Archive.

Datenintegrität und -migration:

  • Klären Sie, wie die Datenintegrität gewährleistet wird, und stellen Sie sicher, dass der Anbieter einen klaren Prozess für Datenmigration oder -übertragung bietet, falls dies erforderlich ist.

Such- und Indexierungsfunktionen:

  • Überprüfen Sie, ob der Archivanbieter leistungsfähige Such- und Indexierungsfunktionen bereitstellt, um einen effizienten Zugriff auf archivierte Dokumente zu ermöglichen.

Langfristige Archivierung:

  • Stellen Sie sicher, dass der Anbieter Lösungen für die langfristige Archivierung anbietet, um sicherzustellen, dass Ihre Daten über einen ausreichenden Zeitraum sicher und zugänglich bleiben.

Kostenstrukturen:

  • Klären Sie die Kostenstrukturen des Anbieters, einschließlich möglicher Zusatzkosten für Speicherplatz, Datenübertragung und zusätzliche Dienstleistungen.

Referenzen und Bewertungen: - Überprüfen Sie Referenzen und Bewertungen von anderen Kunden, um Einsicht in die Erfahrungen mit dem Anbieter zu erhalten.

Die Auswahl eines digitalen Archivanbieters sollte gut durchdacht sein, um sicherzustellen, dass die gewählte Lösung den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird und dabei höchste Sicherheits- und Qualitätsstandards erfüllt.

2. Digitalisierung vorhandener Bauakten

Wenn ein digitales Zielsystem für die Archivierung gefunden wurde, ist die Digitalisierung von vorhandenen Bauakten ein wichtiger erster Schritt zur Verbesserung der Arbeitsabläufe im Bauwesen. Vor der Digitalisierung sollten die Akten jedoch in aktive und inaktive Akten unterteilt werden. Aktive Akten sind Bauakten, die noch im laufenden Projekt benötigt werden. Inaktive Bauakten hingegen, sind Akten von bereits abgeschlossenen Projekten.

Inaktive Akten können direkt gescannt und in das digitale Archiv überführt werden. Noch aktive Akten benötigen einen geordneten Prozess, um eine korrekte Aufbewahrung nach Abschluss des Bauvorhabens sicherzustellen.

Selbst scannen oder auslagern?

Die Entscheidung über das Selbst-Scannen oder die Auslagerung an einen Dienstleister hängt von der Grösse des Unternehmens und der Anzahl der zu scannenden Akten ab. Für Kleinunternehmen kann es sinnvoll sein, die Akten selbst zu scannen. Hierfür können handelsübliche Scanner oder auch Scanner-Apps verwendet werden. Bei Grossunternehmen mit vielen Akten ist es jedoch effizienter, einen Dienstleister zu beauftragen. Dies gewährleistet einen schnellen und professionellen Scanprozess.

Wenn Sie aktiv auf der Suche nach einem Scanning Dienstleister sind, beraten wir Sie gerne. Hier geht es zu weiteren Informationen zu unserem Scanning Service. Wir nutzen KI-basierte Scanning-Prozesse zum, welche eine automatisierte Klassifizierung und Festlegung der Archivierungsfristen ermöglichen. Als spezialisierter Scanning und Archivanbieter können wir eine geordnete und kosteneffektive Überführung grosser Altbestände in ein neues Archivsystem gewährleisten.

3. Laufende Betreuung und Pflege des Archivs

Eine systematische und regelmässige Archivpflege ist ein essentieller Bestandteil eines erfolgreichen Dokumentenmanagements. Ohne eine strukturierte Aufbewahrung der Dokumente, kann es schnell zu unübersichtlichen und chaotischen Verhältnissen kommen.

Aktualität und Vollständigkeit überprüfen

Eine Möglichkeit, um dies zu vermeiden ist die Einführung von Standardprozessen wie der jährlichen Überprüfung des digitalen Archivs auf Aktualität und Vollständigkeit.

Regelmässige Sicherung und Rechtemanagement

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die sichere Speicherung der Daten. Hierbei sollten Sie auf eine verschlüsselte Speicherung setzen. Nur so können Sie sicherstellen, dass vertrauliche Informationen nicht in falsche Hände geraten. Auch die Einrichtung von Rechtevergaben, die nur befugten Personen den Zugriff auf bestimmte Dokumente gewähren, kann hierbei hilfreich sein.

Automatisierte Prozesse

Als Hilfestellung bei der Umsetzung eines effektiven Dokumentenmanagements können Workflow Softwareanwendungen genutzt werden. Diese unterstützen Sie beispielsweise bei der automatisierten Archivierung und der mitarbeiterspezifischen Verwaltung von Dokumenten. Das verringert die Fehlerquoten und spart Zeit in der Administration.

Auch hier können wir Sie gerne beraten.

Tipps zur erfolgreichen Umstellung auf digitale Archivierung

Die Umstellung auf die digitale Archivierung von Bauakten ist ein Schritt, der gut durchdacht sein sollte. Im Folgenden finden Sie Tipps, die bei der Umstellung auf die digitale Archivierung helfen:

Planung und Vorstellung des Projekts im Unternehmen

Bevor Sie mit der Umstellung beginnen, sollten Sie das Projekt im Unternehmen vorstellen und die Mitarbeiter darüber informieren, um Missverständnisse und Widerstände im Vorfeld zu vermeiden. Hierbei gilt es auch, die Vorteile der digitalen Archivierung zu betonen, wie beispielsweise eine schnellere Suche und Auffindbarkeit von Dokumenten.

Zudem sollte ein Plan erstellt werden, in dem die Schritte zur Umstellung festgehalten werden. Hierbei gilt es auch zu bedenken, welche Dokumente digitalisiert werden sollen und welche nicht.

Schulung der Mitarbeiter und Integration in den Arbeitsprozess

Damit die Umstellung erfolgreich verläuft, sollten die Mitarbeiter umfassend geschult werden. Hierbei geht es nicht nur um die Bedienung der Software, sondern auch um die Veränderungen im Arbeitsprozess. Beispielweise können Prozesse wie das Einscannen von Dokumenten, Zuweisung von Metadaten und Verlinkung mit anderen Dokumenten geschult werden. Beziehen Sie ihre Mitarbeiter aktiv in die EInführung des digitalen Archivs ein.

Langfristige Überprüfung der Effektivität und gegebenenfalls Anpassungen der Archivierungsstrategie

Eine digitale Archivierung sollte regelmässig überprüft werden, um sicherzustellen, dass alle Dokumente richtig archiviert sind. Hierbei gilt es auch zu überprüfen, ob die Archivierungsstrategie noch den aktuellen Anforderungen entspricht oder ob Anpassungen nötig sind.

Durch eine langfristige Überprüfung der Effektivität kann sichergestellt werden, dass die digitale Archivierung von Bauakten immer auf dem neuesten Stand bleibt und somit den gewünschten Erfolg erzielt.

swiDOC - die zertifizierte Software zur Archivierung von Geschäftsdokumenten

swiDOC ist eine zertifizierte Software, die speziell für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt wurde. Damit können Papierberge getilgt und die digitale Archivierung von Geschäftsdokumenten rechtskonform und fälschungssicher umgesetzt werden. Mit swiDOC wird die Dokumentensuche einfacher und schneller und der Datenzugriff zu jeder Zeit von überall gewährleistet.

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