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Dokumente rechtskonform. digital. archivieren?
DE

von Kevin Bauer

Digitale Archivierung [Checkliste]

Herzlich willkommen zu unserem neuen Blogpost über die digitale Archivierung!

In diesem Beitrag geht es um die wichtigsten Punkte, die Sie bei der digitalen Archivierung beachten sollten – und wir haben eine praktische Checkliste für Sie zusammengestellt.

Ob Sie bereits Erfahrung auf diesem Gebiet haben oder noch am Anfang stehen, Sie werden sicherlich von den Tipps und Tricks in diesem Post profitieren und in Zukunft bessere Entscheidungen treffen können.

Lesen Sie weiter und entdecken Sie, wie Sie Ihre Daten effizienter und sicherer archivieren können.

Was ist Digitale Archivierung?

Digitale Archivierung bezieht sich auf die Verwaltung und Speicherung von digitalen Dokumenten, Dateien und Informationen. Im Gegensatz zur traditionellen Papierarchivierung, werden digitale Dokumente in elektronischer Form aufbewahrt und können jederzeit und von jedem Ort aus zugänglich gemacht werden.

Für KMU's hat digitale Archivierung eine grosse Bedeutung. Sie ermöglicht eine vereinfachte Dokumentation und Verwaltung von Unterlagen, was wiederum Zeit und Kosten spart. Zugleich reduziert sie den Platzbedarf für physische Papierdokumente und minimiert das Risiko von Verlust oder Beschädigung von wichtigen Unterlagen.

Ein weiterer Vorteil von digitaler Archivierung für KMU's ist die leichtere und schnellere Auffindbarkeit von Informationen sowie die Möglichkeit, die Dokumente einfach und sicher mit anderen teilen zu können.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass digitale Archivierung für KMU's ein unverzichtbarer Bestandteil der Unternehmensverwaltung ist, der für eine effiziente und erfolgreiche Geschäftsentwicklung sorgt.

Voraussetzungen für erfolgreiche digitale Archivierung

Die erfolgreiche digitale Archivierung setzt sowohl technische als auch organisatorische Voraussetzungen voraus.

Technische Voraussetzungen

Um eine zuverlässige digitale Archivierung sicherzustellen, gibt es zwei Optionen: Entweder nutzt man ein Cloud-Archiv wie swiDOC oder man benötigt eine umfassende IT-Infrastruktur.

In beiden Fällen müssen bestimmte technische Voraussetzungen erfüllt sein. Die eingesetzte Archivierungs- und Backup-Software muss in der Lage sein, eine hohe Performance zu liefern und eine zuverlässige Datenwiederherstellung zu gewährleisten. Zudem müssen alle Hardware-Komponenten, einschliesslich Server, Festplatten und Netzwerkgeräte, regelmässig auf ihre Funktionsfähigkeit getestet und auf dem neuesten Stand gehalten werden.

Darüber hinaus sollten die Daten regelmässig gesichert und auf externen Datenträgern gelagert werden, um bei Ausfällen oder Systemproblemen schnell reagieren zu können.

Organisatorische Voraussetzungen

Eine erfolgreiche digitale Archivierung erfordert nicht nur technische Voraussetzungen, sondern auch eine sorgfältige Planung und Organisation. Um diese zu gewährleisten, müssen verschiedene organisatorische Voraussetzungen erfüllt sein.

Dazu zählen ein klar definiertes Archivierungs- und Dokumentationskonzept, das auf die Anforderungen des Unternehmens abgestimmt ist, festgelegte Verantwortlichkeiten für das Archivierungssystem und die Einhaltung von Archivierungs- und Aufbewahrungsfristen sowie Schulungen und Einführungen der Mitarbeiter in das Archivierungssystem.

Nur wenn diese Voraussetzungen vorhanden und umgesetzt sind, kann eine erfolgreiche digitale Archivierung gewährleistet werden. In diesem Zusammenhang bietet ein Cloud-Archiv wie swiDOC klare Vorteile.

Entscheidungsprozess für die Einführung

Eine erfolgreiche Einführung der digitalen Archivierung erfordert im Vorfeld eine gründliche Evaluation der bestehenden Systeme sowie eine sorgfältige Auswahl neuer Systeme. Die Evaluation sollte alle bestehenden Archivierungssysteme und -prozesse umfassen, um deren Wirksamkeit und Kompatibilität mit den Unternehmensanforderungen zu bewerten.

Die Auswahl neuer Archivierungssysteme sollte anhand bestimmter Kriterien erfolgen, die auf die spezifischen Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten sind. Hierbei kann es sich um Faktoren wie die Benutzerfreundlichkeit, die Kompatibilität mit bestehenden Systemen und die Bedürfnisse der Mitarbeiter handeln. Es ist auch wichtig, den Implementierungsprozess und die Unterstützung durch den Anbieter in Betracht zu ziehen.

Als Beispiel könnte ein Unternehmen mit einer dezentralen Struktur möglicherweise eine Archivierungslösung benötigen, die eine einfache Einbindung von entfernten Standorten ermöglicht. Eine gute Auswahl sollte sowohl die Anforderungen an die heutigen Bedürfnisse abdecken als auch zukünftige Anforderungen berücksichtigen.

Indem das Unternehmen sorgfältig sowohl die bestehenden als auch neuen Systeme bewertet und auswählt, kann eine optimale Entscheidung über die Einführung einer digitalen Archivierungslösung getroffen werden.

Einführung des digitalen Archivierungssystems

Die Einführung eines digitalen Archivierungssystems erfordert eine gründliche Planung und Durchführung, um sicherzustellen, dass es effektiv und effizient funktioniert und den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Die Planung sollte die Identifizierung der Dokumente und Daten umfassen, die digital archiviert werden müssen. Sie sollten auch entscheiden, wer für die Pflege des digitalen Archivierungssystems verantwortlich sein wird.

Sobald der Plan erstellt wurde, ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter, die das System nutzen werden, geschult werden. Die Schulung sollte sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter das System korrekt nutzen kann und die Vorteile der digitalen Archivierung versteht. Es ist auch wichtig, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter wissen, wie sie auf Dokumente und Daten zugreifen können, die in das System eingefügt wurden.

Prozesse für die Archivierung

Bei der digitalen Archivierung ist es wichtig, klare Prozesse zu definieren und einzuhalten. Einheitliche Dateinamen und eine sinnvolle Ordnerstruktur erleichtern die Suche nach bestimmten Dokumenten und vermeiden doppelte oder verschollene Dateien.

In Bezug auf die Namensgebung sollten klare Regeln festgelegt werden. Zum Beispiel könnte man jedes Dokument mit dem Datum versehen oder die Dokumente nach Themen oder Kunden sortieren. Wichtig ist, dass die Namensgebung einheitlich und nachvollziehbar ist.

Bei der Erstellung der Ordnerstruktur sollten die Bedürfnisse des Unternehmens berücksichtigt werden. Eine Möglichkeit wäre, Ordner entsprechend der Abteilungen oder Prozesse im Unternehmen anzulegen. Innerhalb dieser Ordner könnten dann weitere Unterteilungen nach Kunden, Projekten oder Themen erfolgen.

Es ist sinnvoll, die Ordnerstruktur in regelmässigen Abständen zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Auch eine Schulung der Mitarbeiter ist empfehlenswert, um sicherzustellen, dass die Prozesse zur digitalen Archivierung korrekt ausgeführt werden.

Datenpflege und Wartung des Systems

Eine digitale Archivierung ist nur sinnvoll und effektiv, wenn das System und die Daten in regelmässigen Abständen gepflegt und gewartet werden. Hierzu zählen insbesondere die Überprüfung der Daten und Metadaten sowie die Erarbeitung von Backup-Strategien.

Die regelmässige Überprüfung der Daten und Metadaten stellt sicher, dass die gespeicherten Informationen stets aktuell und vollständig sind. Hierbei empfiehlt es sich, einen festen Zeitpunkt für die Überprüfung zu vereinbaren, beispielsweise einmal im Monat oder quartalsweise. Dabei sollten auch alte oder überflüssige Daten gelöscht werden, um den Speicherplatz des Systems zu schonen.

Die Erarbeitung von Backup-Strategien ist ebenfalls von grosser Bedeutung, um im Falle eines Systemausfalls oder anderer Schäden die Daten wiederherstellen zu können. Hierbei sollte überlegt werden, welche Daten wie oft und auf welche Art und Weise gesichert werden sollen. Dabei sollten auch die Kosten der verschiedenen Backup-Optionen berücksichtigt werden.

Im Idealfall sollten regelmässige Backups durchgeführt und an einem sicheren Ort aufbewahrt werden. Auch hier empfiehlt es sich, eine bestimmte Zeit für die Durchführung von Backups festzulegen, um ein gewisses Mass an Kontinuität zu gewährleisten.

Durch eine regelmässige Überprüfung der Daten und Metadaten sowie die Erarbeitung von Backup-Strategien kann ein digitales Archivsystem langfristig und effektiv genutzt werden. Dies stellt sicher, dass alle relevanten Informationen stets verfügbar sind und im Falle von Schäden schnell wiederhergestellt werden können.

Datenschutz und Datensicherheit

Digitale Archivierung bringt viele Vorteile, birgt jedoch auch bestimmte Risiken. Datenschutz und Datensicherheit sind dabei von grösster Bedeutung. Regelungen für den Zugriff auf das System müssen definiert werden, um unbefugten Zugang zu verhindern. Dies kann beispielsweise durch die Implementierung von Benutzerkonten und Passwörtern erfolgen.

Darüber hinaus sollte das System vor Datenverlust und Hackerangriffen geschützt werden. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten. Eine Möglichkeit ist die regelmässige Sicherung der Daten auf externen Festplatten oder in der Cloud. Eine weitere Möglichkeit ist die Verwendung von Firewall-Systemen und Antiviren-Software, um das System vor Angriffen zu schützen.

Es ist wichtig zu beachten, dass Datenschutz nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung ist, sondern auch das Vertrauen der Kunden stärkt. Es empfiehlt sich daher, die Datenschutzrichtlinien deutlich zu kommunizieren und auf entsprechende Zertifizierungen hinzuweisen. So wissen Kunden, dass ihre Daten bei der digitalen Archivierung in sicheren Händen sind.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Datenschutz und Datensicherheit bei der digitalen Archivierung von grosser Bedeutung sind. Regelungen für den Zugriff auf das System und Schutz vor Datenverlust und Hackerangriffen sind unerlässlich, um die sichere Archivierung von Daten zu gewährleisten.

Qualitätsmanagement und Dokumentation

Eine effektive digitale Archivierung erfordert auch ein Qualitätsmanagement und eine Dokumentation. Es ist wichtig, die Planung und Durchführung der Qualitätssicherung zu priorisieren, um sicherzustellen, dass alle archivierten Dokumente von hoher Qualität sind.

Die Verwendung von Metadaten zur Dokumentation ist ebenfalls von grosser Bedeutung. Metadaten sind Informationen über die archivierten Dokumente, wie z.B. das Datum der Erstellung, das Format, der Autor, der Empfänger usw. Diese Metadaten sollten gesammelt und in einer speziell dafür vorgesehenen Datenbank gespeichert werden, um eine schnelle und einfache Suche nach bestimmten Dokumenten zu ermöglichen.

Mit einer umfassenden Dokumentation und einem Qualitätsmanagement-System können Unternehmen sicherstellen, dass ihre digitalisierten Dokumente gut organisiert und leicht zugänglich sind. Eine effektive digitale Archivierung ist entscheidend für ein erfolgreiches Unternehmen und trägt dazu bei, unnötige Kosten zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.

Einbindung des Archivsystems in die Arbeitsprozesse

Bei der Einführung eines Archivsystems in ein Unternehmen ist es wichtig, dass es nahtlos in die bestehenden Software-Systeme integriert wird. Insbesondere müssen die Zusammenhänge zwischen Archivsystem und anderen unternehmenskritischen Systemen wie ERP, CRM und DMS berücksichtigt werden.

Eine Verknüpfung zwischen diesen Systemen kann dabei helfen, Prozesse zu automatisieren und Arbeitsabläufe zu optimieren. So kann beispielsweise automatisch ein Eintrag im Archivsystem angelegt werden, wenn ein Dokument in das ERP-System hochgeladen wird. Auf diese Weise wird eine einheitliche Dokumentenverwaltung sichergestellt und Fehler vermieden.

Es ist auch wichtig, die Zugriffsrechte auf die archivierten Dokumente zu definieren und zu kontrollieren. So sollten nur befugte Mitarbeiter Zugriff auf sensible Dokumente haben.

Beim Integrationsprozess sollten die Abläufe im Unternehmen detailliert analysiert werden, um unnötige Doppelarbeiten und Fehler zu vermeiden. Eine sorgfältige Planung und Dokumentation des Integrationsprozesses ist daher unerlässlich.

Als Beispiel kann eine nahtlose Integration zwischen Archivsystem und CRM-System genannt werden. Dadurch können beispielsweise Vertragsdokumente, Korrespondenz und Angebote direkt im CRM-System gespeichert und archiviert werden. Das vereinfacht die Arbeit der Mitarbeiter und spart Zeit und Kosten.

Insgesamt ist eine professionelle Einbindung des Archivsystems in die Arbeitsprozesse ein wichtiger Faktor für eine effiziente und sichere Dokumentenverwaltung im Unternehmen.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die digitale Archivierung für kleine und mittelständische Unternehmen von grosser Bedeutung ist. Es gibt eine Vielzahl von rechtlichen Anforderungen, die beachtet werden müssen, um die Rechtskonformität und Fälschungssicherheit zu gewährleisten. Eine Checkliste kann bei der Umsetzung hilfreich sein.

In Zukunft wird die digitale Archivierung weiter an Bedeutung gewinnen, da sich die Arbeitswelt zunehmend digitalisiert. Auch die steigende Anzahl von E-Mails und anderen elektronischen Dokumenten erfordert eine effiziente digitale Archivierung.

swiDOC ist eine zertifizierte Software, die zur Archivierung von Geschäftsdokumenten speziell für KMU's entwickelt wurde. Mit swiDOC können Sie rechtskonform und fälschungssicher archivieren und dabei Papierberge vermeiden. Als Cloudarchiv ist swiDOC die optimale und kosteneffiziente Lösung für die digitale Archivierung von Geschäftsdokumenten.

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