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Dokumente rechtskonform. digital. archivieren?
DE

von Kevin Bauer

Digitale Archivierung: 5 Beispiele aus der Praxis

Digitale Archivierung erleichtert den Geschäftsbetrieb von Unternehmen. Aber wie genau funktioniert die digitale Archivierung und wo liegen die Vorteile? In diesem Blogpost werden fünf Beispiele für die digitale Archivierung vorgestellt, die ganz unterschiedlichen Bedürfnissen von Unternehmen entsprechen. Durch das Lesen dieses Posts erhalten Sie wertvolle Einblicke darüber, wie eine moderne digitale Archivierung funktioniert und wie Sie Ihren Geschäftsbetrieb optimieren können. Erfahren Sie, wie Sie Zeit sparen und effizienter arbeiten können, indem Sie unsere Beispiele für die digitale Archivierung studieren.

Digitale Archivierung im Geschäftskontext

Digitale Archivierung bezieht sich auf die Verwaltung von digitalen Dokumenten, wie zum Beispiel Verträgen, Finanzunterlagen und anderen wichtigen Geschäftsdokumenten.

Für KMU's ist die digitale Archivierung von grosser Bedeutung, da sie die Möglichkeit bietet, wichtige Dokumente zentral zu speichern und zu organisieren. Eine klare Struktur und schnelle Zugriffsmöglichkeiten können Zeit und Kosten sparen und die Effizienz erhöhen.

Ein weiterer grosser Vorteil der digitalen Archivierung ist die Sicherheit. Wichtige Dokumente können vor Verlust, Beschädigung oder Diebstahl geschützt werden, was in der Vergangenheit oft ein grosses Problem darstellte.

Bei einer digitalen Archivierung wird eine Sicherheitskopie erstellt, die an einem geschützten Ort gespeichert wird. So gehen wichtige Dokumente nicht verloren, wenn das Originaldokument verloren geht oder beschädigt wird.

Ein Beispiel für digitale Archivierung im Geschäftskontext ist die Archivierung von Verträgen. Verträge sind essentiell für jedes Geschäft und müssen sicher und zentral gespeichert werden.

Durch die digitale Archivierung können Verträge schnell gefunden werden, wenn sie gebraucht werden und sie können auch leicht aktualisiert werden, wenn Änderungen nötig sind.

Ein weiteres Beispiel betrifft die Archivierung von Kunden- und Umsatzdaten. Diese Daten können leicht verloren gehen oder beschädigt werden, wenn sie nicht richtig gespeichert und verwaltet werden.

Durch die digitale Archivierung können diese wichtigen Daten zentral und sicher gespeichert werden, so dass sie immer verfügbar sind, wenn sie benötigt werden.

Die digitale Archivierung ist für KMU's von grosser Bedeutung. Sie bietet die Möglichkeit, wichtige Dokumente sicher und zentral zu speichern und zu organisieren, was Zeit und Kosten sparen und die Effizienz erhöhen kann.

Darüber hinaus bietet die digitale Archivierung eine grössere Sicherheit für wichtige Dokumente und Geschäftsdaten.

Archivierung von Personalakten

In der heutigen Zeit ist es für Unternehmen wichtig, sensible Daten wie Personalakten sicher aufzubewahren. Die digitale Archivierung von Personalakten bietet hierbei eine effiziente und sichere Lösung.

Um Personalakten digital zu archivieren, können verschiedene Methoden verwendet werden, wie beispielsweise das Scannen der Dokumente oder die Übertragung der Daten in ein elektronisches System. Durch diese Massnahmen können nicht nur Platz, sondern auch Zeit und Kosten gespart werden.

Die Vorteile der digitalen Archivierung von Personalakten sind umfangreich. Zum einen sind die Dokumente jederzeit verfügbar und können einfach abgerufen werden. Bei einer physischen Archivierung hingegen kann es zu Wartezeiten kommen, da die Dokumente zunächst gesucht werden müssen.

Zum anderen wird durch die digitale Archivierung auch die Sicherheit der Daten gewährleistet. Die Dokumente sind vor Verlust oder Diebstahl gesichert und können bei Bedarf einfach und schnell wiederhergestellt werden.

Ein weiterer Vorteil ist die Effizienz: Bei einer manuellen Archivierung ist der Aufwand erheblich höher, es müssen beispielsweise Akten sortiert, gelagert und regelmässig überprüft werden. Durch die digitale Archivierung fallen diese Schritte weg und die Prozesse können schneller und effizienter gestaltet werden.

Zusätzlich können durch die digitale Archivierung auch gesetzliche Anforderungen wie die DSGVO eingehalten werden. Die Daten werden sicher und datenschutzkonform aufbewahrt, was bei einer physischen Archivierung oft nicht der Fall ist.

Insgesamt bietet die digitale Archivierung von Personalakten zahlreiche Vorteile und ist daher eine attraktive Lösung für Unternehmen, die sichere und effiziente Prozesse implementieren möchten.

Archivierung von Finanzdokumenten

Finanzdokumente sind wichtige Unterlagen, die aufbewahrt werden müssen. Früher wurden sie oft in Papierform abgelegt, was jedoch Platz beansprucht und die Suche nach bestimmten Dokumenten erschwert. Heutzutage gibt es die Möglichkeit, Finanzdokumente digital zu archivieren.

Dafür können beispielsweise Scanner eingesetzt werden, die die Dokumente einscannen und als PDF-Datei abspeichern. Diese Dateien können dann auf einem Server oder in der Cloud, etwa bei swiDOC, gespeichert werden.

Die Vorteile der digitalen Archivierung von Finanzdokumenten liegen auf der Hand. Zum einen spart man Platz, da man keine Aktenordner mehr benötigt. Zum anderen ist die Suche nach bestimmten Dokumenten viel einfacher und schneller. Auch die Gefahr eines Verlustes oder einer Beschädigung der Dokumente ist bei der digitalen Archivierung geringer.

 

Ein weiterer Vorteil ist die bessere Verfügbarkeit der Dokumente. Diese können von überall aus abgerufen werden, solange man Zugang zum Server oder zur Cloud hat. Das ist besonders hilfreich, wenn man unterwegs ist und schnell auf bestimmte Finanzunterlagen zugreifen muss.

Es gibt auch Spezialsoftware für die digitale Archivierung von Finanzdokumenten, die den Prozess automatisieren und vereinfachen. So können beispielsweise Rechnungen automatisch erkannt und archiviert werden.

Zusammenfassend bietet die digitale Archivierung von Finanzdokumenten klare Vorteile gegenüber der klassischen Papierarchivierung. Sie spart Platz, erleichtert die Suche und erhöht die Verfügbarkeit der Dokumente.

Archivierung von Kundenkommunikation

Im digitalen Zeitalter ist es für Unternehmen unerlässlich, ihre Kundenkommunikationen zu archivieren. Doch wie können sie das am besten machen?

Eine Möglichkeit ist die Nutzung von Cloud-basierten Archivierungsdiensten, die es Unternehmen ermöglicht, alle ihre Kommunikationen zentral zu speichern. Hier sind einige Vorteile der digitalen Archivierung von Kundenkommunikationen:

Erstens können Unternehmen schnell auf alle ihre Kundenkommunikationen zugreifen, ohne mühsame manuelle Suchen durchführen zu müssen. Durch das schnelle Auffinden von Informationen können Unternehmen den Kundenservice verbessern und schneller auf Kundenanfragen reagieren.

Zweitens ermöglicht die digitale Archivierung von Kundenkommunikationen Unternehmen eine bessere Organisation ihrer Daten. Durch die Strukturierung von Daten können Unternehmen Trends in Bezug auf Kundenverhalten erkennen und optimierte Entscheidungen treffen.

Drittens sorgt die Archivierung von Kundenkommunikationen für mehr Rechtssicherheit, da Unternehmen verpflichtet sind, alle Kommunikationen im Falle von Rechtsstreitigkeiten vorlegen zu können.

Die digitale Archivierung von Kundenkommunikationen ist unerlässlich, um das Kundenserviceerlebnis zu verbessern, Entscheidungsprozesse zu optimieren und eine rechtliche Absicherung zu gewährleisten.

Archivierung von Verträgen

Die Archivierung von Verträgen gehört zu den wichtigen Aspekten der digitalen Archivierung, insbesondere für KMUs.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Verträge digital zu archivieren, wie beispielsweise das Scannen der Dokumente, das Speichern der elektronischen Versionen oder das Aufbewahren in Cloud-Diensten.

Die Vorteile der digitalen Archivierung von Verträgen sind zahlreich. Zum einen kann der Zugriff auf die Verträge jederzeit und von jedem Ort aus erfolgen, solange eine Internetverbindung vorhanden ist. Zum anderen können die Dokumente schnell und einfach durchsucht und gefunden werden, ohne dass man sich durch physische Ordner durchwühlen muss.

Ein weiterer Vorteil ist, dass die digitale Archivierung von Verträgen den Zeitaufwand für die Verwaltung von Papierdokumenten stark reduziert. Es müssen keine physischen Dokumente mehr sortiert, abgeheftet oder abgetippt werden.

Ein weiterer Aspekt ist die Sicherheit von digital archivierten Verträgen. Diese können in verschlüsselter Form gespeichert werden, so dass nur berechtigte Personen darauf zugreifen können.

Insgesamt bietet die digitale Archivierung von Verträgen eine effiziente und sichere Lösung für Unternehmen, die ihre Dokumente zentral und gut strukturiert verwalten möchten.

Archivierung von Marketingmaterialien

Marketingmaterialien sind ein wichtiger Bestandteil jedes Unternehmens. Von Flyern über Kataloge bis hin zu Broschüren - Unternehmen verwenden eine Vielzahl von Marketingmaterialien, um ihre Produkte oder Dienstleistungen zu bewerben.

Die Frage ist: Wie können diese Materialien effizient archiviert werden?

Die Antwort ist einfach: Digitale Archivierung. Durch die digitale Archivierung können Marketingmaterialien schnell und einfach gespeichert und organisiert werden. Hier sind einige Vorteile der digitalen Archivierung von Marketingmaterialien:

Umweltfreundlicher

Durch die digitale Archivierung können Sie auf die Verwendung von Papier verzichten. Das trägt zur Reduzierung von Abfall und CO2-Emissionen bei.

Platzsparender

Digitale Archivierung nimmt keinen physischen Platz ein. Sie können alle Marketingmaterialien virtuell speichern und von überall und jederzeit darauf zugreifen.

Schnellerer Zugriff

Mit der digitalen Archivierung können Sie Ihre Marketingmaterialien schnell und einfach finden. Sie müssen nicht mehr physisch durch Dokumente blättern. Sie können einfach die Suchfunktion nutzen und innerhalb von Sekunden das gewünschte Material finden.

Insgesamt bietet die digitale Archivierung von Marketingmaterialien viele Vorteile. Sie können Zeit sparen, Platz sparen und einen Beitrag zum Umweltschutz leisten. Probieren Sie es aus!

Fazit

Digitale Archivierung bietet zahlreiche Vorteile für kleine und mittelständische Unternehmen. Mit der Implementierung einer digitalen Archivierungslösung wie swiDOC können Unternehmen Papierberge eliminieren, die Datenarchivierung rechtskonform und fälschungssicher umsetzen sowie Zeit und Geld sparen.

Ein weiterer Vorteil von digitaler Archivierung ist die einfache Suchbarkeit von Dokumenten. Durch die Erstellung von Schlagworten oder Kategorien können Dokumente schnell und einfach gefunden werden.

Das ist besonders wichtig, wenn Unternehmen gesetzliche Vorschriften im Hinblick auf die Aufbewahrung von Dokumenten beachten müssen.

Ein Ausblick auf die Zukunft zeigt, dass die digitale Archivierung immer wichtiger wird. Immer mehr Dokumente werden in elektronischer Form erstellt, was zur Folge hat, dass sich das Volumen an elektronischen Dokumenten kontinuierlich erhöht.

Eine digitale Archivierungslösung wie swiDOC bietet hier die Möglichkeit, die wichtigen Dokumente sicher und rechtskonform zu archivieren und bei Bedarf schnell zu finden.

Digitale Archivierung ist nicht nur eine Möglichkeit Geld und Ressourcen zu sparen, sondern auch ein wichtiger Beitrag zur Umwelt. Weniger Papier bedeutet weniger Abfall und somit eine positive Auswirkung auf unsere Umwelt!

Effiziente Administration für KMUs: Entdecken Sie swiDOC!

swiDOC ist ein digitales Archivprodukt, das speziell für die Anforderungen der GeBüV in der Schweiz entwickelt wurde. Mit swiDOC können Sie Ihre Unterlagen sicher und professionell verwalten und aufbewahren, wodurch Sie Kosten für den Betrieb eines eigenen Archivs einsparen können. Durch die Möglichkeit, Dokumente elektronisch zu speichern und zu verwalten, können Sie auch bei den Papierkosten und Lagerkosten erhebliche Einsparungen erzielen. Entdecken Sie noch heute, wie swiDOC Ihnen dabei helfen kann, Ihre KMU-Administration effizienter zu gestalten. Sparen Sie Zeit, Geld und Nerven, indem Sie auf eine zuverlässige, rechtskonforme und benutzerfreundliche Lösung setzen. Kontaktieren Sie uns jetzt und vereinbaren Sie eine kostenlose Demo!

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Mehr Effizienz und weniger Aufwand für deinen Arbeitsalltag. swiDOC ermöglicht dir eine papierlose, revisionssichere Dokumentenablage – alles digital und jederzeit griffbereit. Kostenlos loslegen, einfache Anbindung, in 15 Minuten einsatzbereit.

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