Die Get Things Done Methode (GTD) kurz erklärt

Die Get Things Done (GTD)-Methode ist ein Zeitmanagement-System, das von David Allen entwickelt wurde und darauf abzielt, sowohl berufliche als auch private Aufgaben zu organisieren und effektiv zu bearbeiten. GTD hilft dabei, den Kopf frei zu bekommen, um sich auf die Ausführung der Aufgaben statt auf das Erinnern an sie zu konzentrieren. In diesem Blog erfährst du, wie du GTD in deinen Alltag integrieren kannst, um produktiver zu werden und gleichzeitig Stress zu reduzieren.

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist die GTD-Methode und wie funktioniert sie?
2. Warum ist GTD so effektiv im Vergleich zu anderen Zeitmanagement-Methoden?
3. Wie fange ich mit GTD an? Erste Schritte zur Implementierung
4. Welche Werkzeuge benötige ich für GTD?
5. Wie organisiere ich meine Aufgaben in GTD?
6. Wie priorisiere ich Aufgaben in GTD?
7. Wie halte ich meine GTD-Liste aktuell?
8. Kann GTD auch für persönliche Ziele genutzt werden?
9. Wie gehe ich mit großen Projekten in GTD um?
10. GTD und Technologie: Welche Apps und Software sind empfehlenswert?
11. Zusammenfassung und Fazit

1. Was ist die GTD-Methode und wie funktioniert sie?

Die GTD-Methode basiert auf der Idee, alle Aufgaben und Ideen in einem externen System festzuhalten, um den Geist frei von der Last des Erinnerns zu machen. Dieses System besteht aus fünf Kernschritten: Erfassen, Klären, Organisieren, Überprüfen und Tun.

2. Warum ist GTD so effektiv im Vergleich zu anderen Zeitmanagement-Methoden?

GTD ermöglicht es, alle Verpflichtungen systematisch zu erfassen und zu organisieren, wodurch der Stress reduziert wird, der durch das ständige Denken an unerledigte Aufgaben entsteht. Im Gegensatz zu anderen Methoden, die oft rigide sind, bietet GTD Flexibilität und passt sich den Bedürfnissen des Einzelnen an.

3. Wie fange ich mit GTD an? Erste Schritte zur Implementierung

• Erfassen: Schreibe alles auf, was deine Aufmerksamkeit erfordert.
• Klären: Entscheide, ob die aufgezeichneten Elemente handelbar sind. Wenn ja, was ist der nächste Schritt?
• Organisieren: Weise jeder Aufgabe einen Platz in deinem System zu.
• Überprüfen: Überprüfe regelmäßig dein System, um sicherzustellen, dass es aktuell ist.
• Tun: Führe die Aufgaben basierend auf ihrer Priorität und dem Kontext aus.

Implementierungsbeispiel

Lassen Sie uns die Anwendung der Get Things Done (GTD)-Methode an einem praktischen Beispiel illustrieren. Wir folgen dabei einer fiktiven Person, Anna, die als Projektmanagerin in einem mittelständischen Unternehmen arbeitet. Anna fühlt sich oft überwältigt von der Menge an Aufgaben, die sowohl aus ihrem beruflichen als auch aus ihrem privaten Leben stammen. Um ihre Produktivität zu steigern und Stress zu reduzieren, entscheidet sie sich, die GTD-Methode zu implementieren.

Ausgangssituation

Anna hat eine Vielzahl von unsortierten Notizen auf ihrem Schreibtisch, mehrere unaufgeräumte E-Mail-Posteingänge und eine unklare Vorstellung davon, was bei ihren Projekten als Nächstes zu tun ist. Sie verbringt viel Zeit damit, sich zu erinnern, was sie tun muss, anstatt tatsächlich Aufgaben zu erledigen.

Schritt 1: Erfassen

Anna beginnt damit, alle ihre offenen Punkte zu erfassen. Sie nutzt ein digitales Tool, um jeden Gedanken, jede Aufgabe und jedes Projekt zu notieren, das ihre Aufmerksamkeit erfordert. Von E-Mails, die beantwortet werden müssen, bis hin zu dem Projektplan, den sie aktualisieren muss, und sogar der Erinnerung, ein Geschenk für den Geburtstag ihrer Mutter zu kaufen.

Schritt 2: Klären

Nachdem Anna alles erfasst hat, geht sie jeden Punkt durch und entscheidet, ob es eine handelbare Aufgabe ist oder nicht. Nicht handelbare Items werden entweder gelöscht, archiviert oder auf eine "Vielleicht/Irgendwann"-Liste gesetzt. Für jede handelbare Aufgabe bestimmt sie den nächsten Schritt.

Schritt 3: Organisieren

Anna organisiert ihre Aufgaben. Sie erstellt Listen für verschiedene Kontexte: Arbeit, Zuhause, Besorgungen. Projekte werden in separate Projektlisten eingeteilt, und jede Aufgabe wird dem entsprechenden Projekt zugeordnet. Wichtige Termine und Fristen trägt sie in ihren Kalender ein.

Schritt 4: Überprüfen

Jeden Freitagmorgen nimmt sich Anna Zeit, um ihre Listen und Kalender zu überprüfen. Sie aktualisiert ihre Aufgaben, überprüft die Fortschritte bei Projekten und plant ihre kommende Woche. Diese regelmäßige Überprüfung hilft ihr, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass nichts durch die Risse fällt.

Schritt 5: Tun

Tag für Tag wählt Anna Aufgaben basierend auf ihrem Kontext, der verfügbaren Zeit und ihrer Energie aus. Da sie jetzt einen klaren Überblick über ihre Aufgaben hat, kann sie leichter Entscheidungen treffen, welche Aufgaben sie angeht.

4. Welche Werkzeuge benötige ich für GTD?

Alles, was du brauchst, ist ein zuverlässiges System zum Erfassen deiner Gedanken und Aufgaben. Dies kann ein einfaches Notizbuch sein oder eine spezialisierte App wie Todoist, Evernote oder Trello.

5. Wie organisiere ich meine Aufgaben in GTD?

Organisiere Aufgaben in Kategorien wie "Zu erledigen", "Warten auf", "Vielleicht/Irgendwann" und "Projekte". Dies hilft dir, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass nichts vergessen wird.

6. Wie priorisiere ich Aufgaben in GTD?

GTD fokussiert sich weniger auf Priorisierung im traditionellen Sinn und mehr darauf, was hier und jetzt auf Grundlage des Kontexts, der verfügbaren Zeit und Energie getan werden kann.

7. Wie halte ich meine GTD-Liste aktuell?

Regelmäßige Überprüfung ist entscheidend. Plane wöchentliche Reviews ein, um sicherzustellen, dass deine Listen aktuell sind und deine Prioritäten reflektieren.

8. Kann GTD auch für persönliche Ziele genutzt werden?

Ja, GTD ist sowohl für berufliche als auch persönliche Aufgaben geeignet. Es kann dir helfen, deine persönlichen Ziele systematisch anzugehen und zu erreichen.

9. Wie gehe ich mit großen Projekten in GTD um?

Zerlege große Projekte in kleinere, handhabbare Aufgaben. Definiere den nächsten Schritt und konzentriere dich darauf, diesen abzuschließen.

10. GTD und Technologie: Welche Apps und Software sind empfehlenswert?

Es gibt viele Apps, die GTD unterstützen. Zu den beliebtesten gehören Todoist, Evernote, Microsoft To Do und Trello. Wähle eine App, die zu deinem Arbeitsstil passt.

11. Zusammenfassung und Fazit

Die GTD-Methode ist ein flexibles und effektives System, das dir helfen kann, sowohl deine beruflichen als auch persönlichen Aufgaben zu organisieren und zu bewältigen. Durch die Anwendung der fünf Kernschritte der GTD-Methode kannst du deinen Alltag effizienter gestalten, Stress reduzieren und mehr Freiraum für das schaffen, was dir wirklich wichtig ist. Erinnere dich daran, dass die Wahl der Werkzeuge individuell ist und das Wichtigste darin besteht, ein System zu entwickeln, das für dich funktioniert.

Die Implementierung von GTD kann anfangs eine Herausforderung sein, aber mit Geduld und Praxis wirst du bald die Vorteile einer organisierten und fokussierten Arbeitsweise genießen können.