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Dokumente rechtskonform. digital. archivieren?
DE

von Kevin Bauer

Die besten Spesen-Apps für KMU in der Schweiz: Vereinfachen Sie Ihr Ausgabenmanagement

Als kleines oder mittleres Unternehmen (KMU) in der Schweiz ist es entscheidend, ihre Ausgaben effizient zu verwalten und den administrativen Aufwand zu minimieren. In der heutigen digitalen Welt gibt es eine Reihe von Spesen-Apps, die speziell auf die Bedürfnisse von Schweizer Unternehmen ausgerichtet sind und dabei helfen, das Ausgabenmanagement zu vereinfachen. In diesem Blog-Beitrag stellen wir die fünf besten Spesen-Apps für KMU in der Schweiz vor, die KMU dabei helfen, ihre Ausgaben einfach zu erfassen, zu verfolgen und zu verwalten.

Das finden Sie in diesem Artikel:

Übersicht verschiedener Spesen Apps

Rechtliche Anforderungen

Spesen Checkliste

Spesen in der Praxis

Die besten Spesen-Apps 2023 in der Schweiz

Um Spesen ordnungsgemäss zu erfassen, gibt es eine Reihe an unterschiedlichen Helferlein, die dir das Leben einfach machen. In der untenstehenden Übersicht unten findest du eine Auswahl an Spesen-Apps, die für Schweizer Unternehmen erhältlich sind.

Name Preis Funktionen Bewertungen Notizen
bexioGo kostenlos für bexio-Nutzer Automatisierte Buchung von
Spesen & Quittungen*
Zeiterfassung
AppStore: 4.5 (1000+)
PlayStore: 4.4 (240+)
*keine rechtssichere Ablage
AbaClick kostenlos für Abacus-Nutzer Automatisierte Buchung von Spesen
Zeiterfassung
Freigabeprozesse
Automatisierte Archivierung
AppStore: 3.8 (28)
PlayStore: 4.2 (240)
Sammlung von Standortdaten
Erstellung von Bewegungsprofilen
swiDOC App kostenlos für swiDOC-Nutzer Rechtssichere Archivierung
Indexierung & Klassifikation
Anhängen von Sprachnotizen
keine Information rechtssichere Ablage
Spesen-App ab 149 CHF für 10 Nutzer PDF Export Archivierung*
E-Mail-Workflow
keine Information *keine rechtssichere Ablage
Xpenses 5 CHF pro Nutzer Freigabeprozesse Export (CSV)
Trinkgelderfassung
Mehrstufige Freigabe*
Automatisierte Archivierung*
AppStore: 5 (2) *nur in Pro Version

bexio Go

bexio Go ist eine spezialisierte Spesen-App von bexio, die sich auf die Vereinfachung des Ausgabenmanagements konzentriert. Die App ermöglicht Quittungen und Belege ohne QR-Code wie z.B. Tankstellen- oder Spesenbelege zu scannen. Durch eine Integration in die Buchhaltungs-Software von bexio wird direkt in der Mobile App eine Lieferantenrechnung oder Aufwendung erstellt.

Eine AI schlägt automatisch Informationen wie Datum, Betrag und Steuersatz vor. Nachdem die Informationen kontrolliert wurden, können die Auslagen unmittelbar im bexio-Konto verbucht werden. Für bexio Nutzer ist die App kostenlos nutzbar und bietet einen erheblichen Mehrwert. In Kombination mit dem KMU Assistenten swiDOC hältst du zudem alle rechtliche Anforderungen ein, ohne Belege weiterhin mühsam von Hand einreichen und physisch ablegen zu müssen.

AbaClik

Mit AbaClik können Ausgabenbelege erfasst, Ausgabeninformationen hinzugefügt und Ausgabenberichte erstellt werden. Die App bietet zudem Funktionen zur Integration von Kreditkarten und Bankkonten, um Ausgaben automatisch zu importieren. Ein grosser Vorteil von AbaCliK ist seine Konformität mit den schweizerischen Steuervorschriften und Mehrwertsteuergesetzen, was es zu einer vertrauenswürdigen Wahl für Schweizer Unternehmen macht. Allerdings ist AbaClik kostenpflichtig und ab 4 CHF pro Nutzer und Monat erhältlich.

swiDOC App

Die swiDOC App ist die zur gleichnamigen Archivierungslösung zugehörige Scanning App, um physische Dokumente zu erfassen und direkt im zertifizierten Archiv rechtskonform aufzubewahren. Die App beinhaltet zudem eine Texterkennung, wodurch Belege beim Scannen automatisch ausgelsen, volltextindexiert und verschlagwortet werden können. Zudem besteht die Möglichkeit, Bemerkungen zu Dokumenten per Sprachnachricht anzuhängen oder gesamte Audios zu verschriftlichen und zusammengefasst abzulegen. Für swiDOC-Nutzer ist die App kostenlos.

Sage Center App

Die Sage Center App ist die Spesen-App des Branchenriesen Sage. Die App beinhaltet ebenfalls alle für die digitale Rechnungsverarbeitung notwendigen Funktionen und ermöglicht eine schnelle Überführung der Scans in das Buchhaltungssystem. Für Nutzer von Sage ist diese App kostenlos.

Rechtliche Anforderungen an Spesenbelege in der Schweiz

In der Schweiz sind Spesenabrechnungen ein gängiger Bestandteil des Geschäftslebens, die allerdings auch gesetzlichen Richtlinien unterliegen. Für Unternehmen und Arbeitnehmer ist es wichtig, diese rechtlichen Anforderungen an Spesenbelege zu verstehen und einzuhalten, um mögliche rechtliche Probleme zu vermeiden. Deshalb untersuchen wir nachfolgend die grundlegenden rechtlichen Anforderungen an Spesenbelege in der Schweiz.

Was sind Spesen?

Bevor wir uns in die Details der rechtlichen Anforderungen vertiefen, lasst uns zunächst klären, was genau unter dem Begriff "Spesen" zu verstehen ist. Spesen sind Ausgaben, die im Zusammenhang mit beruflichen Aktivitäten anfallen und vom Arbeitgeber oder Kunden erstattet werden können. Dazu gehören in der Regel Reisekosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und andere Ausgaben, die während dienstlicher Tätigkeiten entstehen.

Spesen Checkliste

1. Belegpflicht

Einer der wichtigsten Grundsätze für die Abrechnung von Spesen in der Schweiz ist die Belegpflicht. Das bedeutet, dass alle Ausgaben, die erstattet werden sollen, durch Belege nachgewiesen werden müssen. Dies können Quittungen, Rechnungen oder andere Dokumente sein, die den Zweck der Ausgabe und den Betrag klar dokumentieren.

2. Angemessenheit der Ausgaben

Die erstattungsfähigen Ausgaben müssen angemessen und im direkten Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit stehen. Dies bedeutet, dass exzessive oder persönliche Ausgaben in der Regel nicht erstattet werden. Die Angemessenheit wird oft vom Arbeitgeber beurteilt oder in Richtlinien für erstattungsfähige Ausgaben festlegt.

3. Zeitnahe Einreichung

Spesenbelege sollten so bald wie möglich nach ihrer Entstehung eingereicht werden. In der Regel liegen bestimmte Fristen vor, innerhalb derer die Einreichung erfolgen muss, um eine reibungslose Erstattung sicherzustellen. Diese Fristen können von Unternehmen zu Unternehmen variieren.

4. Aufbewahrung

Schweizer Unternehmen sind dazu verpflichtet, ihre Spesenbelege für 10 Jahre lang zu archivieren und aufzubewahren. Im Falle eine Prüfung durch das Steueramt oder generell im Rahmen von Revisionen müssen die Belege vorgezeigt werden. Achten Sie bei der Aufbewahrung darauf, dass ihre Dokumente nicht verloren gehen. Dafür gibt es sichere digitale Ablagen, die sich leicht mit ihren Systemen verknüpfen lassen und das Wiederfinden von Belegen erleichtern. Beispielsweise ist der KMU Assistent swiDOC direkt in bexio integriert, um Dokumente ordnungsgemäss zu sichern und jederzeit die Verbindung zwischen Ausgabe und Beleg herzustellen.

5. Trennung von geschäftlichen und persönlichen Ausgaben

Weiter ist es entscheidend, geschäftliche und persönliche Ausgaben klar voneinander zu trennen. Dies gilt besonders bei der Nutzung von Kreditkarten oder anderen Zahlungsmethoden. Nur die tatsächlich beruflich bedingten Kosten sollten zur Erstattung eingereicht werden.

6. Richtlinien des Arbeitgebers

Die meisten Unternehmen haben interne Richtlinien und Vorgaben für Spesenabrechnungen. Diese sollten genau befolgt werden, da sie die spezifischen Anforderungen des Arbeitgebers widerspiegeln.

Konsequenzen bei Nichteinhaltung

Die Nichteinhaltung der rechtlichen Anforderungen an Spesenbelege in der Schweiz kann ernsthafte Konsequenzen haben. Arbeitnehmer könnten die Erstattung verweigert bekommen, und in schwerwiegenden Fällen könnten arbeitsrechtliche Schritte oder sogar rechtliche Massnahmen gegen sie ergriffen werden. Arbeitgeber könnten ebenfalls auf rechtliche Probleme stossen, wenn sie nicht die erforderlichen Dokumentationen und Kontrollen für Spesenabrechnungen bereitstellen können.

Spesen in der Praxis

Als Geschäftsreisender oder Unternehmer ist es wichtig, die Spesenrichtlinien in der Schweiz zu verstehen und effektiv zu nutzen, um ein erfolgreiches Ausgabenmanagement zu gewährleisten. Spesenrichtlinien sind Regeln und Vorschriften, die festlegen, welche Ausgaben während einer Geschäftsreise erstattet werden können und welche nicht. In diesem Abschnitt teilen wir einige Insider-Tipps, wie du das Beste aus den Spesenrichtlinien herausholen und deine Ausgaben effizient verwalten kannst.

Kenne die geltenden Spesenrichtlinien

Bevor du auf Geschäftsreise gehst, solltest du dich gründlich mit den Spesenrichtlinien deines Unternehmens vertraut machen. Jedes Unternehmen hat seine eigenen Richtlinien, die spezifische Ausgabenkategorien, Belege und Grenzwerte festlegen. Wirf im Vorfled also unbedingt einen Blick in diese Richtlinien, um möglicherweise unzulässige Ausgaben zu vermeiden und sicherzustellen, dass du alle erforderlichen Belege vorlegen kannst.

Bewahre alle Belege sorgfältig auf

Die Schweizer Spesenrichtlinien erfordern normalerweise das Vorlegen von Belegen für alle Geschäftsausgaben. Es ist ratsam, alle Belege sorgfältig aufzubewahren, um später keine Schwierigkeiten bei der Erstattung zu haben. Verwende eine praktische Methode, um deine Belege zu organisieren, zum Beispiel eine spezielle App auf deinem Smartphone. Dadurch kannst du Belege einfach fotografieren und digital speichern, um sie im Bedarfsfall schnell zugänglich zu haben.

Fazit

Die meisten Anbieter von Buchhaltungs-Software bieten mittlerweile Apps für die digitale Erfassung von Spesenbelegen an. So gibt es neben den anfangs vorgestellten auch für Topal oder Comatic spezifische Belegscanner-Apps. Solltest du unsicher sein, empfehlen wir, einfach auf der Webseite deines Buchhaltungssoftwareanbieters nachzuschauen. Im Regelfall solltest du dort fündig werden. Fest steht, dass unabhängig vom Buchhaltungssystem Lösungen bereit stehen, um ein Abtippen von Hand überflüssig zu machen. Wichtig bei der Aufbewahrung der Belege ist jedoch, dass die digitalisierte Version des Belegs in einem rechtskonformen Archiv abgelegt wird. Ist dies nicht der Fall, muss das Original für 10 Jahre physisch archiviert werden. Der digitale KMU Assistent von swiDOC übernimmt die mühevolle Aufgaben, sodass du dich weiterhin den wichtigen Aufgaben widmen kannst.

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Die Inhalte dieses Artikels wurden möglicherweise mithilfe von künstlicher Intelligenz optimiert. Wir können nicht garantieren, dass alle Informationen fehlerfrei oder vollständig sind. Die präsentierten Ansichten müssen nicht die des Autors oder anderer beteiligter Personen widerspiegeln. Leser werden ermutigt, die Informationen kritisch zu prüfen.

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