Dokumente rechtskonform. digital. archivieren?
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von Fabian Beck

Die besten bexio Marketplace Apps für KMU 2024

Über 120 Applikationen stehen bexio Kunden mittlerweile auf dem bexio Marketplace zur Verfügung. In diesem Artikel habe ich einige nützliche bexio Marketplace Apps für KMU verglichen und auf die Probe gestellt. Hier eine kurze Übersicht der vorgestellten Apps: Belegverarbeitung:

  • swiDOC Scanning App
  • bexio Go App
  • Kontera

Zeiterfassung:

  • Clockodo
  • Awork

CRM und Marketing:

  • brolio
  • wwcom smart call

Belegverarbeitung

swiDOC Scanning App

Die swiDOC Scanning App bietet eine bequeme Lösung für die Erfassung und Verwaltung von Dokumenten direkt von deinem Smartphone aus.

Mit der Kamera deines Smartphones kannst du Rechnungen, Belege und Spesen schnell und einfach einscannen, egal wo du gerade bist. Die gescannten Dokumente können dann per Email, Whatts App oder direkt in das digitale Archiv von swiDOC übertragen werden.

Mit Hilfe von OCR Scanning wird jeder Beleg automatisch verschlagwortet und digital rechtskonform archiviert. Eine Volltextsuche im Archiv Hier gehts zum Erklärvideo.

Pros & Cons

Aktuell ist die automatisierte Verbuchung von Rechnungen noch nicht möglich. Es wird jedoch mit Hochdruck daran gearbeitet, hier die Lücke zu anderen Anbietern zu schliessen. Die Scanning App kann ohne ein bezahltes Abo mit einer Email Schnittstelle und einer Whatts App Schnittstelle genutzt werden. Wer auch eine rechtskonforme Archivierung der Belege wünscht, muss ein Abo für 18,90 CHF/Monat lösen.

Das USP von swiDOC ist sicherlich die Flexibilität im Einsatz. Die Email-Schnittstelle erlaubt eine schnelle Weiterverarbeitung der Belege in anderen Tools. Als einziger Anbieter ermöglicht swiDOC eine rechtskonforme Ablage ALLER Unternehmensdokumente: von Verträgen und Versicherungspolicen bis hin zu Belegen und Rechnungen.

bexio Go App

Die kostenlose bexio Go Mobile-App ermöglicht eine schnelle Verarbeitung von Belegen und Quittungen von unterwegs. Eine AI-gesteuerte Auslese extrahiert automatisch Informationen wie Datum, Betrag und Steuersatz von einer fotografierten Rechnung.

Funktionen

Man hat die Möglichkeit entweder direkt aus der App eine Lieferantenrechnung oder eine Spesenbuchung mit Hilfe einer KI auszulösen. Damit fällt das mühsame eintippen einzelner Rechnungen in bexio weg. Wenn man mit dem Treuhänder zusammenarbeiten möchte, bietet sich die Weiterleitung der fotographierten Dokumente an den Posteingang an. Von dort aus kann dann der Treuhänder die Buchung erstellen.

Ich habe in einem Video den Prozess der Zusammenarbeit mit dem Treuhänder genauer aufgezeigt: Hier gehts zum Video Darin ist auch die anschliessende Archivierung mit beschrieben.

Eine weitere nützliche Funktion ist die Zeiterfassung von unterwegs. Dies ist vor allem für Unternehmen mit projektbasiertem Geschäft mit vielen Mitarbeitern im Aussendienst nützlich, da Projektzeiten direkt mit der App erfasst und in die Buchhaltung integriert sind. Damit ist die spätere Abrechnung und Rechnungsstellung deutlich erleichtert. Für bexio Kunden ist die App komplett kostenlos.

Pros & Cons

Die bexio Go App besticht vor allem durch die Schlichtheit und den kostenlosen Preis. Dank Anbindung zu bexio ist und der KI Analyse ist die Belegverarbeitung deutlich erleichtert. Ein Nachteil ist allerdings, dass die bexio Go App auch im Zusammenspiel mit der Webapplikation keine rechtskonforme Archivierung der Spesenbelege und Rechnungen ermöglicht. Das bedeutet: Ohne ein rechtskonformes Archiv wie swiDOC muss weiterhin physisch archiviert werden.

Kontera

Auch Kontera bietet Lösung zur einfachen Belegverarbeitung.

Funktionen

Über eine cloudbasiete Webapplikation können Rechnungen und Belege per Direktupload oder eine E-Mail Inbox ins Tool importiert werden. Auch hier ermöglicht eine AI-unterstützte Software die Möglichkeit, wichtige Daten aus den Belegen auszulesen und personalisierte Buchungsvorschläge zu erstellen. Eine Besonderheit von Kontera ist die Möglichkeit eines einfachen Freigabeprozesses nach dem 4 Augen Prinzip und eine anschliessende Verbuchung ins bexio.

Eine weitere Besonderheit bei Kontera ist die Zuordnung von Belegen zu Posten auf einer Kreditkartenabrechnung. Wer bereits am Monatsende die Abrechnung für die Buchhaltung durchführen musste, weiss, wie nervenaufreibend die Suche nach dem passenden Originalbeleg bei der Verbuchung der Kreditkartenabrechnung ist. Diese mühsame Zuordnung erleichtert einem Kontera. Man lädt einfach die Kreditkartenabrechnung und die dazugehörigen Belege hoch und sieht direkt, welche Belege noch fehlen.

Laut aktuellem Pricing ist Kontera ab 14 CHF/Monat für KMU erhältlich. Darin enthalten sind 20 Rechnungen für die Verarbeitung.

Pros & Cons

Nützliche Funktionen von Kontera sind vor allem die intelligente Buchungserstellung mit KI und der Kreditkartenabrechnungsabgleich. Die Freigabe der Rechnungen ist sicher bei grösseren KMU ganz nett, sicher aber nicht immer notwendig. Man könnte meinen, mit der komplett digitalen Verarbeitung der Belege kann man die physische Archivierung endlich hinter sich lassen: Das stimmt nicht. Zwar nutzt Kontera nach eigener Angabe Zeitstempel für die Sicherstellung der Unveränderbarkeit der Belege, jedoch reicht dies nicht für die rechtskonforme Archivierung aus. Ein weiterer Nachteil von Kontera ist eine fehlende App zur Belegverarbeitung. Für eine niederschwellige Digitalisierung von Spesen und Belegen von unterwegs ist Kontera also eher nicht geeignet. Auch der Preis ist im Vergleich zu der bexio Go Scanning App ggf. ein Argument gegen Kontera.

Zeiterfassungs-Apps

Zeiterfassungs Apps ermöglichen eine einfache Projektabwicklung, Abwesenheitsverwaltung und Zeittracking der Mitarbeiter. Da wir in einem weiteren Blog bereits die besten Zeiterfassungs-Apps der Schweiz analysiert haben, gehe ich hier nur kurz auf zwei Zeiterfassungssysteme ein.

Clockodo

Clockodo ist eine cloudbasierte Zeiterfassungssoftware, die es ermöglicht, Arbeitszeiten live mit dem Smartphone oder am PC zu erfassen. Wir nutzen bei swiDOC ebenfalls Clockodo für die Zeiterfassung und Projektabwicklung im Zusammenspiel mit bexio. Die Integration mit bexio ermöglicht eine direkte Verrechnung von Projekten und die Übertragung von Arbeitsstunden in die Lohnbuchhaltung oder Lohnabrechnung.

Funktionen

Zeiterfassung und Projektbudgets: Zeiteinträge werden Kunden, Projekten und Leistungen zugeordnet und können mit individuellen Stundensätzen und Projektbudgets versehen werden. Vorgefertigte Projektberichte bieten einen Überblick über den Projektfortschritt und das Budget. Der Berichtsbaukasten ermöglicht die Erstellung individueller Berichte.

Mitarbeiter-Stundenkonten: Die Zeiteinträge fließen in die Mitarbeiter-Stundenkonten ein, wobei individuelle Sollstunden mit den erfassten Zeiten verglichen werden. Automatisch generierte Stundenkonten zeigen Über- und Minusstunden an, während Arbeitszeitregelungen die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben gewährleisten.

Verwaltung von Abwesenheiten: Die Urlaubsplanungs-Funktion erleichtert das Abwesenheitsmanagement, indem Mitarbeiter Urlaubsanträge, Krankheiten und Home-Office im System hinterlegen können. Automatische Berechnungen basierend auf Soll-Arbeitszeiten, Urlaubskontingenten und Feiertagen bieten eine korrekte Übersicht.

Reporting und Rechnungsstellung: Mitarbeiterberichte vereinen Stundenkonten und Abwesenheiten und dienen als Grundlage für die Lohnabrechnung. Direkte Schnittstellen ermöglichen den einfachen Export von Kennzahlen an die Lohnbuchhaltung. Die Rechnungsstellung wird durch direkte Schnittstellen vereinfacht und beschleunigt.

Pros & Cons

Clockodo bietet eine umfassende Lösung für die Zeiterfassung, Projektverfolgung, Mitarbeiterverwaltung und Abwesenheitsmanagement, die eine präzise Abrechnung und effiziente Arbeitsprozesse ermöglicht. Dank der umfassenden Integration an bexio ist es ideal für projektorientierte Unternehmen und Agenturgeschäft. Mit einem Preis ab 5 CHF/Nutzer pro Monat ist Clockodo sehr erschwinglich.

Awork

awork ist ein einfach zu bedienendes Work-Management-Tool aus Europa, das Teams dabei unterstützt, Projekte erfolgreich zu organisieren. Mit einem klaren Fokus auf herausragende Nutzungserfahrung und ansprechendem UI-Design vereint awork Projektmanagement, Teamplanung und Zeiterfassung in einem Tool.

Das UI-Design ist bewusst klar und intuitiv gestaltet, sodass Nutzerinnen und Nutzer wichtige Funktionen einfach bedienen können, ohne auf Komplexität verzichten zu müssen.

Preislich ist Awork ab 8 CHF/Nutzer pro Monat nutzbar.

CRM & Marketing

brolio

Brolio ist ein benutzerfreundlicher und nahtlos integrierbarer Contact Manager, der es kleinen und mittleren Unternehmen ermöglicht, ihre Kunden- und Verkaufsaktivitäten effizient zu koordinieren und den Kundenservice nachhaltig zu verbessern.

Durch Schnittstellen zu gängigen Standardsoftwares wie bexio, Microsoft 365 und Mailchimp wird Brolio zu einer unverzichtbaren Lösung für jedes KMU und bietet die Möglichkeit, eine integrierte Smart Office Umgebung zu schaffen.

Mit Brolio können alle Vertriebsaufgaben und -aktivitäten einfach geplant und zwischen Mitarbeitern koordiniert werden. Die intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht eine übersichtliche Verwaltung von Kundeninformationen, die dank Suchfunktionen strukturiert und jederzeit abrufbar sind. Für jeden Kontakt können Aufgaben, Aufträge, Dokumente und Notizen angehängt werden, um alle relevanten Informationen auf einen Blick zu haben.

Preislich ist brolio ohne eine Anbindung zu bexio kostenlos. Wenn eine Integration der Kontakte in bexio gewünscht wird, ist brolio mit einem Preis von 5 CHF/Monat sehr erschwinglich.

wwcom smart call

wwcom smart call ist eine bewährte Kommunikationslösung, die speziell auf die Bedürfnisse von KMUs zugeschnitten ist und sich seit vielen Jahren erfolgreich im Schweizer Markt etabliert hat. Diese virtuelle Cloud-Telefonanlage wird ausschließlich in der Schweiz gehostet und entwickelt und kann nahtlos mit bexio synchronisiert werden.

Funktionen

Homeoffice: Sie können sich von überall aus mit der Telefonzentrale verbinden und bleiben standortunabhängig Teil des Teams. Mobilität: Mit einer mobilen App und einem Client für alle gängigen Plattformen kann auch von unterwegs mit Kunden telefoniert werden. One Number: Anrufe können automatisch auf das Mobiltelefon umgeleitet werden, ohne dass man die eigene Mobilnummer preisgeben muss.

Die günstigste Lizenz mit 2 Benutzerlizenzen und 2 Telefonnummern kostet 30 CH pro Monat.

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