So gelingt die Digitalisierung von KMU-Archiven

In diesem Interview analysieren wir mit Digitalisierungsexperte Christian Hoffmann von der Allix GmbH, einem renommierten Digitalisierungsdienstleister für KMU, wie die Digitalisierung des Archivs für KMU erfolgreich gelingen kann.

Fabian Beck: Wie sieht die digitale Organisation eines typischen KMU Kunden aus, den du vor einer Zusammenarbeit antriffst?

Christian Hoffmann: In der Regel sind das Organisationen mit diversen IT Systemen wie ERP, CRM, PPS, Webshops u.v.m., welche unabhängig voneinander betrieben werden. Oft gibt es die Notwendigkeit, dass Daten redundant gepflegt werden müssen, weil Schnittstellen fehlen.

Ein weiteres Problem sind oft die Dateiablagen, welche dem Stil der 90er Jahre nach wie vor folgen. Sprich, man hat ein sogenanntes Ablagesystem, welches aus Ordnerstrukturen beliebiger Tiefe besteht. Wie oft kommt es vor, dass man Dateien sucht und sich dabei fragt, wo man sie wohl abgelegt hat? Das ist IT aus den 90er Jahren. Heute verwendet man für solche Ablagen Dokumentenmanagement Systeme.

In DMS Systemen hat man keine hierarchische Ablagestruktur mehr, dafür gibt es Suchmechanismen, die einem innert Sekunden die richtigen Dokumente auf den Bildschirm bringen.

Fabian Beck: Welche Schritte gehst du zuerst mit dem Kunden an?

Christian Hoffmann: Das ist sehr abhängig vom Kunden. Wenn man mit den Leuten redet, wird einem oft sehr schnell klar, wo der Schuh am meisten drückt. Gerne lasse ich mir deren Geschäftsprozesse erklären und lasse mir zudem zeigen, wie sie diese in ihrer Software abgebildet haben. Oft wird dabei dann sichtbar, wo Medienbrüche, redundante Datenpflege oder ineffiziente Arbeitsweisen vorliegen.

Fabian Beck: Welche Hürden halten KMU deiner Meinung nach davon ab, digitale Archive einzuführen?

Christian Hoffmann: Das sind zum einen sicher die Kosten und zum anderen die fehlende Zeit, um eine Archivsoftware einzuführen.

Weiter tun sich die Leute teilweise schwer damit, sich mit der neuen Arbeitsweise anzufreunden. Sie haben oft Angst davor, dass sie Dokumente nicht mehr finden.

Fabian Beck: Was kann dafür sorgen, dass diese Hürden reduziert werden? Wie gehst du hier vor?

Christian Hoffmann: Nun, wichtig ist es zu verstehen, dass zertifizierte digitale Archive und Dokumentenmanagementsysteme Geld einsparen und einem die Arbeit ganz massiv erleichtern.

Das sind eigentlich Systeme, mit denen man nur gewinnen und nie verlieren kann.

Anbieter solcher Systeme müssen die Wiederauffindbarkeit und die Integrität der Dokumente garantieren können. Das erreichen wir durch zertifizierte Produkte und eine saubere Verfahrensdokumentation, was den Archivierungs- und Suchprozess angeht. Oft gehen wir bei der Integration so vor, dass wir mit den reinen Archivfunktionen beim Kunden beginnen. Das ist der Teil, für den der Kunde selbst kaum Zeit aufwenden muss. Erst wenn digitale Workflows dazu kommen, wo wir die Kundenprozesse digital abbilden, muss der Kunde dem Projekt ebenfalls Zeit widmen.

Fabian Beck: Welche Einsatzmöglichkeiten gibt es grundsätzlich für ein digitales Archiv?

Christian Hoffmann: Digitale Archive wurden für die langfristige Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten und Kommunikation entwickelt. Sie stellen ein vollständiges Archiv sicher in dem alle Dokumente garantiert wieder aufgefunden werden. Alle Dokumente, welche gemäss der Schweizer Geschäftsbücher Verordnung aufzubewahren sind, sollten Teil eines digitalen Archives sein. Dazu gehören neben Kreditoren, Quittungen, Gutschriften und Debitoren natürlich auch Emails und sonstige relevante Kommunikation. Es macht aber durchaus auch Sinn, nicht aufbewahrungspflichtige Dokumente zu archivieren. Beispiele hierfür wären Offerten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine u.v.m.

Fabian Beck: Welche Systemanbieter gibt es hier? Was sind Vorteile, was Nachteile?

Christian Hoffmann: Eigentlich kann man sämtliche DMS Anbieter wie z.B. Kendox oder FileNet auch zu den Archivanbietern zählen. Reine Archivanbieter wie z.B. swiDOC sind natürlich sehr viel günstiger, wenn es um ein reines Archiv geht. Wer seine Prozesse digitalisieren möchte, kommt an einem Workflow Managementsystem nicht vorbei. Es gibt DMS-Anbieter, wie Kendox, die ein solches in einer Light Variante implementiert haben. Für einfache DMS integrale Workflows kann so etwas funktionieren. Spezialisierte Workflow Systeme wie gooFlow haben dabei den Vorteil, dass sie systemunabhängig sind und über ein komplettes Unternehmen die Workflows steuern können. So können z.B. das ERP System, Emailsysteme, Ticketingsysteme und das digitale Archiv zu einem Ökosystem zusammengeführt werden. Die Softwareprodukte sind dann nicht mehr isoliert voneinander. Redundante Tätigkeiten fallen weg, die Mitarbeiter werden durch den Prozess geleitet und machen so weniger Fehler.

Fabian Beck: Bei welchen Prozessen siehst du den grössten Handlungsbedarf für KMU?

Christian Hoffmann: Zurzeit macht den KMU’s vor allem der Fachkräftemangel und die hohen Löhne zu schaffen. Grosse Firmen haben hier bessere Karten, da höhere Löhne bezahlt werden können und oft auch die Anstellungsbedingungen als lukrativer empfunden werden.

Ein grosser Handlungsbedarf für ein innovatives KMU ist es daher, so viel wie möglich zu automatisieren und die Prozesse zu straffen und Fehler so weit wie möglich zu vermeiden.

Je höher die Mitarbeiterfluktuation in einem Unternehmen ist, desto wichtiger ist es, die Mitarbeiter sehr schnell einzuarbeiten, so dass diese ihren Job möglichst fehlerfrei und effizient machen können. Für diese Herausforderung sind auf der technischen Seite Workflow Managementsysteme wie geschaffen.

Im Rahmen einer Marktstudie hat swiDOC eine umfassende Bestandsaufnahme der digitalen Archivierung bei KMU durchgeführt. Hierbei stellte sich heraus, dass das schnellere Wiederauffinden von Dokumenten als eines der grössten Potenziale bei der digitalen Archivierung von KMU gesehen wird.

Fabian Beck: Welchen Beitrag leistet die Allix in diesem Wandel?

Christian Hoffmann: Wir sind ein Integrationsdienstleistungsunternehmen, welches die Ökosysteme für unsere Kunden baut. Aufgrund der Kundenbedürfnisse wählen wir die richtigen Softwareprodukte aus und verbinden diese mit Schnittstellen und Workflow Managementsystemen. Wir schulen und supporten dem Kunden ausserdem die Softwareprodukte und erstellen ihm Prozess- und Verfahrensdokumentationen.

Fabian Beck: Konntest du in der Vergangenheit Veränderungen in den Köpfen aber auch in den Prozessen feststellen? Wie hat sich das auf eure Strategie und Arbeitsweise ausgewirkt?

Christian Hoffmann: Es gibt tatsächlich immer mehr kleine KMU’s, die den Trend der Digitalisierung erkannt haben und nun ernst nehmen. Es scheint eine Aufbruchsstimmung zu geben, die weg von der klassischen Informatik aus den 90er Jahren hin zu moderneren, cloud-basierten Systemen geht. Das erleichtert den Unternehmen die Arbeit.

Bei uns selbst ist es so, dass wir nicht mehr das klassische Händlermodell fahren können. Eine Software im Portfolio zu haben und diese unter allen Umständen beim Kunden zu platzieren, ist einfach nicht mehr zeitgemäss.

Wir schauen mit dem Kunden, welches die besten Lösungen für ihn sind und bauen ihm daraus sein Ökosystem. Hierfür benötigen wir Schnittstellen Frameworks, welche eine kosteneffiziente Anbindung ermöglicht.

Fabian Beck:Was würdest du KMU raten, die erwägen ihr Archiv zu digitalisieren? Was würdest du anderen IT-Dienstleistern mit auf den Weg geben?

Christian Hoffmann: Ein KMU, das erwägt sein Archiv zu digitalisieren, ist schon mal auf dem richtigen Weg. Nun muss es herausfinden, welches System am besten zu ihm passt. Lasst euch hier von ausgewiesenen Archiv-Profis beraten.

Bezüglich der IT-Dienstleister ist es ja so, dass die IT eine riesige Branche ist – vielleicht vergleichbar mit Hausärzten und Spezialisten – Auch bei uns gibt es den Allrounder und die Spezialisten. Vor allem den Allroundern würde ich empfehlen, sich eine Zusammenarbeit mit einem Archivspezialisten zu suchen, da dieses Thema sonst zu gross ist. Gerade auch die rechtlichen Aspekte dürfen beim Archiv nicht unterschätzt werden.

Fabian Beck: Zum Ende noch eine private Frage: Wo und in welchem Outfit trifft man dich weg vom Bildschirm an?

Christian Hoffmann: Meistens in kurzen Hosen und den schnellen Schuhen oder dann auf dem Bike. Ich liebe Sport und finde da meinen Ausgleich zum beruflichen Alltag. Auch meine Kinder sind sehr sportlich und holen jedes Jahr zu mir auf – ich muss aufpassen, dass ich im nächsten Sommer noch die Nase vorn habe 😊.