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Dokumente rechtskonform. digital. archivieren?
DE

von Kevin Bauer

Tipps und Ratgeber für die Einführung eines Cloud-Archivs

In einer Welt, die von digitalen Innovationen geprägt ist, steht die effiziente Verwaltung von Daten im Mittelpunkt unternehmerischer Erfolge. Die Einführung eines Cloud-Archivs markiert dabei einen entscheidenden Schritt in Richtung einer flexibleren und zugleich sichereren Datenverwaltung.

In diesem Blogbeitrag werden wir Ihnen eine Schritt für Schritt Anleitung mit Tipps an die Hand geben, wie Sie den Übergang zu einem Cloud-Archiv reibungslos gestalten können. Von der klaren Zielsetzung bis zur kontinuierlichen Optimierung - begleiten Sie uns auf dem Weg in die Zukunft der Datenarchivierung.

Schritt 1: Zu digitalisierende Prozesse und beteiligte Mitarbeiter identifizieren

Bevor Sie mit der Implementierung beginnen, ist es entscheidend, klare Zielsetzungen für das Cloud-Archiv zu definieren. Überlegen Sie, welche Prozesse und welche Mitarbeiter Sie als erstes mit einem digitalen Prozess abbilden wollen. Oft ist es besser, erst in einem kleineren Teil der Prozesse das digitale Archiv zu nutzen und später weitere Abteilungen und Anwendungsfälle zu integrieren. Eine Limitierung des Projektumfangs stellt einen entscheidenden Erfolgsfaktor dar.

Zur Orientierung haben wir für Sie eine Beispieltabelle erstellt.

Prozesskonzept

Schritt 2: Auswahl des passenden Cloud-Anbieters

Nicht alle Cloud-Anbieter sind gleich. Recherchieren Sie gründlich und wählen Sie einen Anbieter, der Ihren Anforderungen entspricht. Machen Sie sich über folgende Aspekte genaustens Gedanken:

Kann ich mit dem Anbieter und meinen vorhandenen Systemen meine definierten Prozesse abbilden?

Diese Frage ist wohl die zentralste Frage bei der Auswahl eines Cloudarchivs. Lassen Sie sich nicht von wohl klingenden Verkaufsbotschaften täuschen. Häufig führt der Weg nicht daran vorbei verschiedene Systeme und Schnittstellen zu testen, um eine Abdeckung der Anforderungen lückenlos zu gewährleisten.

Benötigt die Einführung des Cloudsystemanbieters externe Beratung oder kann ich die Einführung selbst durchführen?

Viele Cloudarchive wie KENDOX oder Docuware sind bereits bei der Einführung komplex und erfordern externe Beratung. Bei übersichtlichen Anforderungen sind Cloud-Archive mit einem Fokus auf kleinen Unternehmen wie z. B. swiDOC klar im Vorteil, da Sie keine aufwändige Einführung benötigen.

Wo sind die Daten gehosted?

Dies ist insbesondere bei der Einhaltung des Datenschutzes ein wichtiges Kriterium. Achten Sie darauf, wo die Daten des Archivanbieters gehosted werden.

Wie viele interne Kapazitäten kann ich für die Einführung eines Cloud-Archivs bereitstellen?

Ein digitales Archiv einzuführen ist nicht mit dem Kauf einer Software erledigt. Die eigenen Mitarbeiter müssen angelernt und auf das neue System und die neuen Prozesse geschult werden.

Planen Sie ausreichend Zeit ein, damit ihre Mitarbeiter sich an die neuen Abläufe gewöhnen können und ermöglichen Sie auch spätere Verbesserungen.

Wie stelle ich eine geordnete Ablage der Dokumente sicher?

Das wichtigste im Archiv ist die Ordnung. Gerade bei der Überführung von Daten in ein neues System kann es vorkommen, dass diese mal unter den Tisch fällt. Damit ist jedoch niemandem geholfen. Eine unübersichtliche digitale Dokumentenablage ist genauso ineffizient wie eine physische. Erarbeiten Sie also optimalerweise von Beginn an ein Konzept für die ordentliche Ablage von Dokumenten. Für die Datenmigration gibt es zahlreiche spezialisierte Anbieter, die Sie hier beraten können.

Dies kann auch für eine automatisierte Archivierung den Grundstein legen.

Brauche ich umfassende Workflow Funktionalitäten oder nicht?

Viele Cloud-Archive bezeichnen sich selbst auch als "DMS" (Dokumentenmanagementsysteme). Damit können Sie nicht nur in der Cloud Archivieren, sondern auch zahlreiche Prozesse über eine so genannte Prozess-Engine automatisieren. Wenn Sie bereits eine Prozess-Engine besitzen, reicht ihnen ein Cloudarchiv mit offenen API-Schnittstellen völlig aus, um digital zu Archivieren.

Hat das Archiv eine offene API?

Eine offene API sollte mittlerweile zum Standard jeder Cloudapplikation gehören. Stellen Sie sicher, dass das Cloud-Archiv nahtlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integriert werden kann. Dies erleichtert nicht nur die Implementierung, sondern verbessert auch die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und erleichtert Ihnen einen späteren Systemwechsel.

Schritt 3: Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter

Die Einführung eines Cloud-Archivs erfordert eine Anpassung der Arbeitsweise. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, damit sie die neuen Prozesse verstehen und effektiv nutzen können. Sensibilisieren Sie sie für die Bedeutung der digitalen Archivierung und die Vorteile, die sie mit sich bringt.

Schritt 4: Bereinigung und Migration bestehender Daten

Vor der Migration in das Cloud-Archiv sollten Sie eine gründliche Datenklassifizierung durchführen. Identifizieren Sie unwichtige oder veraltete Daten und bereinigen Sie Ihr Archiv, um Speicherplatz effizient zu nutzen.

Entscheiden Sie, ob Sie bestehende physische Dokumente weiterhin physisch führen wollen oder die Daten komplett digitalisieren wollen. Für die Digitalisierung von Altbeständen und die geordnete Überführung in ein digitales Archiv stellen wir Ihnen auch Scanning Services bereit.

Schritt 5: Kontinuierliche Überwachung und Optimierung

Die Implementierung eines Cloud-Archivs endet nicht mit der Einrichtung. Kontinuierliche Überwachung ist entscheidend, um Leistungsprobleme zu erkennen, Sicherheitsbedrohungen abzuwehren und die Archivstruktur bei Bedarf zu optimieren.

Holen Sie regelmäßig Feedback von den Anwendern ein und passen Sie das Cloud-Archiv entsprechend an. Die Anforderungen können sich im Laufe der Zeit ändern, und eine flexible Archivlösung kann darauf reagieren.

Checkliste für die Einführung eines Cloud Archivs

Die Konzeption und Umstellung auf ein digitales Archiv kann aufwendig sein. Wir haben eine Checkliste für Sie erstellt, die die Einführung eines Archiv erleichtern kann.

  • Klar definierte Ziele für das Cloud-Archiv gesetzt
  • Prozesse ausgewählt, die zuerst digitalisiert werden sollen
  • Beteiligte Mitarbeiter für den ersten digitalen Prozess bestimmt
  • Projektumfang begrenzt
  • Gründliche Recherche potenzieller Cloud-Anbieter
  • Überprüfen, ob der Anbieter die definierten Prozesse abbilden kann
  • Klären, ob externe Beratung für die Einführung erforderlich ist
  • Ort Datenhosting überprüfen (Datenschutz)
  • Interne Kapazitäten vorgehalten
  • Konzept für die geordnete Ablage von Dokumenten erstellt
  • Entscheiden, ob umfassende Workflow-Funktionalitäten benötigt
  • hat Archiv offene API?
  • Schulungspläne für Mitarbeiter erstellt
  • zu vernichtende Dokumente sind von zu überführenden Dokumenten getrennt
  • Entscheiden, ob physische Dokumente weiterhin physisch geführt werden sollen
  • Scanning-Services für die Digitalisierung von Altbeständen prüfen
  • Regelmäßiger Feedback Circle von Anwendern über Organisationsstruktur sichergestellt

Fazit

Die Einführung eines Cloud-Archivs eröffnet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Daten effizient zu verwalten und das volle Potenzial der Digitalisierung auszuschöpfen. Durch sorgfältige Planung, Schulung und kontinuierliche Anpassungen können Unternehmen einen reibungslosen Übergang in die Cloud-Archivierung sicherstellen.

Wir von swiDOC unterstützen Sie gerne bei der Einführung des digitalen Archivs, von der Konzeption bis zur Optimierung. Kontaktieren Sie uns noch heute!

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