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Dokumente rechtskonform. digital. archivieren?
DE

von Kevin Bauer

So werden Sie ihre Bundesordner los - ein praktischer Leitfaden

Bundesordner, die mit Unmengen von Papierkram gefüllt sind, können im Laufe der Zeit zu einer echten Belastung werden. Ob im Büro oder zu Hause, die Frage, wie man diese Bundesordner effektiv loswerden kann, beschäftigt viele Menschen.

In diesem praktischen Leitfaden erfahren Sie, wie Sie sich von überflüssigem Papier befreien können.

1. Entscheiden Sie, welche Dokumente digitalisiert werden sollen

Der erste Schritt, um Bundesordner loszuwerden, besteht darin, zu definieren, welche Dokumente überhaupt digitalisiert werden sollen. GGf. ist es betriebswirtschaftlich nicht für alle Ordnerbestände sinnvoll, eine Digitalisierung durchzuführen. Überlegen Sie sich genau, welche Dokumente operative Relevanz haben und wählen Sie sorgsam aus.

Unterlagen, die hauptsächlich nur aus Compliancegründen archiviert werden, werden von vielen Unternehmen nicht digitalisiert. Dann bewahrt man vorhandene Bestände einfach so lange auf, wie es das Gesetz fordert und startet ab dem aktuellen Zeitpunkt mit der digitalen Aufbewahrung.

Welche Unterlagen kommen für eine Digitalisierung in Frage?

Wir haben eine Beispielbewertung vorgenommen, die Sie bei der Entscheidung und Konzeption unterstützen kann.

Information Dauer der Archivierung Häufigkeit des Zugriffs Beteiligte Personengruppen Schaden bei Verlust
Finanzunterlagen
- Rechnungen und Quittungen 10 Jahre Hoch Finanzabteilung, Buchhaltung Hoch - Finanzielle Unregelmäßigkeiten, rechtliche Konsequenzen
- Kontoauszüge 10 Jahre Hoch Finanzabteilung, Geschäftsführung Hoch - Finanzielle Unregelmäßigkeiten, rechtliche Konsequenzen
- Gehaltsabrechnungen 10 Jahre Hoch Personalabteilung, Mitarbeiter Hoch - Vertraulichkeit, rechtliche Konsequenzen
- Steuererklärungen und -unterlagen 10 Jahre Mittel Finanzabteilung, Steuerberater Hoch - Steuerstrafen, rechtliche Konsequenzen
Verträge und Vereinbarungen
- Arbeitsverträge 10 Jahre Hoch Personalabteilung, Mitarbeiter, Rechtsabteilung Hoch - Rechtsverlust, rechtliche Konsequenzen
- Lieferverträge 10 Jahre Hoch Einkaufsabteilung, Rechtsabteilung Hoch - Lieferunterbrechungen, rechtliche Konsequenzen
- Mietverträge 10 Jahre Niedrig Facility Management, Rechtsabteilung Hoch - Rechtsverlust, finanzielle Konsequenzen
- Kundenaufträge 10 Jahre Hoch Vertrieb, Auftragsabwicklung Hoch - Vertragsverlust, finanzielle Konsequenzen
Personalunterlagen
- Bewerbungsunterlagen 2 Jahre Niedrig Personalabteilung, Führungskräfte Niedrig - Datenschutzverletzung, rechtliche Konsequenzen
- Personalakte 10 Jahre Hoch Personalabteilung, Führungskräfte Hoch - Datenschutzverletzung, rechtliche Konsequenzen
- Fort- und Weiterbildungsnachweise 10 Jahre Mittel Personalabteilung, Mitarbeiter Niedrig - Abhängig von Compliance-Anforderungen
- Arbeitszeugnisse 10 Jahre Hoch Personalabteilung, Mitarbeiter, Rechtsabteilung Hoch - Rechtsverlust, rechtliche Konsequenzen
Geschäftskorrespondenz
- E-Mail-Korrespondenz 5 Jahre Hoch Alle Abteilungen, Mitarbeiter Niedrig - Abhängig von Inhalt und Compliance-Anforderungen
- Briefe und Schriftverkehr 10 Jahre Hoch Alle Abteilungen, Mitarbeiter Niedrig - Abhängig von Inhalt und Compliance-Anforderungen
Rechtliche Dokumente
- Gerichtliche Entscheidungen 10 Jahre Hoch Rechtsabteilung, Geschäftsführung Hoch - Rechtsverlust, finanzielle Konsequenzen
- Anwaltskorrespondenz 10 Jahre Hoch Rechtsabteilung, Geschäftsführung Hoch - Rechtsverlust, finanzielle Konsequenzen
- Versicherungspolicen und -unterlagen 10 Jahre Mittel Versicherungsabteilung, Geschäftsführung Hoch - Verlust von Deckung, rechtliche Konsequenzen
Qualitäts- und Zertifizierungsdokumente
- ISO-Zertifikate 10 Jahre Niedrig Qualitätsmanagement, Geschäftsführung Hoch - Verlust von Zertifizierung, Geschäftseinbußen
- Qualitätsprüfungsberichte 10 Jahre Mittel Qualitätsmanagement, Produktion Hoch - Verlust von Zertifizierung, Produktionsprobleme
- Produktzertifikate 10 Jahre Niedrig Qualitätsmanagement, Vertrieb Hoch - Verlust von Zertifizierung, Vertriebsprobleme
Technische Dokumentation
- Bedienungsanleitungen 10 Jahre Hoch Technische Dokumentation, Kundensupport Hoch - Haftungsrisiken bei fehlenden Anleitungen
- Wartungshandbücher 10 Jahre Hoch Technische Dokumentation, Kundensupport Hoch - Haftungsrisiken bei fehlenden Anleitungen
- Produktentwicklungsprotokolle 10 Jahre Mittel Forschung und Entwicklung, Produktion Hoch - Verlust von Know-how, rechtliche Konsequenzen
Projektunterlagen
- Projektberichte 5 Jahre Hoch Projektmanagement, Geschäftsführung Hoch - Verlust von Projektinformationen, rechtliche Konsequenzen
- Projektverträge 10 Jahre Hoch Projektmanagement, Rechtsabteilung Hoch - Verlust von Vertragsdetails, rechtliche Konsequenzen
- Projektplanungsdokumente 5 Jahre Hoch Projektmanagement, Teammitglieder Hoch - Verlust von Projektinformationen, Betriebsunterbrechungen
Marketing- und Werbematerialien
- Broschüren 3 Jahre Hoch Marketing, Vertrieb Niedrig - Abhängig von Inhalt und Compliance-Anforderungen
- Werbekampagnenunterlagen 3 Jahre Hoch Marketing, Vertrieb Niedrig - Abhängig von Inhalt und Compliance-Anforderungen
- Grafikdesign-Dateien 3 Jahre Hoch Marketing, Design Niedrig - Abhängig von Inhalt und Compliance-Anforderungen
Gesetzliche Dokumente
- Genehmigungen und Lizenzen 10 Jahre Hoch Geschäftsführung, Rechtsabteilung Hoch - Geschäftseinschränkungen, rechtliche Konsequenzen
- Gesellschaftsverträge 10 Jahre Hoch Geschäftsführung, Rechtsabteilung Hoch - Geschäftseinschränkungen, rechtliche Konsequenzen
- Satzungen und Statuten 10 Jahre Hoch Geschäftsführung, Rechtsabteilung Hoch - Geschäftseinschränkungen, rechtliche Konsequenzen
Gesundheits- und Sicherheitsdokumente
- Sicherheitsprotokolle 10 Jahre Mittel Sicherheitsmanagement, Geschäftsführung Hoch - Verlust von Zertifizierung, Sicherheitsrisiken
- Gesundheitsprotokolle 10 Jahre Mittel Gesundheitsmanagement, Geschäftsführung Hoch - Verlust von Zertifizierung, Gesundheitsrisiken
- Unfallberichte 10 Jahre Hoch Sicherheitsmanagement, Personalabteilung Hoch - Haftungsrisiken, rechtliche Konsequenzen

Umgang mit Altbeständen

Für das Scanning der vorhandenen Altbestände an Bundesordnern kann ein professioneller Scanning Dienstleister hinzugezogen werden. Dieser stellt sicher, dass keine Dokumente verloren gehen und eine ordentliche Verschlagwortung stattfindet.

2. Archiv auswählen

Ein digitales Archiv ermöglicht es Ihnen, digitale Dokumente effizient zu organisieren, zu durchsuchen und zu verwalten. Sie können verschiedene Kategorien erstellen, Tags hinzufügen und die Dokumente in einer gut strukturierten elektronischen Umgebung speichern.

Hinweis: Für die gesetzkonforme Archivierung von Dokumenten aus Bundesordnern eignen sich nur dafür ausgelegte, zertifizierte Archive. Google Drive, Sharepoint und Co. sollten NICHT zur Archivierung von Altbeständen genutzt werden!

3. Altbestände digitalisieren

Wenn auf Dokumente häufig zugegriffen werden muss, kann die Digitalisierung von Altbeständen sinnvoll sein. Wichtig ist, dass gesetzliche Aufbewahrungsfristen für die digitale Ablage beim Scanning eingehalten werden. Deshalb sollte für jede Dokumentenklasse eine Bewertung vorgenommen werden, ob es sinnvoll ist, Sie zu digitalisieren.

4. Prozesse digital (neu) gestalten

Fördern Sie in Ihrem Unternehmen oder Haushalt eine papierlose Arbeitsumgebung. Definieren Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern, wie Sie Prozesse nun digital abbilden möchten. Eine digitale Ablage macht noch keine effizienten Prozesse!

Auch die Implementierung automatisierter Prozesse kann sinnvoll sein, wenn mehrere IT Systeme (Buchhaltungssystem, ERP, HR Software) genutzt werden.

5. Regelmäßige Ausmusterung durchführen

Setzen Sie sich regelmäßig Zeiträume für die Überprüfung und Ausmusterung von Dokumenten. Entfernen Sie nicht mehr benötigte Unterlagen aus den Bundesordnern und entscheiden Sie, ob sie gescannt, digital gespeichert oder sicher vernichtet werden sollen.

6. Sicherheitskonforme Vernichtung

Für vertrauliche Dokumente, die Sie nicht digital speichern möchten, ist eine sichere Vernichtung unerlässlich. Nutzen Sie Aktenvernichter oder beauftragen Sie einen professionellen Shredding-Service, um sicherzustellen, dass sensible Informationen geschützt bleiben.

Damit ist dann der letzte Schritt vollzogen. Geniessen Sie den neu gewonnenen Platz und die Effizienzgewinne, um sich auf Ihr Kerngeschäft zu fokussieren.

Fazit: Weniger ist mehr!

Die Befreiung von Bundesordnern erfordert eine kluge Kombination aus Digitalisierung, organisatorischen Maßnahmen und einem bewussten Umdenken im Umgang mit Dokumenten. Indem Sie diese Schritte befolgen, können Sie nicht nur Platz sparen, sondern auch effizienter arbeiten und einen Beitrag zur Reduzierung Ihres ökologischen Fußabdrucks leisten.

Erkennen Sie den Wert der digitalen Transformation an und befreien Sie sich von überflüssigem Papier!

Registrieren Sie sich noch heute für swiDOC, das digitale Archiv für papierlose Bundesordnerablage.

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Die Inhalte dieses Artikels wurden möglicherweise mithilfe von künstlicher Intelligenz optimiert. Wir können nicht garantieren, dass alle Informationen fehlerfrei oder vollständig sind. Die präsentierten Ansichten müssen nicht die des Autors oder anderer beteiligter Personen widerspiegeln. Leser werden ermutigt, die Informationen kritisch zu prüfen.

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