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Dokumente rechtskonform. digital. archivieren?
DE

von Kevin Bauer

So sicherst du deine bexio Daten mit einem Backup

In der heutigen digitalen Welt, in der Unternehmen zunehmend auf Cloud-basierte Buchhaltungssoftware wie bexio setzen, ist die Sicherheit und Unversehrtheit von Daten von entscheidender Bedeutung. Insbesondere vor dem Hintergrund jüngster DDoS-Angriffe, wie dem auf bexio im Januar 2022, wird deutlich, warum das regelmäßige Erstellen von Backups unerlässlich zur Risikominimierung ist.

Warum ist das Erstellen von Backups von deinem bexio-System sinnvoll?

Im Jahr 2022 wurden von Schweizer Unternehmen alleine 34.000 Fälle von Cyberangriffen gemeldet. Jedes Dritte KMU war bereits Opfer eines Angriffs. Die Weiterentwicklung von automatisiserten Phishing-Methoden mit Chat-GPT und Co. ermöglichen Angreifern immer einfacher automatisierte Angriffe durchzuführen.

Quelle: kmu.admin.ch

Ausfallzeiten minimieren

Die Erstellung regelmässiger Backups reduziert die Ausfallzeiten und sichert die Kontinuität des Geschäftsbetriebs.

Sicherheitsverantwortung verteilen

bexio selbst gibt an, die Daten auf ISO 27001 zertifizierten Servern mit mehrfach zertifizierten und gesicherten Rechenzentren zu speichern. Dies stellt sicherlich einen hohen Grad an Kontinuität sicher, kann jedoch eine vollständige Verfügbarkeit der Daten auch nicht gewährleisten.

Quelle: bexio.com

Um vollständig auf Nummer sicher zu gehen, ist die Erstellung einer lokalen Kopie oder eines Backups mit einer anderen Cloudlösung ratsam.

Flexibilität bei Systemwechsel

Anforderungen an ein ERP oder Buchhaltungssystem können sich im Laufe der Zeit stetig verändern. Wenn ein Systemwechsel weg von bexio ansteht, kann die Exportierung der Daten in ein Backup sinnvoll werden, um Lizenzkosten zu sparen.

Welche Möglichkeiten gibt es, Backups von bexio zu generieren?

Selbstgebastelt über die API

bexio stellt für alle Kunden eine offene API zur Verfügung. Die Dokumentation ist unter https://docs.bexio.com/ einsehbar. Damit können, wenn entsprechendes Know How existiert, Belege, Rechnungen und Buchungsanhänge automatisiert synchronisiert werden. Der Aufwand sollte aber im Verhältnis zum Ergebnis stehen.

swiDOC

swiDOC synchronisiert Kreditorenrechnungen, Debitorenrechnungen, Spesenbelege und Anhänge manueller Buchungen aus bexio. Ein grosser Alleinstellungsfaktor ist, dass alle synchronisierten Dateien geordnet und automatisiert verschlagwortet werden und die Ablage gesetzkonform gemäss den Schweizer Vorgaben ist.

Software Entwicklungs-Know How ist nicht erforderlich.

Einmal synchronisiert werden alle Dokumente mit der korrekten Aufbewahrungsfrist aufbewahrt. Ich kann ausserdem selbst steuern, für welche Jahre Daten synchronisiert werden sollen.

Eine kurze Demonstration der Funktionsweise ist auf Youtube zu finden.

Durch Oberfläche von bexio

Auch bexio bietet in der Oberfläche der Webappliaktion Exportfunktionen für eine lokale Datensicherung an.

Diese sind unter dem bexio-Support auffindbar. Beachtet werden sollte, dass eine automatisierte Backuperstellung hier nicht möglich ist.

Warum ist ein Backup nicht für die Archivierung geeignet?

Backups sollten nicht mit einem Archiv gleichgestellt werden. Backups dienen dazu, Daten im Falle von Verlust oder Angriffen wiederherzustellen. Für die langfristige, gesetzeskonforme Archivierung von Dokumenten, Spesenbelegen und Rechnungen ist eine spezialisierte Lösung wie swiDOC erforderlich. Ein Archiv kann eine Art Backupfunktion bereitstellen, jedoch nicht umgekehrt.

Wie funktioniert die Synchronisierung von Dokumenten mit bexio?

swiDOC bietet eine nahtlose Integration mit bexio, um die Synchronisierung von Dokumenten zu erleichtern. Eine Authentifizierung erfolgt durch die Eingabe der bexio Logininformationen. Als Nutzer besteht die Möglichkeit, entweder eine automatische Synchronisierung im Hintergrund durchzuführen oder die Synchronisierung einmal jährlich nach dem Jahresabschluss manuell zu veranlassen.

Die synchronisierten Daten werden sicher und unveränderbar archiviert, wodurch Unternehmen den Anforderungen an die Datenaufbewahrung gerecht werden. Diese effiziente Integration optimiert nicht nur die Arbeitsprozesse, sondern gewährleistet auch die langfristige Integrität der Buchhaltungsdaten.

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