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Dokumente rechtskonform. digital. archivieren?
DE

von Kevin Bauer

Aufgaben und Herausforderungen bei der Archivmigration in ein neues System

In der heutigen digitalen Ära sind Unternehmen und Organisationen mehr denn je auf effiziente Archivierungssysteme angewiesen, um ihre wertvollen Daten und Informationen sicher zu verwalten. Es kann notwendig werden, dass alte Legacy Systeme in neuere flexiblere und performantere Systeme überführt werden müssen. Dies erfordert sorgfältige Vorbereitung, Zusammenarbeit und kluge Entscheidungsfindung. In diesem umfassenden Blogbeitrag beleuchten wir die vielschichtigen Aufgaben und Herausforderungen bei der Archivmigration genauer, von der notwendigen Vorbereitung bis hin zur Auswahl des optimalen Systems.

Vorbereitung als Fundament

Bevor der Migrationsprozess überhaupt beginnt, ist eine gründliche Vorbereitung von grösster Bedeutung. Die erste Aufgabe besteht darin, das bestehende Archivsystem vollständig zu überprüfen und zu analysieren. Welche Arten von Daten sind darin gespeichert? Sind einige dieser Informationen redundant oder veraltet? Eine umfassende Bestandsaufnahme hilft dabei, den Umfang der Migration zu verstehen und potenzielle Schwierigkeiten frühzeitig zu erkennen.

Ein weiterer wichtiger Schritt in der Vorbereitungsphase ist die Festlegung klarer Ziele für die Migration. Warum wird die Migration durchgeführt? Soll die Effizienz gesteigert, die Benutzerfreundlichkeit verbessert oder die Gesamtkosten gesenkt werden? Diese Ziele bilden das Rückgrat des gesamten Prozesses und dienen als Leitfaden für alle Beteiligten, während sie Entscheidungen treffen und Schwerpunkte setzen.

Beteiligte und Kommunikation

Die Archivmigration ist keinesfalls eine Einzelaufgabe. Ein multidisziplinäres Team aus Fachexperten verschiedener Abteilungen, darunter IT, Datenmanagement und Nutzervertreter, sollte von Anfang an einbezogen werden. Klare und offene Kommunikation sowohl innerhalb des Teams als auch mit den betroffenen Nutzern ist von entscheidender Bedeutung, um Missverständnisse zu vermeiden und einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Die Einbindung der Nutzer in den Prozess kann nicht nur wertvolles Feedback liefern, sondern auch die Akzeptanz des neuen Systems erleichtern. Falls keine interne Expertise besteht, kann auf externe Dienstleister wie z.B. adebo AG und HAVI Schweiz AG zurückgegriffen werden.

Herausforderungen meistern

Die Archivmigration ist eine komplexe Aufgabe und kann aufgrund verschiedener Herausforderungen mitunter schwierig sein. Eine der zentralen Herausforderungen ist die Sicherstellung der Datenintegrität. Während des Migrationsprozesses besteht das Risiko, dass Daten beschädigt oder verloren gehen. Daher ist es unerlässlich, eine umfassende Sicherungsstrategie zu entwickeln, um sicherzustellen, dass im Fall eines Fehlers die Daten wiederhergestellt werden können.

Ein weiteres Hindernis stellt die Datenkonvertierung dar. Da unterschiedliche Systeme verschiedene Datenformate und Strukturen verwenden, ist es möglicherweise erforderlich, die Daten in das Format des neuen Systems zu konvertieren. Hierbei ist äusserste Sorgfalt geboten, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen.

Die Auswahl eines neuen Systems

Die Wahl des richtigen Archivierungssystems ist von entscheidender Bedeutung für den Erfolg der Migration. Bei der Auswahl sind mehrere wichtige Faktoren zu berücksichtigen:

Benutzerfreundlichkeit
Das neue System sollte eine intuitive Benutzeroberfläche bieten, um die Einarbeitung zu erleichtern und die Produktivität der Mitarbeiter von Anfang an zu fördern.

Skalierbarkeit
Die Datenmengen in Unternehmen können mit der Zeit stark wachsen. Das ausgewählte System sollte daher die Fähigkeit zur Skalierung besitzen, um mit diesem Wachstum Schritt zu halten.

Sicherheit
Der Schutz sensibler Daten hat oberste Priorität. Das neue System muss fortschrittliche Sicherheitsmechanismen bieten, um sicherzustellen, dass vertrauliche Informationen vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. 2FA und Cloudsysteme bieten sich an, um die Sicherheit zu verbessern.

Kompatibilität
In den meisten Unternehmen sind verschiedene Systeme miteinander verknüpft. Das neue Archivierungssystem sollte nahtlos mit anderen Anwendungen und Plattformen integriert werden können, um einen reibungslosen Datenaustausch zu gewährleisten. Achten Sie auf das Vorhandensein entsprechender Schnittstellen.

Unterstützung und Wartung
Ein zuverlässiger Kundensupport und regelmässige Updates sind essenziell, um auftretende Probleme zeitnah zu lösen und das System auf dem neuesten Stand zu halten.

Fazit

Insgesamt mag die Archivmigration eine anspruchsvolle Aufgabe sein, doch mit einer gründlichen Vorbereitung, der richtigen Team-Zusammenstellung und einer sorgfältigen Systemauswahl können diese Herausforderungen erfolgreich gemeistert werden. Letztendlich führt eine reibungslose Migration zu einer effizienteren Datenverwaltung, einem verbesserten Zugriff auf Informationen und einer gesteigerten Gesamtproduktivität im Unternehmen.

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