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von Kevin Bauer

Alles was du zur Spesenerfassung in der Schweiz wissen musst

Egal, ob du selbstständig tätig bist, ein kleines Unternehmen führst oder einfach nur mehr über das Schweizer Spesenrecht erfahren möchtest – hier findest du alle relevanten Informationen, um den Prozess der Spesenabrechnung erfolgreich zu meistern.

Was kannst du als Spesen in der Schweiz erfassen und was musst du beachten?

Als Spesen werden in der Schweiz "Auslagen definiert, die Mitarbeitenden während ihrer Tätigkeit am Amtssitz oder auf Dienstreisen entstehen" (§ 64 Abs. 1 VVO). Diese Kosten umfassen beispielsweise Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten, Parkgebühren oder andere Ausgaben, die mit Dienstreisen in Verbindung stehen.

Es ist zu beachten, dass Spesen nur erstattet werden, wenn sie unmittelbar mit der beruflichen Tätigkeit in Verbindung stehen und in Bezug auf ihre Höhe angemessen sind.

Welche Spesen kannst du erfassen?

In der Schweiz gibt es verschiedene Arten von Spesen, die du erfassen kannst. Hier sind einige Beispiele:

Reisekosten: Dazu gehören die Kosten für Flugtickets, Zugfahrkarten, Mietwagen, Taxi und Übernachtungen während geschäftlicher Reisen.

Bewirtungskosten: Wenn du Kunden oder Geschäftspartner bewirtest, kannst du die Kosten dafür erfassen. Beachte jedoch, dass in der Schweiz nur 50% der Bewirtungskosten steuerlich absetzbar sind.

Büromaterial: Kosten für Büromaterial wie Papier, Stifte, Druckerzubehör und Büromöbel können als Spesen erfasst werden.

Weiterbildungskosten: Wenn du dich beruflich weiterbilden möchtest, kannst du die Kosten für Schulungen, Seminare oder Fachliteratur als Spesen erfassen. Stelle sicher, dass diese Ausgaben einen direkten Bezug zu deiner Tätigkeit haben.

Telekommunikation: Kosten für Telefon- und Internetdienste können ebenfalls als Spesen erfasst werden.

Die Schweizerische Eidgenossenschaft (SECO) stellt hierzu auch ein Merkblatt zur Verfügung, welches wir für dich zusammengefasst haben:

Regelung für Spesen in der Schweiz

Spesenart Regelung
Bahnbillett 1. Klasse gegen Beleg. Fehlt ein Beleg: 50% eines Bahnbilletts; 2. Klasse. Inhaber und Inhaberinnen eines Generalabonements wird der Gegenwert von 50% eines Bahnbilletts 2. Klasse vergütet.
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Benützung eines Privatautos Gegenwert von 50% eines Bahnbilletts 2. Klasse. In begründeten Fällen kann im Voraus schriftlich eine Kilometer-Entschädigung vereinbart werden (CHF 0.70 pro Kilometer).
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Nebenauslagen der Reise wie z.B. Kosten für Telefongespräche und Nahverkehr Gegen Belege
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Unterkunft- und Verpflegungspauschalen Unterkunfts- und Verpflegungspauschalen sind EDA-intern geregelt und können beim EDA erfragt werden.
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Andere Kosten Soweit andere Kosten im Vertragsbudget vorgesehen sind, werden sie gegen Beleg vergütet.

Regelung für Spesen im Ausland

Spesenart Regelung
Beschaffung Flugbillett Flugbillette werden grundsätzlich über die Bundesreisezentrale des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten bestellt www.brz.admin.ch. In Ausnahmefällen kann die Beauftragte in Übereinstimmung mit dem EDA die Flugbillette selbst beschaffen. In diesem Fall vergütet das EDA der Beauftragten die effektiven Flugkosten (gegen Beleg) für einen Flug von der Schweiz oder von einem Drittland in das Einsatzland und zurück. Erfolgt eine Auslandreise für das EDA in Kombination mit einer weiteren Auftraggeberin bzw. einem weiteren Auftraggeber, werden die Flugkosten anteilmässig abgerechnet.
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Flugklassen Beauftragte fliegen grundsätzlich in der Economy Class.
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Kosten für Gepäck über die zugelassene Freigepäcklimite Kosten werden nur zurückerstattet, wenn sie zuvor mit dem EDA vereinbart wurden.
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Bahnbillett 1. Klasse gegen Beleg (günstigstes Angebot).
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Nebenauslagen der Reise z.B. Kosten für Telefongespräche, Nahverkehr, Flughafentaxen, Impfungen, Visumgebühren; Gegen Belege. Als Alternative kann eine Pauschalsumme für Nebenauslagen in der Höhe von 2 % der budgetierten Honorarsumme im Ausland vereinbart werden, wobei der Maximalbetrag 1000 CHF pro Person beträgt.
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Alle übrigen Ausgaben Gegen Belege
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Unterkunfts- und Verpflegungspauschalen Unterkunfts- und Verpflegungspauschalen sind EDA-intern geregelt und können beim EDA erfragt werden.

Was musst du beachten?

Bei der Erfassung von Spesen in der Schweiz gibt es einige wichtige Punkte zu beachten:

Belege aufbewahren:

Um die Spesen korrekt abzurechnen, musst du die entsprechenden Belege aufbewahren. Bewahre alle Rechnungen, Quittungen und sonstigen Belege sorgfältig auf, um sie im Falle einer Prüfung vorlegen zu können.

Ein digitales Archiv kann helfen, Spesen korrekt digital aufzubewahren und schnell dank OCR-Technologie.

Auch zahlreiche Spesen-Apps können zur Erfassung und Abrechnung von Spesen genutzt werden. Dies bildet dann auch die Grundlage für eine spätere Abrechnung in der Buchhaltung.

Trennung von Geschäfts- und Privatausgaben:

Es ist wichtig, Geschäfts- und Privatausgaben strikt voneinander zu trennen. Erfasse nur die Ausgaben, die direkt mit deiner geschäftlichen Tätigkeit zusammenhängen. Dies erleichtert die Buchhaltung und vermeidet Probleme bei der Steuererklärung.

Erfassung in der Buchhaltung:

Um die Spesen korrekt in deiner Buchhaltung zu erfassen, kannst du eine Buchhaltungssoftware nutzen. Es gibt viele Programme, die speziell auf die Bedürfnisse von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) zugeschnitten sind und dir bei der Erfassung und Verwaltung deiner Ausgaben helfen können.

Steuerliche Absetzbarkeit prüfen:

Nicht alle Spesen sind vollständig steuerlich absetzbar. Informiere dich über die geltenden Vorschriften und prüfe, welche Ausgaben du wie absetzen kannst. Bei Unsicherheiten kannst du dich an einen Steuerberater oder Treuhänder wenden.

Digitale Lösungen nutzen:

Um die Erfassung und Verwaltung von Spesen zu erleichtern, kannst du digitale Lösungen wie swiDOC nutzen. Damit kann den gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung nachgekommen werden.

Spesen digital und effizient erfassen

Als Unternehmer ist es wichtig, den Überblick über deine Geschäftsausgaben zu behalten und die korrekte Erfassung und Abrechnung von Spesen sicherzustellen. Buchhaltungssoftware und Spesen-Apps können dich bei der Abrechnung und Buchhaltung unterstützen. Für die Ablage von Belegen kannst du eine digitale Archivierungssoftware wie swiDOC nutzen. Damit wird der Prozess der Spesenerfassung effizienter und du brauchst keinen Papierkram mehr aufzubewahren.

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Die Inhalte dieses Artikels wurden möglicherweise mithilfe von künstlicher Intelligenz optimiert. Wir können nicht garantieren, dass alle Informationen fehlerfrei oder vollständig sind. Die präsentierten Ansichten müssen nicht die des Autors oder anderer beteiligter Personen widerspiegeln. Leser werden ermutigt, die Informationen kritisch zu prüfen.

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