Dokumente rechtskonform. digital. archivieren?
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von Kevin Bauer

5 Schritte zur erfolgreichen Digitalisierung Ihrer Archivierungsprozesse

Um Ihre Archivierungsprozesse zu digitalisieren, gibt es einige Schritte, die Sie beachten sollten:

  1. Überprüfen Sie die geltenden gesetzlichen Anforderungen: Stellen Sie sicher, dass das elektronische Archiv alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt, insbesondere hinsichtlich Aufbewahrungsfristen und Datenschutz.
  2. Wählen Sie eine geeignete Archivlösung: Es gibt verschiedene Optionen für elektronische Archivsysteme, wie spezielle Archivsoftware, Cloud-Lösungen oder externe Archivdienstleister. Bedenken Sie, dass die Wahl der Lösung auch von den technischen Ressourcen und dem Umfang der zu archivierenden Dokumente abhängen kann.
  3. Definieren Sie eine Archivierungsstrategie: Legen Sie fest, wie Dokumente in das Archiv aufgenommen werden, wie sie verwaltet werden und wie auf sie zugegriffen werden kann.
  4. Integrieren Sie das elektronische Archiv in Ihre bestehenden Prozesse und Systeme: Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter mit der neuen Lösung vertraut sind und sie sicher anwenden können.
  5. Führen Sie regelmässig Tests durch: Um die Integrität und Sicherheit des Archivs zu gewährleisten, sollten Sie regelmässig Tests durchführen.

Es ist auch wichtig, sicherzustellen, dass Sie über die notwendige Hardware und Infrastruktur verfügen, um das elektronische Archiv zu unterstützen, und dass Sie entsprechende Datenschutz- und Sicherheitsmassnahmen implementiert haben.

Welche gesetzlichen Anforderungen gelten in der Schweiz für die Digitalisierung von Archivierungsprozessen?

In der Schweiz gibt es eine Reihe von gesetzlichen Anforderungen, die bei der Digitalisierung von Archivierungsprozessen berücksichtigt werden müssen. Diese Anforderungen können je nach Branche, Unternehmensgrösse und Art der zu archivierenden Dokumente variieren. 

Eine der wichtigsten gesetzlichen Anforderungen in der Schweiz ist das Gesetz über die geordnete Aufbewahrung von Unterlagen (GeBüV). Dieses Gesetz legt fest, wie lange Unterlagen aufbewahrt werden müssen und in welcher Form sie aufbewahrt werden müssen. 

Wenn Sie Ihre Archivierungsprozesse digitalisieren möchten, müssen Sie sicherstellen, dass die digitale Archivierung den Anforderungen des GeBüV entspricht. Dazu gehört beispielsweise, dass die Unterlagen auf einem sicheren und zuverlässigen Datenträger gespeichert werden und dass sie in einem Format aufbewahrt werden, das für die Zukunft lesbar bleibt. 

Es gibt auch andere gesetzliche Anforderungen, die bei der Digitalisierung von Archivierungsprozessen berücksichtigt werden müssen. Dazu gehören beispielsweise die Anforderungen des Datenschutzgesetzes (DSG), die besagen, dass Unterlagen sicher und vertraulich aufbewahrt werden müssen. Auch die Anforderungen des Gesetzes über den Datenaustausch mit dem Ausland (DAVA) sind zu berücksichtigen, wenn Unterlagen aus dem Ausland übertragen werden. 

Um sicherzustellen, dass Ihre Archivierungsprozesse den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, empfiehlt es sich, eine umfassende Recherche durchzuführen. 

Welche Software- und Hardware-Lösungen gibt es für die Digitalisierung von Archivierungsprozessen in der Schweiz?

Die Digitalisierung von Archivierungsprozessen bietet viele Vorteile, darunter eine bessere Suchfunktion, eine leichtere Zugänglichkeit und eine höhere Sicherheit. In der Schweiz gibt es eine Vielzahl von Software- und Hardware-Lösungen, die Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Archivierungsprozesse unterstützen. 

Eine mögliche Software-Lösung ist spezielle Archivsoftware, die speziell für die Verwaltung elektronischer Dokumente entwickelt wurde. Diese Software bietet in der Regel Funktionen wie die Verwaltung von Aufbewahrungsfristen, die Integration in bestehende Unternehmenssysteme und die Möglichkeit, Dokumente zu verschlagworten und zu kategorisieren. 

Eine weitere Option ist die Verwendung von Cloud-Lösungen. Diese ermöglichen es Unternehmen, ihre Dokumente in der Cloud zu speichern und von überall aus darauf zuzugreifen. Die Wahl der Cloud-Lösung hängt in der Regel von den technischen Ressourcen und dem Umfang der zu archivierenden Dokumente ab. 

Externe Archivdienstleister bieten ebenfalls eine Möglichkeit zur Digitalisierung von Archivierungsprozessen. Diese Dienstleister übernehmen die Verwaltung der Dokumente und bieten in der Regel auch Sicherheitsmassnahmen und Datenschutzgarantien. Allerdings ist es wichtig, sich im Vorfeld genau über die Leistungen und Konditionen der verschiedenen Dienstleister zu informieren. 

Wie kann ich sicherstellen, dass meine digitalen Archivierungsprozesse den geltenden Bestimmungen der GeBüV entsprechen?

Die GeBüV, oder die "Gesetzliche Bestimmungen zur elektronischen Buchführung und zum elektronischen Steuererklärungsverfahren", ist eine deutsche Verordnung, die festlegt, wie Unternehmen ihre Finanzbuchhaltung und Steuererklärungen digital archivieren und verarbeiten müssen. In der Schweiz gibt es jedoch keine entsprechende Verordnung. 

Die Archivierung von digitalen Unterlagen in der Schweiz ist jedoch dennoch ein wichtiges Thema, da Unternehmen nach wie vor gesetzliche Verpflichtungen haben, ihre Finanzbuchhaltung und andere Unterlagen für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. 

Um sicherzustellen, dass Ihre digitalen Archivierungsprozesse den geltenden Bestimmungen entsprechen, gibt es einige wichtige Schritte, die Sie beachten sollten: 

  1. Informieren Sie sich über die geltenden Bestimmungen: Auch wenn es in der Schweiz keine spezifische Verordnung wie die GeBüV gibt, gibt es dennoch gesetzliche Vorschriften und Empfehlungen zur Archivierung von digitalen Unterlagen. Informieren Sie sich über diese Bestimmungen und sichern Sie sich, dass Ihre Archivierungsprozesse diesen entsprechen. 
  2. Wählen Sie eine geeignete Archivierungslösung: Es gibt verschiedene Software-Lösungen und Dienstleister, die Ihnen bei der Archivierung Ihrer digitalen Unterlagen helfen können. Wählen Sie eine Lösung, die Ihren Anforderungen entspricht und den geltenden Bestimmungen entspricht. 
  3. Sichern Sie Ihre digitalen Unterlagen: Es ist wichtig, dass Sie Ihre digitalen Unterlagen regelmässig sichern, um sie im Falle von Datenverlust oder -beschädigung wiederherstellen zu können. 
  4. Verwenden Sie digitale Signaturlösungen: Um sicherzustellen, dass Ihre digitalen Unterlagen rechtsgültig sind, sollten Sie digitale Signaturlösungen verwenden, die von den geltenden Bestimmungen anerkannt werden. 
  5. Führen Sie regelmässige Kontrollen durch: Um sicherzustellen, dass Ihre Archivierungsprozesse den geltenden Bestimmungen entsprechen, sollten Sie regelmässige Kontrollen durchführen. 

Ausprobieren & Profitieren

Suchen Sie nach einer zuverlässigen und gesetzlich konformen Lösung zur Digitalisierung Ihrer Archivierungsprozesse? swiDOC ist die ideale Wahl für Unternehmen in der Schweiz. Mit swiDOC können Sie sicherstellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden, insbesondere hinsichtlich Aufbewahrungsfristen und Datenschutz. swiDOC ist eine leistungsstarke Archivsoftware, die Ihnen dabei hilft, Ihre Dokumente sicher und zuverlässig zu verwalten und auf sie zuzugreifen. Mit swiDOC können Sie sicher sein, dass Ihre Archivierungsprozesse den geltenden Bestimmungen entsprechen und dass Sie im Falle von Prüfungen oder Audits alle notwendigen Unterlagen zur Verfügung haben. Integrieren Sie swiDOC in Ihre bestehenden Prozesse und Systeme und führen Sie regelmässig Tests durch, um die Integrität und Sicherheit Ihres Archivs zu gewährleisten. Mit swiDOC haben Sie die zuverlässige Lösung, die Sie für eine erfolgreiche Digitalisierung Ihrer Archivierungsprozesse benötigen. 

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