Andrew, möchtest du dich kurz vorstellen?

Mein Name ist Andrew Tresch. Gemeinsam mit meiner Schwester führen wir zwei Coiffure-Betriebe in zweiter Generation – die Andrew Joe Group AG und die McCoiffure Group AG. In Zürich und um Zürich herum haben wir mehrere Coiffure-Betriebe unter den Brands André Joe Coiffure und McCoiffure.

Warum hast du dich für eine digitale Archivierung entschieden?

Vor dem Einsatz von swiDOC hatten wir weder einen einheitlichen noch einen rechtskonformen Ort, um unsere Dokumente korrekt zu archivieren. Bestimmte Unterlagen speicherten wir lokal, andere in einem E-Mail-Postfach oder in Cloud-Speichern wie Dropbox, was bekanntlich nicht besonders revisionssicher ist. Gerade bei HR- oder Finanzdokumenten sowie im Hinblick auf Steuerprüfungen ist es allerdings wichtig, einen guten Überblick und korrekte Prozesse zu haben. Zudem bildeten wir die Aufbewahrungsfristen unserer Dokumente bisher nicht systematisch ab. Aus diesen Gründen haben wir uns dazu entschieden, eine Archivierungssoftware einzusetzen.

Warum habt ihr euch für swiDOC entschieden?

Wir waren auf der Suche nach einer einfachen, rechtssicheren Archivierung, die speziell auf KMU zugeschnitten ist. Es war uns wichtig, dass die Lösung nicht zu technisch, bürokratisch oder überdimensioniert ist, sondern zu unseren Bedürfnissen als Coiffeur-Salon passt. Mit unseren stationären physischen Betrieben möchten wir zwar digitalisieren, sind aber nicht tagtäglich im Büro. Mit swiDOC haben wir eine moderne und schlanke Lösung gefunden, die uns direkt überzeugte. Die Benutzeroberfläche ist sehr intuitiv und die Einrichtung verlief zügig. Auch der Support war jederzeit erreichbar. Das schätzten wir sehr, denn gerade am Anfang tauchte die eine oder andere Frage zur Thematik auf, die wir rasch klären konnten. Ausserdem war der Hosting-Standort in der Schweiz ein starkes Argument für swiDOC.

Wie hat sich dein administrativer Alltag in der Folge verändert?

Alles, was wir davor ausgedruckt und in Ordnern oder Aktenschränken verstaut hatten, speichern wir nun digital. Ich kann auch aus dem Homeoffice bzw. eigentlich von überall auf die Dokumente zugreifen, was für mich ein grosser Vorteil ist. Dadurch, dass die Dokumente aus dem ERP automatisch abgelegt werden, erspart mir das viel Zeit. Ich muss mir keine Sorgen mehr um die Legalität machen, da alles rechtmässig abgelegt wird.